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秘书常识:接听与拨打电话原则与要求

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秘书常识:接听与拨打电话原则与要求
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1.表达规范、正确

秘书电话语言表达要体现出良好的职业规范,秘书人员的工作语言应是普通话,要始终保持接听电话时的职业语调与规范用语,这是秘书的首要基本功。另外,因为电话交谈不像口语交谈,可以用除声音之外的体态语来辅助表达,所以用语要规范。同时,电话交谈有时因为距离问题或线路干扰而使声音模糊、失真,这一切都要求在接听电话之前,必须首先注意表达规范正确。

2.礼貌热情,语气清晰和婉

俗话说,言为心声,声音能反映人的真情实感。秘书电话交谈,更应该运用富有人情味声音,力求使对方既收到语言,又收到情感信息。有人将电话比喻成不速之客,常会不顾对方是否欢迎而突然闯入。对于秘书,心情在某一时刻可能很不好,此时更要求秘书人员在接听电话时态度要热情,语气要和婉,不可生硬,不能让对方感觉不舒服。

3.简洁

企业电话用语,不同于人们的日常生活中的电话用语,电话沟通的时效性很强,秘书人员必须有很强的时间观念,长话短说,扣紧主题,不说与主题无关的事。同时,简洁并不意味着一定要少说话,在表达信息的过程中,一定要全面准确,而不是一知半解。

4.保密

电话保密是企业信息保密中的一项重要内容,秘书人员在接听电话时一定要注意保密,一般不要在普通电话里谈秘密事项,同时也不能将和电话内容有关的事项告诉无关的人员。如果对方在电话中问及有关机密的事,秘书人员可根据情况,或婉言拒绝,或请示领导。

5.注意时间

这主要是针对打电话时,要考虑对方此时接电话是否方便,要注意各地、各国的时差和工作时间的差别。一般的公务电话最好避开对方临近下班的时间。因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位,如确有必要给对方打时,应避开对方与其家人吃饭、休息时间。

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随着竞争的越来越激烈,人们越来越意识到,在职场中处理好人际关系的重要性。而同事关系中的领导关系的处理,显得特别重要。因为是否能和领导成功相处,和能否获得领导信任、能否和领导共事等职业前途有关。对工作要有耐心、恒心和毅力。苦干要加巧干。勤勤恳恳,埋头苦干的敬业精神值得提倡,但必须注意效率,注意工作方法。敬业也要能干回“道”。“道”就是让领导知道或感受到你付出的努力,不必要做那种永远的幕后英雄那种吃力.........
与上一任交接讲话汇总
发布时间:2023-05-21
范文为教学中作为模范的文章,也常常用来指写作的模板。常常用于文秘写作的参考,也可以作为演讲材料编写前的参考。范文书写有哪些要求呢?我们怎样才能写好一篇范文呢?下......
关于接待礼仪小常识
发布时间:2022-09-17
迎来送往、会议、接待是办公室工作的重要内容之一,也是体现办公室工作能力和水平的重要方面。下面是小编为大家整理的关于接待礼仪小常识,仅供参考借鉴,希望可以帮助到大家。 一、迎接礼仪 迎来送往,是.........
2023年电烙铁焊接技术要求(5篇)
发布时间:2023-07-20
范文为教学中作为模范的文章,也常常用来指写作的模板。常常用于文秘写作的参考,也可以作为演讲材料编写前的参考。写范文的时候需要注意什么呢?有哪些格式需要注意呢?这......
2023年流行病学常识与解读优秀
发布时间:2023-06-20
每个人都曾试图在平淡的学习、工作和生活中写一篇文章。写作是培养人的观察、联想、想象、思维和记忆的重要手段。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的范文吗?下面是小编......
中小学学生预防近视眼基本知识与要求(3篇)
发布时间:2023-05-08
在日常的学习、工作、生活中,肯定对各类范文都很熟悉吧。写范文的时候需要注意什么呢?有哪些格式需要注意呢?下面我给大家整理了一些优秀范文,希望能够帮助到大家,我们......
与高级秘书零距离
发布时间:2023-02-17
她们是被这样描述的一个特殊群体:外表靓丽、谈吐高雅,学历大本以上,都能讲一口流利的英语;多年的外企工作经历使她们具有良好的沟通、判断和预见能力;很多人持有外国护照,年龄偏大,月薪基本在8000元以上。.........
秘书写聘请书的基本要求
发布时间:2023-04-01
含义和作用 聘请书的含义、作用聘请书(又称聘书)是聘请人的文书。为了适应我国经济建设的需要,单位或部门以招聘制作为人事制度的补充手段,聘书也就成为一个单位需要延请外单位的人才担任本单位某项职.........
秘书写建议书的基本要求
发布时间:2023-02-27
含义和作用 建议书是个人、单位对某一问题或情况向领导,集体或他人陈述出自己的看法,提出某种积极有益的主张或建议时使用的一种文体,有时也叫意见书。 建议书和倡议书不同。倡议书中虽然有所.........
美容化妆常识及技巧 美容化妆的基本原则精选
发布时间:2023-05-02
每个人都曾试图在平淡的学习、工作和生活中写一篇文章。写作是培养人的观察、联想、想象、思维和记忆的重要手段。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的范文吗?接下来小编......
2023年文秘专业知识及常识汇总
发布时间:2023-06-25
在日常的学习、工作、生活中,肯定对各类范文都很熟悉吧。写范文的时候需要注意什么呢?有哪些格式需要注意呢?以下是小编为大家收集的优秀范文,欢迎大家分享阅读。文秘专......
外商投资项目建议书的主要内容与要求
发布时间:2023-02-23
外商投资项目建议书的主要内容与要求 .........