总公司档案管理暂行规定

 

第一章  总  则

第一条  为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。

第二章 档案管理

第二条  公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在总经理办公室领导下,负责全公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

第三条  档案室履行下列职责:

(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

(三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第四条  各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

第五条  档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。

第三章 档案的归档

第六条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料;

二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;

三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;

四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;

五、本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;

六、本单位执行、办理的外来文件材料。

第七条 归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第八条  下列文件材料应随时归档:

一、变更、修改、补充的文件材料;

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

三、企业产权变动过程中形成的文件材料;

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章 档案的鉴定

第九条  每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。

第五章 档案的销毁

第十条  档案销毁的具体工作由档案室管理室承办,对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,立卷归档,永久保存。

第十一条 送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审,经处(分公司)级负责人签字同意后,连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十二条 销毁时要有档案人员二人以上,并由主管部门派人监销,共同在销毁清册上签字。

第六章 档案的保密安全

第十三条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,认真做好保密工作。

档案管理人员,必须严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续,认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第十四条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间,不许转借他人,不许带入公共场所。

第十五条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员,如有泄露和公布档案内容者,应视情节轻重,按《档案法》要求严肃处理。

第十六条 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料,必须经总经理同意后再作决定,严防泄密。

第十七条 档案室禁止吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房, 明显处要有安全防火设备。

第十八条 非档案管理人员,未经批准不准进入。

第十九条 档案人员下班必须对档案室进行检查,锁好门窗、档案柜,切断电源后方可离开。

第七章 档案的利用

第二十条 凡需利用档案者,均须填写文件查阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能凭单阅档。

第二十一条 案卷一般仅供在档案室阅看,利用档案人员必须爱护档案,不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十二条 查阅文书、人事、财务、科技档案,分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容,须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料,应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容,由总经理办公室安排。

第二十三条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字,外单位借阅档案,应持有单位介绍信,主管部门签署意见后,经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。

第二十四条 借阅期限不得超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

第二十五条 借阅档案应严格履行手续,办理借阅登记,当面点交清楚。归还时严格检查,并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

第二十六条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案,均应在档案查阅登记薄上进行登记;对重大或重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。

第八章 附则

第二十七条 总公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限,为本规定的补充。

第二十八条 本规定从印发