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行政公文处理中常见的格式问题分析

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行政公文处理中常见的格式问题分析
时间:2023-08-05 11:59:31     小编:

  《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)、《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准,但在我们黄委系统的公文处理实际工作中,仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面:

  1.公文格式组成部分中常见的问题

  1.1眉首部分

  1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委,各市河务(管理)局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大,略小于国务院发文机关标识字号,应予以纠正。

  1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列,左空一字,但这一点往往被忽略,左空不是多就是少;括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”,如“某黄办[XX]21号”;便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识,可是有的将发文字号置于武文线上,有的标识时没有右顶格到边缘。

  1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”,有的将签发人姓名居前,如“签发:某某”、如“某某:签发”;还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为:“签发人”用3号仿宋字体标识,后用全角冒号,冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

  1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星,可是有的单位党政不分,行政公文也使用中间有红色五角星的反线,这是不对的。

  1.2主体部分

  1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范,有用黑体的,有用宋体加黑的;有用二号字的,也有用小二号字的,不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号,《办法》规定除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不加书名号;有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来,有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。

  1.2.2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字,但对四个层次的标题字体没有区别,建议一级标题用黑体,二级用楷体,三级用宋体加黑,四级同正文。

  1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识,常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点,但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。

  1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定,其标准为印章盖在成文日期上,上距正文不到1行的空白。如空白过大,就容易被加入其他内容。但在实际操作中,成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“o”,如“二oo三年二月一日”,正确的写法应为“二○○三年二月一日”。

  1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰,不居中,不端正,或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。

  1.2.6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注,或者是附注标识的位置不规范。

  1.3.版记部分

  1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引,且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体,词目用小标宋体3号字体,词目间空一字。此外,还有表外词不用“()”括起来的现象,《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“()”括起。

  1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开,而不是统一为“抄送”;有的抄送机关较多回行时顶行,而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

  1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下,印发机关左空一字,印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

  2.公文组成部分标识规则中常见的问题

  2.1.排版装订。公文用纸应采用国标标准a4型,一般每个页面排22行,每行28个字,双面印刷,左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐,行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。

  2.2页码。置于版心下边缘之一行,左右各一条4号一字线,单页码居左空一字,双页码居右空一字,目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中,还有的页码两侧没有一字线。

  2.3.表格。公文正文中如有表格,需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格,往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。

  3.公文格式中常见的其他问题

  3.1.数字。一般情况下,在公文中主要使用阿拉伯数字,如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。

  3.2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称,使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文,如名称较长,可在第一次使用时说明“以下简称为××××”,再次使用时用简称。

  3.3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念,如“去年”、“前天”等,而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时,同时加注公历年份。

  3.4.标点符号。有将间隔号“·”写为点号“.”的,如“96·8洪水”写为“96.8洪水”,“山东省志·黄河志”写为“山东省志.黄河志”。还有的连接号使用不规范,如“XX年2月2-6日”,使用连接号,应占一字的位置,并上下居中。

  4.规范公文格式,提高公文质量的措施

  4.1.提高认识,加强领导

  规范公文格式,防止格式的随意性,维护其规范的体式,对于进一步提高公文的处理效率,推动机关正常工作的开展,有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导,不仅明确分管领导分管,安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核,而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。

  4.2.加强文秘队伍建设

  适应新形势下公文处理工作的需要,必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习,不断提高他们的理论和政策水平,使之认识到文秘岗位肩负的重任,树立一丝不苟、精益求精的工作作风,增强干好工作的自觉性。加强文秘人员的业务培训,积极创造条件,支持文秘人员参加业务知识的培训学习,尽快提高业务素质。

  4.3.健全制度,规范程序

  各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见,相应制定本单位公文处理的实施细则,建立健全有关的公文处理制度,严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序,做到有章可依,照章办事,形成公文处理规范化的运行机制。坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则,防止“政出多门”。对某些格式问题,要做出统一规定,保证规范的公文格式落到实处。

