摘要]随着网络技术的不断发展,社会发展已经逐步进入了大数据时代,传统的档案管理模式已经无法满足大数据时代发展的要求。本文主要就大数据时代档案管理模式的变化进行了研究和探讨,希望可以为我国档案管理模式的改革和创新提供积极的建议。

关键词]大数据;档案管理;方式转变

0引言

移动互联网、物联网信息、云计算等信息技术的迅速发展为大数据时代的来临奠定了良好的基础,随着社会各界对大数据时代重视程度的不断提高,档案管理工作也进入了新的发展阶段。这就要求档案管理工作必须站在大数据视野下,冲破原有的思维模式,才能制定出适合我国档案管理工作的大数据战略。

1大数据时代档案建设面临的机遇和挑战

1.1大数据时代档案建设面临的机遇

1.1.1有价值档案挖掘效率的提升

随着我国档案管理数字化建设推进速度的不断加快以及电子档案信息的持续增加,电子档案数据的信息量也呈现出日趋增大的趋势。而大数据技术的应用,在深度挖掘海量档案资源知识宝藏的过程中发挥着极为重要的作用。

1.1.2大数据技术在档案资源共享方面所发挥的应用

大数据技术的应用为档案资源的共享奠定了良好的基础。利用大数据技术不仅实现了不同地域档案之间的资源整合与共享,同时利用大数据技术连接在一起的大量资源信息也为各地区档案馆的信息分享提供了全新的平台。

1.1.3档案数据存储能力所面临的挑战

为社会的发展保存和提供相应的档案资料是档案管理工作的主要职责,其主要是进行社会原始档案信息的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等工作。随着大数据时代的来临,传统档案管理方式已经无法应对迅速增加的原始数据和现有档案数据的处理,而这对现阶段档案的存储能力也提出了新的要求。

1.2档案数据建设所面临的安全问题

数据资源的安全是确保档案管理工作顺利进行的关键。随着大数据技术的广泛应用,档案信息在开发和利用的过程中难免会出现档案信息泄密、丢失以及篡改的现象[1]。所以,档案管理人员在实际应用大数据技术的过程中,必须对档案管理工作过程中存在的潜在安全风险予以充分的重视,同时根据档案管理工作的特点和要求采取积极有效的措施预防和控制风险的方式,才能确保档案管理工作的顺利进行。虽然大数据技术作用的发挥离不开专业人才的操作,但是就目前而言档案数据分析人才的短缺已经成为制约档案管理工作效率提升的重要因素。所以,加强档案分析人才培训和储备的力度,是现阶段档案管理部门所面临的主要问题。

2档案管理思维方式在大数据视野下的转变

2.1服务网络化思维模式的转变

传统档案服务方式由于受到时间、地域以及利用手段等各方面因素的制约而无法满足大数据时代档案管理工作所提出的要求。因此为了有效应对日益提高的档案利用需求,档案管理部门必须根据大数据技术应用的特点树立网络化服务思维模式,才能确保我国档案管理工作的顺利进行。对于大数据时代下的档案管理工作来说,网络化服务思维模式的建立,必须加大大数据技术手段利用的力度,才能从根本上促进档案管理服务效率的稳步提升。大数据技术的推广和应用,不仅实现了深度挖掘与分析档案数据资源的目的,同时档案管理服务也实现了根据用户的喜好推荐满足用户需求的信息,降低了档案数据资源查阅的难度以及不确定性。所以,档案管理部门必须在海量数据和先进分析技术的基础上,加大服务模式改革和创新的力度,才能促进档案资源精确性以及利用效率的全面提升。另外,随着大数据时代档案服务向社会化、多元化的方向不断发展,档案管理部门必须以服务企业满足客户个性化需求为基础,为用户提供网络化、智慧型的档案服务模式,才能满足大数据时代对档案管理工作所提出的要求。另外,随着档案服务模式的不断升级,档案管理人员必须根据档案信息资源的特点进行分类整理,构建完善的档案数据分析库,才能满足广大用户所提出的多样化、个性化的档案服务需求。

