1、若熟人找领导且领导在的话,就立即转告,让领导接电话。当需要把电话转给领导时,在传达电话前,要清楚表达“xx公司xx先生打来的电话”,同时,要把从对方得到的消息,简洁、迅速地传给领导,以免对方再重复一次,同时让你的领导有个思想准备。

2、若是领导不愿接的电话,对于需要搪塞的场合,则应灵活应付,恰当地把握讲话的分寸,按领导意图妥善处理;有时需要机智巧妙,避免给领导接通他所不想接的电话,秘书有责任使领导避开浪费时间的、不必要的电话,有责任辨别领导乐于和哪些人通电话,并应通晓如何巧妙地对待他人。如说:“对不起,先生。xx领导刚离开办公室。”或:“我不知何时能找到他。”

3、若领导正忙或已出差无法接电话时,可让对方留话,表示会主动联系。

4、若对方要求找其他人通话时,应马上帮助传达。

5、若对方要找的人不在时,应温和地转告对方,并可主动提出是否需要帮助,是否可找别人讲话以及对方的电话号码等,以便再与其联络,绝不要简单答“他不在”,这样会显得鲁莽而无礼。要是对方有留言,必须确实记住留言内容:

(1)何时何人来的电话?

(2)有何要事?

(3)需要回电话吗?

(4)回电话的对象是谁,如何称呼?

(5)是否再打过来?

(6)对方电话号码等等。记完后要复述一遍,并告其请放心,一定转告,然后把留言条放到留言对象的桌上,以便他回来的时能看到。