水利工程档案管理工作以资料分类、整理、信息收集、利用及存储为核心,其档案数据库的构建,对水利工程的规范化、合理化、可持续化发展有积极作用。新形势背景下,水利工程档案管理逐渐向信息化、智能化的方向发展,但是,其管理体系及管理模式仍需要进一步调整,这是水利工程档案管理迎合水利工程系统设计、方案规划、施工管理的必然需求[1]。

1.新形势背景下水利工程档案管理的现状分析

新形势背景下的档案管理工作调整与落实,其侧重点是对现有文件进行收集与整理,并没有从信息化技术应用、专业化管理、信息资源分类的角度进行维度化管理,进而出现水利工程档案管理不全面、文件信息丟失的情况。现有水利工程档案管理仍然存在资料分类划分不明确、档案存储安全系数不高的情况。虽然承包单位注意到新形势背景下的信息资源利用,但是,水利工程档案的信息收集、整理、采集及存储等方面仍然缺少相应的配套管理方案,直接影响水利工程的资料信息应用。例如,水利工程的方案设计、施工技术及材料应用、竣工后的质量检验都需要工艺参数、设计图纸、维修技术、施工技术等资料作为依据,但是,部分水利工程的档案资料管理以纸化文件为主,信息技术并没有获得广泛的应用,进而影响后续的水利工程维护、验收、财务核算工作的落实[2]。

2.水利工程档案管理创新的弊端分析

2.1管理体亟待完善

新形势背景下的水利工程档案管理逐渐向信息化、规范化的方向发展,但是,其信息化管理体系仍需进一步完善,进而影响水利工程档案应用的及时性及全面性[3]。一方面,水利工程项目本身的环节、施工所需技术、材料、设备等方面具有复杂性,这相对增加了档案信息资源收集、整理、存储的难度,而部分承包单位在对档案信息进行处理与管理的过程中,缺少层次性划分,其文件收集及存储缺少系统性,极容易出现档案资料不完整、信息利用率降低的情况。另一方面,承包单位在构建档案管理制度的过程中,其制度并没有从档案信息收集、存储、计算机操作、网络数据库安全性等相关细节的角度进行构建,严重影响水利工程档案管理质量的提升。

2.2管理标准仍需调整

之所以出现档案资料信息利用率降低的情况,其关键性的问题是水利工程档案管理标准不完善,并没有针对档案信息的不同环节、信息不同存在方式、应用方式等方面进行专项管理标准制定,直接影响水利工程档案信息的管理质量。部分水利工程档案信息管理工作的开展,其过于笼统化,并没有针对不同的文件进行管理标准设计,严重影响信息资料的严谨性、全面性。例如,在对工程量计价清单进行信息收集与整理时,工作人员只是针对工程量计价清单的基础信息进行整理,并没有结合工程变动、材料替换等方面进行信息收集,其最终收集的工程量计价清单就会存在失真现象,这是水利工程档案管理缺少标准制定的基本表现形式。

2.3管理张弛失度,人性化融入不足

首先,部分承包单位在构建针对工程档案的管理制度时,其管理理念仍然以传统档案管理为主,并没有对信息化技术的应用、信息数据库应用等方面进行专项落实,进而影响数据资源的录入及应用。其次,在管理张弛失度的情况下,档案数据库的信息化建设进程缓慢,忽略档案管理人员本身的技能、工作方式及专业能力,直接影响档案管理制度的专项落实。例如,档案管理人员在对档案信息进行收集、整理、存储的过程中,其管理层过于注重信息资源的及时性,并没有从实际的信息工作量进行入手,进而出现档案信息收集过于随意,缺少标准化、流程化的情况,影响水利工程档案信息的有效利用率。最后,管理方式及档案管理理念的欠缺,严重阻碍档案信息无纸化、数字化的转变,也降低了信息化数据库的建设与构建。

3.优化水利工程档案管理工作的可行性措施

3.1完善水利工程档案管理体系

档案信息管理制度注重纸质档案管理的基础上,对档案信息的网络存档、信息筛查等方面进行综合筹划,这对水利工程的档案信息整理、应用等方面的优化有积极作用。在注重水利工程档案管理体系构建及完善的过程中,其管理体系需要围绕水利工程的不同环节、不同信息资料进行针对性管理,注重档案管理体系的层次化、系统化构建,是提高资源利用率、信息资源应用价值的基础性工作,其管理体系的构建如下所示:

