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电话礼仪注意事项

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电话礼仪注意事项
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日常打电话礼仪,你注意过吗?你有注意日常打电话要注意的礼仪有哪些吗?下面有小编整理的电话礼仪注意事项,欢迎阅读!

电话礼仪一般要求

打电话的具体方法,人们一学就会,一点都不困难。困难的是,有一些公关人员对于自己乃至本单位、本部门的电话形象却一无所知,甚至不自觉地对其有所损害,这样会影响个人或单位的电话形象。

所谓电话形象,是指人们在通电话的整个过程之中的语音、声调、内容、表情、态度、时间等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。

正是因为电话形象在现代社会中无处不在,而商务交往又与电话难解难分 ,因此凡是重视维护自身形象的单位,无不对电话的使用给予高度的关注。在国内外,许多单位给刚刚进入商界的人所上的第一课,通常就是教给他们如何合乎礼仪规范地打电话、接电话,以及如何得体地在公共场合使用各种各样的与电话有关的通讯工具,甚至连打电话、接电话时开口发言的第一句话,许多商业单位都有各自统一的规定。由于电话形象在人际交往中发挥着重要的作用,商务人员有必要在使用电话时注意维护自身的电话形象,维护公司的电话形象。为了正确地使用电话,树立良好的电话形象 ,无论是发话人还是受话人,都应遵循接打电话的一般要求。

(一)态度礼貌友善

不管你的另一方是什么人,你在通电话时都要注意态度友善、语调温和、讲究礼貌。不管是在公司还是在家里,从电话里讲话的方式,就可以基本判断出其教养水准。

(二)传递信息简洁

由于现代社会中信息量大,人们的时间概念强,因此,商务活动中的电话内容要简洁而准确,忌海阔天空地闲聊和不着边际地交谈。

(三)控制语速语调

由于主叫和受话双方语言上可能存在差异,因此,要控制好自己的语速,以保证通话效果;语调应尽可能平缓,忌过于低沉或高亢。善于运用、控制语气、语调是打电话的一项基本功。要语调温和、音量适中、咬字要清楚、吐字比平时略慢一点。为让对方容易听明白,必要时可以把重要的话重复一遍。

(四)使用礼貌用语

对话双方都应该使用常规礼貌用语,忌出言粗鲁或通话过程中夹带不文明的口头禅。

拨打电话的礼仪

(一)选好通话的时间

拨打电话,首先要考虑在什么时间最合适。如果不是特别熟悉或者有特殊情况,一般不要在早7 点以前、晚10 点以后打电话,也不要在用餐时间和午休时打电话,否则,有失礼貌,也影响通话效果。

(二)礼貌的开头语

当对方拿起听筒后,应当有礼貌地称呼对方,亲切地问候您好 。只询问别人,不报出自己是不礼貌的。如果需要讲的内容较长,可问:现在与您谈话方便吗?

(三)用声调传达感情

讲话时语言流利、吐字清晰、声调平和,能使人感到悦耳舒适。再加上语速适中、声调清朗、富于感情、热情洋溢,使对方能够感觉到你在对他微笑,这样富于感染力的电话,一定能打动对方,并使其乐于与你对话。

(四)有所准备,简明有序

如果要谈的内容较多,可在纸上列出。尤其是业务电话,内容涉及时间、数量、价格,有所记录是非常必要的。

(五)电话三分钟原则

在正常的情况下,一次打电话的全部时间,应当不超过3 分钟。除非有重要问题必须字斟句酌地反复解释、强调,一般在通话时都要有意识地简化内容,尽量简明扼要。通话不超过3 分钟的做法又称打电话的3 分钟原则 ,它是所有商务人员都要遵守的一项制度。一般来讲,在打电话时要贯彻3 分钟原则,主要的决定权在发话人手里,因为在通话时先拿起、先放下话筒的通常都是发话人。在通话时,切忌没话找话、不谈正题、东拉西扯,更不要在电话里跟别人玩捉迷藏 ,说什么你猜猜我是谁 、你知道我在哪儿 、想知道我在干什么吗 、不想问一问还有谁跟我在一起吗等。为了节省通话时间,不但通话时要长话短说,而且在拨电话时,也要少出或不出差错。需要总机接转

时,应主动告知分机号码,不要等人家询问。若不知分机号码,则应提供受话人的部门和姓名。若对此不清楚,则最好不要去麻烦话务员。

(六)礼貌的结束语

打完电话,应当有礼貌寒暄几句再见 、谢谢 、祝您成功等恰当的结束语。

接听电话的礼仪

(一)及时、礼貌地接听电话

电话铃响了,要及时去接,不要怠慢,更不可接了电话就说请稍等 ,撂下电话半天不理人家。如果确实很忙,可表示歉意,说:对不起,请过10 分钟再打过来,好吗?

