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商务信函的写作特点

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商务信函的写作特点
时间:2023-08-05 14:26:32     小编:

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。

既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。 语气语调由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。

在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。

把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。 直接跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。

所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。

因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。 礼貌我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。

而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。

礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。

简洁就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。

一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。

少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。

比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

精确当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。

针对性请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。

当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 语言朴实前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。

根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。

比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复迅速及时给买家的回复,千万要迅速及时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。

标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

校对写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。

我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

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2023年英文商务邀请函带翻译 英文商务邀请函写作格式(三篇)
发布时间:2023-05-22
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发布时间:2023-07-10
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求职信函六点错误写法
发布时间:2023-02-05
求职信函六点错误写法,关键词是信函,写法,错误,求职, .........
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发布时间:2023-03-16
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写一个人特点的作文400字妈妈 写一个人特点的作文400字班上大全
发布时间:2023-04-21
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各种工作计划特征和写作特点
发布时间:2022-11-13
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各种工作计划特征和写作特点
发布时间:2022-12-11
1、规划 规划是计划中最宏大的一种:从时间上说,一般都要在三五年以上;从范围上说,大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目;从内容和写法上说,往往是粗线条的,比较概括,如《××省经济和社会发.........
写一个特点鲜明的人作文200字 写一个特点鲜明的人作文500字精选
发布时间:2023-04-20
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2023年商务合作邀请函 商务邀约函(四篇)
发布时间:2023-03-20
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最新商务感谢信函 商务感谢信感谢客户大全
发布时间:2023-05-09
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2023年商务感谢信函 商务感谢信简短优质(六篇)
发布时间:2023-03-30
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2023年英文商务感谢信 英文商务感谢信函(五篇)
发布时间:2023-05-21
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商务道歉信函范文精选
发布时间:2023-06-13
道歉信是表达歉意的信件,你了解商务道歉信该怎么写吗?下面就让查字典范文网小编带大家看看一系列的商务道歉信。望大家采纳。 商务道歉信范文篇一 尊敬的许哥:净水器在莆田出现严重的质量问.........
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发布时间:2023-01-28
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商务感谢信函汇总(4篇)
发布时间:2023-07-17
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