信函是公司的脸面,它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点:
  信头:一般来讲,商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺,这样信头就不必自己再写了。
  信内地址:写在信纸的左上角,编号和日期下方。顺序是从小到大:
  公司名称或收信人姓名、职务
  房屋或大楼名称
  大楼号码及所在街道或路的名称
  省市名称及邮编
  国家名称
  称呼敬语:如知道对方姓名,就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓,如不知道对方姓名,可用dear sir, dear madam, 也可用:to whom if may concern。如对方职务较高,则最好用其职务名称,如: dear prof. smith, dear dr. henson等。 称呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。
  正文
  结束敬语:如称呼用dear sir/dear sirs/dear madam", 结束敬语就应用yours faithfully。如称呼用dear mr. john/dear mr. smith, 结束敬语就应用yours sincerely。
  署名
  英文信函中讲究五c原则,也就是要求做到正确(correctness)、清晰( clearness )、简明( conciseness )、完整( completeness )和礼貌( courtesy )。 信函的语调也是同样重要的,它表达了你对收信人的态度,适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。