在正式的商务交往中,接电话时拿起话筒所讲的第一句话,也有一定的要

求,常见的有以下三种形式:

(1)以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。这种形式最为正式,例如,您好! 大地公司销售部刘翔。请讲。

(2)以问候语加上单位、部门的名称,或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合,例如:您好! 大地公司销售部。请讲。或者:您好! 办公室。请讲。后一种形式,主要适用于由总机接转的电话。

(3)以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。例如:您好! 余文。请讲。需要注意的是,在商务交往中,不允许接电话时以喂,喂或者你找谁呀作为见面礼 。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的户口 ,一个劲儿地问人家你是谁或有什么事儿呀 。

(二)自报家门

自报家门是一个于人方便、自己方便,且节约时间、提高效率的好方式。

(三)认真倾听,积极应答

接电话时应当认真听对方说话,而且不时有所表示,如是 、对 、好 、请讲 、不客气 、我听着呢 、我明白了等等,或用语气词唔 嗯 、嗨等,让对方感到你是在认真听。漫不经心、答非所问,或者一边听一边同身边的人谈话,都是对对方的不尊重。

(四)认真清楚地记录

在电话中传达有关事宜,应重复要点,对于号码、数字、日期、时间等,应再次确认,以免出错。随时牢记5W1 H 技巧,所谓5W1 H 是指: When(何时) ,Who(何人) , Where(何地) ,What(何事) ,Why(为什么) ;How(如何进行) 。在工作中这些资料都是十分重要的,对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,这有赖于5W1 H 技巧。

(五)友善对待打错的电话

如果对方打错了电话,应当及时告之,口气要和善,不要讽刺挖苦,更不要表示出恼怒之意。正确处理好打错的电话,有助于提升组织形象。

(六)正确代接电话

替他人接电话时,要询问清楚对方姓名、电话、单位名称,以便在接转电话时为受话人提供便利。在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便说出指定受话人的行踪和其他个人信息,比如手机号等。

(七)巧问对方姓名

如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,应礼貌、客气地询问对方:对不起,您是哪一位?

(八)礼貌地挂断电话

挂电话一般由上级、长辈先挂,双方职级相当时,一般由主叫方先挂。挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方已经挂断电话,才能轻轻挂上电话。

使工作顺利的电话术

第一,迟到、请假由自己打电话;

第二,外出办事,随时与单位联系;

第三,外出办事应告知去处及电话;

第四,延误拜访时间应事先与对方联络;

第五,借用他人单位电话应注意,一般借用他人单位电话,一般不要超过10 分钟。遇特殊情况,非得长时间接打电话时,应先征求对方的同意和谅解。

第六,同事家中电话不要轻易告诉别人;

第七,用传真机传送文件后,以电话联络;

