摘要：近年来，浙江省电力公司在全面实施省地县一体化ERP全覆盖的基础上，不断深化财务集约化程度，推行电子报账等系统，有效提升企业管理的信息化水平，这为县供电公司全面推行原始凭证电子化，加强会计基础工作管理提供了先决条件。X供电公司建立了以费用归口管理为主导思想的电子报账流程，以附件信息规范化标准化为核心，以预算闭环管理、流程实时更新、定期培训及沟通为主要措施的原始凭证电子化机制，实现了发票校验费用报销、供应商付款等业务无纸化管理目标，突破了审批时间、空间的限制，把传统的事后记帐转变成事前筹划与实时控制，进行全过程实时、动态地管理，进一步推动了财务信息化的建设与实施。
关键词：供电公司原始凭证电子化应用；研究；成效
一、目标描述
1.原始凭证电子化的管理理念
原始凭证电子化管理的核心内容就是全面应用电子报帐系统实现网上报销。网上报销是以企业成本管理为核心，围绕财务审批流程，从流程发起、审批流转、费用支付、项目管理、资金管理、预算管理及账务管理等环节着手，实现成本费用核算管理过程的电子化。
2.原始凭证电子化应用的必要性
原始凭证是会计业务起点和企业业务系统与财务系统之间数据传输的具体形式，作为原始凭证的销货发票和收付款结算单据等原始凭证如仍采用纸介质的形式，也势必影响会计信息化、企业信息化的进程。因此，积极推行原始凭证电子化管理，实现财务工作“无纸化”、“自动化”、“智能化”，已成为现代企业加强自身管理、谋求更大发展的必然举措。
3.原始凭证电子化应用的主要措施
X供电公司在推进原始凭证电子化应用工作中，主要采取了加强制度建设、科学设计流程、实施精细管理、强化组织保障等四方面措施。其中加强制度建设和强化组织保障是理论和实践基础，科学设计流程和实施精细管理是前提和具体做法。
原始凭证电子化应用（电子报帐侧）业务控制图
（1）加强各项制度标准建设
①加强财务制度标准化建设。X公司前期深入各部门做了详细调查，根据省公司电子报账系统业务规范要求，修订并健全了相关制度。对资金审批和费用报销管理进行了发文规范，并制定《网上报销管理办法》，分备用金及出差、生产、工程费用支出等对职责和流程、报销单据编制要求、审批制度等内容进行了明确。
②完善内控制度。在前期编制了涵盖各项业务的《企业内控管理汇编》基础上，结合原始凭证电子化应用工作，对原内控制度进行了查漏补缺，完善了企业经营管理薄弱环节的制度建设。同时，对网上报销系统进行系统定义和预设，及时更新单据样本、审批流程、人员变化、岗位权限、岗位变更等信息，使单据步入规范流程，杜绝越级审批等现象。
③强化预算指标动态管控体系。期初由财务人员将年度及月度预算目标在ERP中进行下达，确保ERP系统中预算与电子报帐系统中数据完全一致。如果出现超预算的情况则无法提交流程，员工需向公司 预算管理部门提出具体追加预算申请，经过预算指标审批并调整到网上报销系统后才可发起流程，以此确保成本费用列支均在预算的范围均衡发生，将预算管理落到了实处。
（2）科学设计审批流程及流转时间节点
①梳理成本费用类科目。对照《国网会计核算手册》和《浙江省电力公司实施方案》的要求，结合最新版会计科目体系，对公司现有成本费用类会计科目及二级明细科目进行全面梳理，对各科目核算内容及归口部门进行明确，尤其对重点关注类费用，强化费用归口管理的责任，提高财务核算的质量。
②规范审批流程设计。对审批流程进行科学设计，结合原手工审批流程，根据“岗位+经济活动类型”设定审批流程起点，再通过审批金额设定明确的审批级次以及每个级次上需要参与的“角色”，使报销人和审批人可以清晰地知道费用报销单所处的审批状态以及待审批流程，可以实时查看所在部门的费用发生情况和预算执行情况。对福利费、办公费、差旅费、业务招待费、会议费及科技、技改项目等费用类型落实归口管理部门专职人员进行审批把关，控制专项费用发生的规范性和合理性。