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党政公文写作规范化问题探析
发布时间:2023-01-24
党政公文,是被民众尊称为红头文件的公文,是党和国家机关传递政策法令、表达意志、指挥工作、沟通情况的重要手段,是处理党务、政务,依法行政和进行公务活动的重要工具,是具有极强“法定效力”和“规范体.........
如何处理好涉乡镇政府案件执行问题
发布时间:2023-06-16
乡镇政府是我国基层国家机关,其经济状况相对来说是最薄弱的,其领导干部的文化素质、法律意识亦相对低下,这就造成了涉及各乡镇政府的案件执行工作的难度。自中央下发11号文件以来,虽然涉府案件执行难的局面有.........
会计专业面试的常见问题
发布时间:2023-01-20
1,会计的6大基本要素是什么?2,会计的3大报表是什么?3,权益性支出与资本性支出的差异是什么?3,固定资产折旧采用的方法有哪些?4,固定资产账面价值在什么情况下会出现负值?5,新会计准则出台后,对企业的.........
2023年护士面试中常见问题怎么回答的 护士面试常见问题及回答技巧(4篇)
发布时间:2023-06-02
在日常的学习、工作、生活中,肯定对各类范文都很熟悉吧。相信许多人会觉得范文很难写?下面我给大家整理了一些优秀范文,希望能够帮助到大家,我们一起来看一看吧。护士面......
最新美发店常见的问题 美发店日常出现的问题模板
发布时间:2023-07-19
人的记忆力会随着岁月的流逝而衰退,写作可以弥补记忆的不足,将曾经的人生经历和感悟记录下来,也便于保存一份美好的回忆。范文怎么写才能发挥它最大的作用呢?以下是小编......
gmp常见问题及措施 gmp工作中存在的问题(大全五篇)
发布时间:2023-07-17
范文为教学中作为模范的文章,也常常用来指写作的模板。常常用于文秘写作的参考,也可以作为演讲材料编写前的参考。相信许多人会觉得范文很难写?接下来小编就给大家介绍一......
行政公文报告格式 行政公文报告 工作报告(13篇)
发布时间:2023-07-07
在当下社会,接触并使用报告的人越来越多,不同的报告内容同样也是不同的。报告书写有哪些要求呢?我们怎样才能写好一篇报告呢?下面我给大家整理了一些优秀的报告范文,希......
领导讲话稿标题与结构的常见处理方法
发布时间:2023-02-07
标题是讲话稿不可缺少的组成部分。好的标题,是讲话稿的点睛之笔,与会者一看(听),就或能知其要领,或能受到深刻的启发、激励、教育和感染,引起强烈的兴趣。这里讨论的标题,既包括讲话稿的总标题,也包括.........
雅思写作中常见错误问题优秀
发布时间:2023-05-13
范文为教学中作为模范的文章,也常常用来指写作的模板。常常用于文秘写作的参考,也可以作为演讲材料编写前的参考。范文怎么写才能发挥它最大的作用呢?这里我整理了一些优......
毕业论文格式常见要求范例
发布时间:2022-12-28
第一、构成项目 毕业论文包括以下内容: 封面、内容提要与关键词、目录、正文、注释、附录、参考文献。其中“附录”视具体情况安排,其余为必备项目。如果需要,可以在正文前加“引言”,在参考文献后.........
常见合同问题(十五篇)
发布时间:2023-04-01
合同是适应私有制的商品经济的客观要求而出现的,是商品交换在法律上的表现形式。合同是适应私有制的商品经济的客观要求而出现的,是商品交换在法律上的表现形式。怎样写合......
分析报告格式
发布时间:2023-05-10
分析报告一般格式 本报告中所采集的数据均为统计期间(1个季度/年度内)的有效求职人数和需求人数。一、供求总体情况表1 供求总体人数 上期结转本期新增合 计需求人数 求职人数 求人倍率 注:.........
常见的民间借贷纠纷案例分析
发布时间:2023-03-20
近年来,公民、法人等向非金融机构的个人借款的现象越来越多。由于这种民间借贷目前尚存在许多不规范现象,因此酿成的纠纷也就不断出现。下面查字典范文网小编整理了常见的民间借贷纠纷案例分析,供你参考.........
常见大学生面试问题
发布时间:2023-01-24
常见大学生面试问题总结如下: 面试过程中,面试官会向应聘者发问,而应聘者的回答将成为面试官考虑是否接受他的重要依据。对应聘者而言,了解这些问题背后的猫腻至关重要。本文对面试中经常出现的一些典型问.........
行政公文写作格式要求(十篇)
发布时间:2023-06-03
在日常的学习、工作、生活中,肯定对各类范文都很熟悉吧。写范文的时候需要注意什么呢?有哪些格式需要注意呢?下面是小编为大家收集的优秀范文,供大家参考借鉴,希望可以......
会计从业资格考试常见问题的解决办法精选
发布时间:2023-04-27
范文为教学中作为模范的文章,也常常用来指写作的模板。常常用于文秘写作的参考,也可以作为演讲材料编写前的参考。相信许多人会觉得范文很难写?以下是我为大家搜集的优质......
面试常见的3个最棘手问题
发布时间:2023-01-18
呈现频率最高的问题 每次去公司面试,无论是什么方式的企业,考官提问的第一句话简直都是让应聘者做一个冗长的自我引见。在我阅历的面试中,这似乎成为了一道主餐前必备的开胃菜,呈现率高达95%。可不要小看这.........
英语作文格式优选 英语作文常见格式(大全8篇)
发布时间:2023-07-04
人的记忆力会随着岁月的流逝而衰退,写作可以弥补记忆的不足,将曾经的人生经历和感悟记录下来,也便于保存一份美好的回忆。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的范文吗?......