针对水利工程的不同阶段、不同文件资料进行分类处理,是实现档案管理落实及创新的基础性工作。水利工程立项注重的档案资料管理,需要针对工程评估书、财务预算等相关文件资料进行管理,图纸设计及施工阶段,其档案信息管理需要从技术参数、工程规格、工程量计价清单等多项资料入手,以此提高档案信息资源收集、存储的全面性。工程验收及维护需要从质量评估、维修方式、验收报告等多角度进行分析,以注重资料归档的方式,完善信息化档案管理体系的构建。注重档案信息管理体系构建,是从档案资源收集方向的角度,为后续的档案管理标准、管理方式落实等方面提供依据。充分考虑水利工程档案信息的复杂性,并从信息分类、采集、整理、存储等环节进行专项管理,可以相对提高水利工程档案管理的规范性及系统性。最后,针对不同的施工环节进行信息资源分类与整理,并明确信息化档案库的管理方向,对推动档案信息管理及资料信息应用有积极作用。

3.2完善水利工程档案管理标准

在注重水利工程档案管理标准完善的过程中,需要针对水利工程本身的环节、工作流程、文件性质等方面进行专项处理,注重维度化工程档案管理标准的构建,是推动信息数据库建设、网站安全防护的关键,其各项档案信息的管理标准如下:

結合水利工程的财务收益、各环节特性及信息化数据库的特点,其档案管理标准需要一全面、准确、及时、安全、科学、规范为主,这对实现档案管理制度的细节化、工作人员的培训教育方向明确,有积极作用。在注重档案信息管理标准构建的基础上,需要注重各项标准的落实,可以采用培训与宣传的方式,对档案管理人员的资质、信息技术应用能力及档案管理理念等方面进行针对性优化,这对水利工程的档案信息分类、资料安全性提升有积极作用。此外,在注重档案管理指标明确的过程中,还需要从应急预案、工程纠纷、第三方监管平台信息查阅等角度进行调整,利用档案管理标准完善水利工程的档案信息,对承包单位给的工程业务拓展、工程项目开发等方面有推动作用。由于部分工作人员自身对水利工程档案的功能及价值分析等方面存在技术差距,其信息资料的收集与整理等方面也会存在明显差异,所以,注重针对水利工程各环节文件的档案存储管理标准调整,可以进一步推动影响数据库建设及管理制度的落实。档案管理标准需要细节化、全面化、科学化、维度化调整,进而提高财务信息、工程方案、工艺参数等相关信息资源的有效应用价值。

3.3人性化与约束化的管理落实

水利工程档案管理工作的落实仍然存在张弛失度、缺少人性化设计的问题,管理人员与档案工作人员之间无法形成有效沟通,严重影响水利工程档案信息的管理与应用。基于此问题,在完善水利工程档案管理体系及明确管理标准的前提下,需要注重人性化与约束化的管理理念落实,这是优化档案管理方法的必然需求。首先,利用培训体系的构建,对档案管理人员的工作态度、工作方式、信息化技术应用等方面进行培训,以提高档案管理人员本身工作能力的方式,推动信息化数据库的建设。其次,利用奖励机制与约束制度,对档案管理人员的信息收集方式、信息整理速度、信息化技术应用质量等方面进行专项管理,例如,对电子文件进行单机管理,这对提高水利工程档案信息的真实性及有效利用率有积极作用。再次,人性化与约束化的管理落实,需要对不同的档案信息进行针对性分析,充分考虑档案信息整理、存储的工作量,以此实现人性化管理的落实。最后,水利工程档案信息的管理工作,需要根据档案信息化数据库构建、工作特性进行制度落实,以此确保档案信息资源全面、准确及有效。

结语

水利工程档案管理体系及管理标准的完善,需要针对工程资料、财务报表、人力资源、技术应用等多角度进行分析。关于水利工程档案管理体系、管理标准及管理模式调整,是以管理制度为方式,以完善管理指标及落实管理条例为依据,实现档案管理的信息化、技术化、层次化构建。希望通过对档案管理体系的设计与讨论,可以为同行业人员的管理创新、管理效果优化提供微薄帮助。