2.2信息化思维模式的转变

以信息技术和技术人员为基础的信息化发展模式是大数据时代我国档案管理工作发展的必然趋势。而信息化思维模式要求档案管理工作在开展的过程中必须站在信息化视角下认识事物、分析矛盾、处理问题,才能确保档案管理工作的顺利进行。大数据时代下的档案管理工作,要求档案管理部门必须充分利用计算机技术建立高效、便捷的档案信息管理体系,才能发挥出档案管理服务于社会发展的积极作用。在进行档案信息数字化建设的过程中,必须充分利用数据库技术、数据压缩技术等先进的技术手段,将传统的纸质、声像档案信息转变为便于保存的电子档案信息。将传统的纸质档案资源转化为数字化的档案信息,同时利用计算机系统进行档案信息的管理不仅有助于档案信息的存储同时也便于档案信息的传输,为档案信息利用效率的提升奠定了良好的基础。就目前的档案资源数字化建设而言主要有以下几方面:①数字化档案目录数据库的建立[2];②全数字化档案资源数据库的建立。就档案资源数字化建设对象而言主要有以下两方面的内容:首先是实现原有纸质档案资源的数字化建设;其次是及时保存并归档已经形成的电子文件。③档案资源的数据化管理。虽然数字化已经拥有了相应的图像,但是这些图像只有在人阅读的情况下才能转变为有价值的信息。所以,档案管理部门必须根据大数据时代的要求,加大档案资源数字化向内容数据化转化建设的力度,促进档案管理层面认识的提高,才能确保大数据时代档案管理与服务效率的全面提升。一旦实现了档案资源的数字化向数据化转变,不仅有助于人们阅读档案资源,同时也为计算、分析档案资源奠定了良好的基础。随着大数据时代的来临,利用先进的技术手段和软件,实现档案资源由数字化向数据化的转变,不仅有助于档案管理向数据层面的深入,同时也促进了数据管理效率和质量的有效提升。所以,档案资源的信息化思维模式不仅促进了传统档案信息化管理效率的提升,同时也实现了档案信息资源利用效率全面提升的目的,为我国档案管理工作的顺利进行奠定了良好的基础。

2.3技术性思维模式的转变

西方发达国家在现代化发展的过程中所形成的技术性思维,对于深度挖掘档案资源信息的价值具有极为重要的意义。这一思维模式的出现不仅推动了技术的全面发展,同时也完成了标准化模式的建立,为档案资源管理效率的稳步提升奠定了良好的基础。因此,随着大数据时代的来临,档案管理工作必须根据新形势下档案管理工作发展的实际情况,加大新技术研究和应用的力度,建立统一的档案资源存储标准,才能促进档案资源利用效率的不断提升。而档案管理部门在推广和应用大数据技术的过程中,必须积极地推动档案管理工作的技术化转变,才能促进档案管理工作水平的稳步提升[3]。比如,针对档案资源的深度挖掘,工作人员针对档案资源的深度挖掘必须建立在数据的分析和档案的服务体系不断完善的基础上,随着大数据时代信息服务竞争的不断加剧,用户对档案资源信息所提出的要求也不断地提高,而这对于现阶段的档案管理服务模式也提出了新的要求。而这就要求档案管理人员必须根据大数据时代对档案管理服务系统建设所提出的要求,充分利用语义分析、人工智能、知识图谱等大数据技术分析和挖掘海量档案资源中具有较高价值的档案资源,才能满足大数据时代档案管理工作服务体系建立的要求。所以,技术性思维模式的推广和应用,不仅实现了档案管理工作的跨越式发展,同时也满足了大数据时代对档案管理工作所提出的要求。

2.4共享性思维模式的转变

资源共享是大数据时代档案资源管理工作最大的特点。而档案信息的共享必须建立在档案信息资源的共建上,也就是说只有地区档案信息资源形成统一的有机整体,建立大范围的档案信息资源数据库,才能实现档案信息资源的全面共享。档案资源的信息共享不仅满足了信息时代用户对档案服务工作所提出的要求,同时也为我国档案信息服务社会理念的实现奠定了良好的基础。但是由于现阶段我国档案信息资源的共享还存在大多数数据库都存在着孤立和分散链接的方式,所以也就无法建立纵向与横向档案资源信息的共享平台。根据大数据时代的要求,为了实现数据库之间的相互连通以及各区域档案之间资源的全面共享,首先,必须建立全新的数据资源共享平台。以原始档案记录为基础建设档案总管数字化档案,同时根据大数据时代的要求加大云计算、语义分析、数据挖掘等新技术应用的力度,为档案资源社会化服务目标的实现创造良好的氛围;其次,根据大数据时代档案资源管理的要求,促进档案管理工作大数据水平的全面提升,才能将档案数据资源的价值最大限度地体现出来。

3结语

总之,随着大数据时代的来临,档案管理人员必须充分发挥自身的优势和特点,加大档案管理开拓创新的力度,积极利用大数据技术,加快我国档案资源整合的步伐,才能打造出适合我国档案数据资源共享的模式和平台,为我国档案管理工作的开展奠定良好的基础。

主要参考文献

[1]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭:湘潭大学,2015.

[2]任祥凤.大数据时代公路系统档案管理模式变化研究[J].办公室业务,2016(24):183.

[3]樊树娟.大数据时代档案职业改革与发展研究[J].档案管理,2014(6):17-19.

作者:杨永久单位:济宁市高级职业学校