③提高单据流转的时效性。本公司对每道审批环节均设置一定的流转时限，自提交至审批人处超过三个工作日未处理，即由协同平台发出超时短信提醒，此举大大提高了单据流转及财务处理的效率。若审批人有事外出或休假，也可通过转发功能将审批事项流转至工作代理人处，避免了流程因特殊事由而有所延误，确保了财务核算的及时性。
（3）实施精细化管理
①编制简明操作手册。考虑到大多数员工对于网上报帐及会计科目比较陌生，针对用户提出具体业务对应的费用大类及费用类型选择确定问题，编制简明操作手册对常用业务填报流程进行归类说明，提高流程填报的准确性。操作手册中对常用业务均印制了填报模板，对需引起关注处进行重点标注，同时对具体扫描上传规范及事由描述以小贴士的方式列示其中，使员工对影像放置方向、附件类型选择、文档命名等规范一目了然，轻松操作，保证了上传附件和流程填报的质量。
②提高凭证电子化率。对原本需手工填写再扫描上传的部分表式进行电子化转换，如员工出差需填写的差旅费报销单、质量保证金退款申请单以WORD或EXCEL格式存放于局域网“表格下载”处，方便员工随时下载使用。同时预设一定的计算公式，如在差旅费报销单中设定了目前执行的差旅费各项标准，员工输入出差地点、人数、天数、住宿费以及乘坐交通工具等项目后，能自动计算该笔差旅费报销的实际金额，增加操作的便捷性和单据的规范性。
③加强发票管理。在网上报销中发起流程时，原始发票扫描件中发票代码、发票号码以及密文已经清晰可见，财务人员可先行上12366网站进行真伪验证，便于及时发现并排除涉税风险。同时因营改增范围的不断扩大，对应取得而未取得增值税专用发票的情况可以及时发现并通知经办人予以换票，普及了员工税法及发票管理知识，提高了企业依法治企和税收管理水平。
（4）加强组织保障并建立定期沟通机制
①精心组织，做好上线前准备工作。为确保网上报销系统的顺利实施和广泛应用，财务资产部充分做好项目前期准备工作。召开项目启动会议，并在上线之前组织两期报帐员专题培训，让广大员工熟练掌握网上报销系统的设计理念及具体操作方法，为网上报销系统的全面应用打下基础。
②做好宣传及日常服务工作。自上线以来通过新闻稿件、操作手册、局域网资料上传等多项举措宣传和推广网上报销系统，使广大职工对网上报销系统的认知度不断提高。同时开通网上报销咨询服务专线，由专职人员耐心解答职工在具体操作中的困难问题，加大财务知识的普及力度，树立了良好的服务形象，促进报销流程更加标准化、规范化。
③建立定期沟通机制。定期组织报账员及各部门费用专职、预算管理员进行专题分析及听取意见，对提出的问题落实到相关人员，并及时反馈解决。对预算执行情况实行跟踪及反馈机制，不断完善和改进流程设置和预算控制水平。
二、原始凭证电子化运行成效
1.降低了企业运营成本
从领导和员工的角度来讲，网上报销系统改变了审批方式，所有审批可通过网络来实现，使领导和员工有自主的时间支配权，大大降低了审批成本，且网上报销系统中的复制创建单据功能，轻松一点即可实现差旅单的复制创建，对同类型的业务只需稍做修改并上传附件即可提交流程，减少了员工的重复劳动；从财务的角度来讲，网上报销系统极大的简化了审核和过账的工作量，节约了大量的审核时间。
2.提升了财务形象
网上报销系统的实施，使得原本需要较长周期的报销业务时间大大缩短，这极大的提高了员工的满意度。财务从审核、入账、付款的整个流程均透明地展示在员工面前，员工到领导到财务均可以随时看到单据的状态，这种透明的流程和业务处理模式可构建高效的、跨越空间的、动态实时的财务集中管理模式，提升财务在员工心目中的地位。
3.加强了内部控制
传统的单据审批模式，有时会出现员工越级审批以及财务被动复核其流程合理性的情况。网上报销系统通过其内部的预设流程以及预算控制，结合系统中设定的外出授权功能，使得单据的流转可控在控，成本费用的列支合理合规。通过定期的考核及分析，使企业内部控制及预算控制得到了加强。