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最新西餐宴会礼仪教案 西餐宴会礼仪注意事项(十篇)
发布时间:2023-03-25
作为一位兢兢业业的人民教师,常常要写一份优秀的教案,教案是保证教学取得成功、提高教学质量的基本条件。优秀的教案都具备一些什么特点呢?以下我给大家整理了一些优质的......
女生面试礼仪注意事项 女生面试礼仪语言表达(六篇)
发布时间:2023-03-14
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中秋节送礼的注意事项
发布时间:2023-02-19
  2015年中秋节马上就到来了,中秋节免不了要互相送礼,但是送礼也应该注意一些注意事项,中秋节送礼这件事大有讲究,在这里特别提醒大家.........
2023年西餐刀叉使用礼仪和注意事项(5篇)
发布时间:2023-06-24
在日常的学习、工作、生活中,肯定对各类范文都很熟悉吧。那么我们该如何写一篇较为完美的范文呢?接下来小编就给大家介绍一下优秀的范文该怎么写,我们一起来看一看吧。西......
2022年西餐的用餐礼仪及注意事项(十五篇)
发布时间:2023-02-20
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2023年中餐礼仪注意事项知识总结(十二篇)
发布时间:2023-01-11
当工作或学习进行到一定阶段或告一段落时,需要回过头来对所做的工作认真地分析研究一下,肯定成绩,找出问题,归纳出经验教训,提高认识,明确方向,以便进一步做好工作,......
2023年面试礼仪注意事项及细节精选(十篇)
发布时间:2023-04-08
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最新装修水电改造注意事项 装修房子水电改造注意事项(3篇)
发布时间:2023-04-17
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2023年求职礼仪注意事项妆容 求职礼仪的基本要求精选
发布时间:2023-04-30
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面试自我介绍基本礼仪注意事项盘点介绍
发布时间:2022-12-21
在求职中,应聘者了解知道一些职场礼仪是必要的,对此,今天查字典范文网带来面试自我介绍基本礼仪注意事项盘点介绍,希望大家能引起重视。.........
挑选婚礼日期的注意事项
发布时间:2023-04-17
1、婚礼高峰期内尽量避开高峰日  因为气候、环境的影响,全国各地都有不同的婚礼高峰期,因为新人们都希望在这些好日子里举行婚礼,在挑选.........
2022年中餐就餐礼仪的十大注意事项(十一篇)
发布时间:2023-03-15
每个人都曾试图在平淡的学习、工作和生活中写一篇文章。写作是培养人的观察、联想、想象、思维和记忆的重要手段。范文怎么写才能发挥它最大的作用呢?下面我给大家整理了一......
中餐的就餐礼仪 浅谈中餐就餐礼仪的10大注意事项(16篇)
发布时间:2023-03-14
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2023年商务用餐的注意事项 餐饮服务礼仪精选
发布时间:2023-05-13
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使用电话时应注意礼节
发布时间:2022-11-09
&nbsp电话被现代人公认为便利的通讯工具,在日常工作中,使用电话的语言很关键,它直接影响着一个部门的声誉;在日常生活中,我们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而,掌握正确的、礼貌待人的打电话方法.........
2023年总结吃西餐的礼仪规则和注意事项实用
发布时间:2023-05-08
工作学习中一定要善始善终,只有总结才标志工作阶段性完成或者彻底的终止。通过总结对工作学习进行回顾和分析,从中找出经验和教训,引出规律性认识,以指导今后工作和实践......
讲话稿的概念及注意事项
发布时间:2023-07-09
讲话稿的含义 讲话稿也称“发言稿”,是在某种特殊场合要讲话前所拟定的书面稿子。其作用是节省时间,集中、有效地围绕议题把话讲好,不至于走题或把话讲错。讲话稿的用途 讲话稿的使用范围很.........
最新美甲后的注意事项和禁忌 美甲后注意事项话术通用
发布时间:2023-07-10
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高考注意事项
发布时间:2023-01-25
1、注意休息。按学校现行正常的作息表作息,无需特意增加休息时间。只要把兴奋点时段调整到白天考试的时间段上来。这两天休息好了,真正到了7号8号,睡得着是好事,睡不着也没事。所以昨天晚上男女生就寝前的大声喊叫是错误的行为。2、合理饮食。吃平时习惯了的食物,不要在考前临时改变。这段时间,我们要吃早、吃好、吃少。吃早是指在考前一个半小时用完餐(例如早上九点考试,七点半之前用完早餐),吃好,就是饭菜清淡、营.........
借条注意事项
发布时间:2017-07-07
借条在民间借贷中的重要性不言而喻,在涉及金钱借贷时,一定要签订书面协议,并且还要注意下面这些细节,并保留好各项凭证。你了解借条注意事项吗?下面是小编为大家整理的借条注意事项,希望对大家有帮助。请借款人当面写借条篇一借条一定要由借款人当面书写,而不是由出借人书写,这样可以防止借款人以出借人擅自书写内容为由,拒绝承认借条的有效性。一般来说,借条的格式为:标题、正文、署名和日期。正文中,最好写明事由和还.........
2023年电脑使用注意事项大全
发布时间:2023-05-16
无论是身处学校还是步入社会,大家都尝试过写作吧,借助写作也可以提高我们的语言组织能力。写范文的时候需要注意什么呢?有哪些格式需要注意呢?下面是小编为大家收集的优......
新娘婚礼当天10件注意事项
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结婚对每个人来说,都是最紧张最激动的时候,那时候也许会因为心情的原因忽略好多事,所以一定做好以下这0件事。1. 心情解压放松心情该做.........
电话面试的应对技巧与注意事项有哪些?
发布时间:2023-04-08
公司都会在面试流程中安排电话面试的环节,以此来筛选掉堆积如山的简历,确定最后可以进入面试的候选人。但是,很多求职者对此不够重视,没有在电话面试中给面试官留下好印象从而失去了直接面试的机会。 根据.........
面试注意事项
发布时间:2023-01-28
2、岗位要求你真正符合的有多少?不少求职者应聘,简历都是“仙女散花”式的乱投一气,很有有人真正去冷静地逐条去分析对方单位的任职要求,打个比方,对方单位写了五条要求,你是不是真的每一条都是符合的呢?如果五条中有四条是绝......
春节注意事项
发布时间:2023-02-24
  以下是由查字典范文大全,为大家整理的春节注意事项,希望大家喜欢,欢欢乐乐过新年。  又是一年大假时,朋友们可能早已经做好打算要.........
防火防电安全注意事项(17篇)
发布时间:2023-07-17
在日常的学习、工作、生活中,肯定对各类范文都很熟悉吧。那么我们该如何写一篇较为完美的范文呢?这里我整理了一些优秀的范文,希望对大家有所帮助,下面我们就来了解一下......
电动汽车保养注意事项通用
发布时间:2023-04-27
在日常学习、工作或生活中,大家总少不了接触作文或者范文吧,通过文章可以把我们那些零零散散的思想,聚集在一块。写范文的时候需要注意什么呢?有哪些格式需要注意呢?以......
面试注意事项总结 面试注意的事项精选
发布时间:2023-06-25
总结不仅仅是总结成绩,更重要的是为了研究经验,发现做好工作的规律,也可以找出工作失误的教训。这些经验教训是非常宝贵的,对工作有很好的借鉴与指导作用,在今后工作中......