为加强公司的业务单、证、手册管理,保证有关业务的顺利开展,本着简便高效、安全、稳妥的原则,特制订本规定。    □  合同文本、合同及资金使用审批单    第一条  严禁盖发空白合同文本,如因情况特殊,确需盖发,合同监察员应将合同编号登记,并按合同的管理规定程序审批。事后,应将剩余空白合同及时核销。    第二条  各单位应备有合同登记本,由合同管理人员分门别类地将每一份合同的发生情况予以登记,并存有一份合同正本,便于查询和统计。    第三条  严格执行合同审批制度。签订合同前,业务人员应根据对内外合同情况,填妥合同标准文本及《合同及资金使用审批表》一式三份,按制度送有关主管领导审批。审批后,审批单连同合同正本一份,交业务管理部门保存备查,业务部门保存一份,供资金使用时申请付款用,另一份交财务部备查复核。    □  进出口货物许可证    第四条  凡需许可证进行进出口报关的,必须在合同签订前征得业管部的同意后方可签订合同。待货物报关后,将许可证交回总公司业务管理部存档备查。    □  有关海关手册    第五条  因来料加工、来件装配、补偿贸易、进料加工或企业成立时免税进口等设备而办理了海关手册的,海关手册应交所在单位的合同管理人员保管,不得遗失。各单位领导对海关手册应予充分重视,如管理手册的管理人员变动时,必须将手册及时移交。    第六条  “三来一补”项目应该在海关核发手册时同时签发的《加工贸易企业合同情况记录簿》(由公司业务管理部门保存)规定的有效期内完成。如果项目不能及时完成,应该在上述记录簿的有效期内凭记录簿、合同、项目延期协议书、海关手册到海关办理延期手续。    第七条  凭海关手册进料,进件,不得超过海关手册中核定的进料、进件数量。如需超过,需事先报经原海关审核部门批准。    第八条  办理了海关手册的业务项目,进出口时必须凭海关手册报关,不得转为一般贸易报关出口。保税进口物资,确因特殊原因需在国内销售时,应经分管副总裁批准,并报原审批海关同意补办有关手续后方可进行。    第九条  加工完成的货物出口后第二个工作日,业务部门应及时填妥《加工贸易进出口货物合同销案表》一式三份,连同报关单、合同、海关手册及记录簿到核发手册的海关有关部门办理核销手续,不得延误。因工作延误所造成的一切后果,由业务经办人员和部门经理负责。销案后的回执联,应交手册保管人员存档备查。    □  商检证及放行单    第十条  放行单的抬头:业务部门在合同成交后,已通过公司申办了审批证或许可证的,放行单的抬头应为“××公司”。    第十一条  商检证及放行单的货名、数量应与实际成交合同及许可证的货名、数量和合同号完全一致。业务承办人员在取得商检证及放行单后,应与合同仔细核对,严防发生差错,影响报关出货。    □  信用证审证记录及证下货物出口    第十二条  通知银行将信用证发到本公司后,均应由业务管理部审证并填妥《信用证审证记录及证下货物出口报关审批表》的审证记录部分。根据出货批数一式数份,由业务管理部存两份,其余交业务部门,业务部门借以要求客户修改信用证,并按信用证要求执行。    第十三条  每批货物出口报关前,业务人员应将上述审批表一联交业务管理部根据出货情况审批。业务管理部根据信用证要求及单据缮制和获得情况,签批是否出货的意见。    第十四条  证下要求的客户单据,或我方要求改证的,业务部门应保证在出货当日前获得,由业务管理部进行审核。单据不符的,不予出货。    第十五条  证下如需产地证、普惠制证书等由有关机关签发的证书,业务部应在出货日以前,将有关出货详细资料提供给业务管理部,以便尽早制作,及时联系签发。业务部门在托运货物后获得的提单,应即时与信用证核对,发现有误应及时要求修正并及时将提单交业务管理部。    □  商品调拨单及出口收汇核销单    第十六条  业务部门应在出货前凭业务管理部签批了“同意出货”的《审证记录及证下货物进出口报关审批表》或凭已经验证的本票、汇票,通过财务部门开具商品调拨单。    第十七条  业务管理部凭商品调拨单核发《出口收汇核销单》,并通知报关人员报关出货。    第十八条  《出口收汇核销单》应妥善保管,不得遗失。出货以后,报关员应及时将出口收汇核销单交给该核销单的专职核销人员,并办好交接手续。    第十九条  核销单专职核销员应该在外汇管理部门规定的期限内,办完核销手续。    □  报 关 单    第二十条  货物出口后,报关人员应将报关单的退税联及时办妥并送交退税办理人员,办好交接签收手续。在办理退税联过程中,应将退税联妥善保管,不得遗失。    第二十一条  每批货物出口后,报关员应存有一份报关单或报关单的复印件SC按月造册,以备查证。    第二十二条  报关单的填列必须与实际进出口货物情况完全一致,并不超过货物进出口许可证规定的数量、金额及运输方式等,也应该与许可证完全一致,特殊情况需特殊处理的,需经业务管理部门经理审批同意,否则,报关中所发生的问题,由有关业务人员负责。