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档案室电子档案管理中的注意事项论文

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档案室电子档案管理中的注意事项论文
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1电子档案的特点优势分析

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括:其一,档案整理工作量大,需投入较大的人力物力,管理效率低下;其二,纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端;其三,传统纸质档案数量巨大且庞杂,在查阅、修改、填写时存在诸多不便;其四,纸质档案在保存上相对繁琐,易造成资源浪费。

针对传统纸质档案的劣势,电子档案明显具有诸多优势,具体包括:其一,电子档案不受存储空间的限制,受自然条件的影响也相对较小;其二,电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势,大量节约了人力物力;其三,电子档案备份简便,在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势;其四,电子档案依托互联网的便捷,可以实现信息资源共享,具有方便快捷,提升管理效率等优势。

当前电子档案是档案业发展的主要趋势,虽然电子档案相比纸质档案有很多优势,但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面,传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足

虽然电子档案在近些年发展势头迅猛,但总体而言它还是属于一种新鲜事物,相关配套制度发展并没有完全成熟,加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足,没有对档案室进行足够多的配套投入,导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢,缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异,这也给档案管理工作带来了很多新问题,例如,档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题,与传统的档案管理存在差异,因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求,然而结合实际情况来看,很多档案室的档案管理人员水平参差不齐,能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够,或不具备信息化管理的能力,没有及时更新自身的业务知识储备,导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设,提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位,因此想加强档案室电子档案管理工作,首先,要提高对电子档案管理工作的认识,特别对领导干部的重视,通过加大投入形成由上至下的管理合力,提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性;其次,要建立科学全面的电子档案管理制度,档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份,便于使用查询,因此结合电子档案的管理特点,必须要完善电子档案的管理标准,明确档案管理部门的权利、义务、职责,对档案操作程序流程进行规范,建立一定的档案管理责任制度和监督制度,提高工作人员的责任意识,为实现动态化管理打好基础;最后,考虑到档案室的服务性质,还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系,为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

3.2.1电子档案硬件管理及保管

电子档案易受温度、磁场等多方因素影响,存贮内容具有不稳定性,同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏,因此除了要在档案室设置专门的保管区域,还行配备安全性较高的电脑设备,因此需要结合档案室的实际情况,对档案管理软件进行科学的选择,既要保证稳定性,还要保证兼容性,例如,使用一次性写入光盘,具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

3.2.2做好数据备份恢复工作

数据备份恢复主要是针对电子档案特点,利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时,可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题,需建立数据备份和恢复系统,保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。

3.2.3加强档案室网络安全管理

首先,要為档案室安装杀毒软件,建立防火墙,通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全,避免电子档案受到攻击;其次,可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密,对档案的访问或阅读设置权限,积极采用密匙管理,保证档案的真实性和原始性;最后,做好文件的安全监控工作,在推进纸质档案数字化的过程中,基于安全性考虑,采用双轨制归档法,发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。

3.3加强档案管理人才队伍的建设,提升档案管理人员的综合素质

电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异,这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先,档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外,还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握,能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化,除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训,档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高;其次,电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求,档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外,还需结合电子档案管理工作的特点,具备良好的责任意识,网络安全意识,风险意识,保密意识等;最后,新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快,这种变化一方面提升了对档案的需求,另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革,这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识,推动电子档案管理的创新发展。

4结论

综上所述,电子档案管理工作是一项系统且复杂的内容,电子档案在给传统档案业带来巨大突破,也给档案管理工作提出了新的要求,带来了新的挑战。在新时期的时代背景下,档案管理工作的信息化发展是一种必然趋势,而作为档案室的档案管理人员,要深入认识并积极适应电子档案所带来的新变化,明确电子管理管理中可能出现的新问题及注意事项,有针对性的加强管理电子档案管理,推动档案管理水平的发展迈向一个新高度。

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发布时间:2022-10-09
我校作为一所完全中学,初中教师首先实施绩效工资,而高中为非义务教育阶段,应与其他事业单位同步。详细内容请看下文浅谈人事档案管理信息化。 同一所学校实行两种不同的工资制度,不同的岗位实行不同的工资级别,学校就要实行完善的......
论档案管理基础工作与档案管理现代化
发布时间:2022-07-23
档案主要记载着人类文明、重要实践活动、科研成果等各种信息,具有非常高的价值,是推动社会进步与发展的重要动力。随着社会的发展,档案信息越来越多,加大了管理者的工作难度。在信息时代,要想保证档案管理实现现代化,就需要我们在......
医院病案档案管理论文(5篇)
发布时间:2023-04-10
第一篇:档案管理对医院管理工作的重要性分析摘要:档案管理是医院管理工作中的一个重要组成部分,是提高医院医疗水平和工作效率的基础,展现了医院的发展轨迹。医院档案管理要做好病历档案管理、人事档案管理、科研成果档案管理、设备档案管理、基建建设档案管理等几个方面。它主要对医院行政管理、医疗秩序运行、医院文化、法律保障等方面起到关键助推作用。关键词:医院;档案管理;重要性;分类档案管理工作和行政管理与业务开.........
电子商务档案管理智能化解析
发布时间:2022-11-14
电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的虚拟性、复杂性、集成性等数字化特征。 一、电子商务档案应用的智能化趋势 电子商务档......
浅谈文书档案管理信息的电子化应用
发布时间:2023-06-20
[摘 要]文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平,及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用,但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。本文就应用信息电子化的文书档案管理......
人事档案管理系统毕业论文范文
发布时间:2023-02-05
摘要:查字典论文网为大家整理了人事档案管理系统毕业论文,希望大家认真阅读,相信对大家能有帮助! 总结:人事档案管理系统毕业论文就为大家分享到这里了,希望对您撰写文章有帮助,更多精彩论文尽在查字典论文网! ......
企业人事档案管理系统论文范文
发布时间:2022-07-23
摘要:为了帮助大家设计撰写论文,查字典论文网为大家分享了企业人事档案管理系统论文,希望对您有所帮助,供您参考! 总结:企业人事档案管理系统论文就为大家分享到这里了,希望对您撰写文章有帮助,更多精彩论文尽在查字典论文网......
文书档案管理论文范文
发布时间:2022-12-06
摘要:查字典论文网带来了文书档案管理论文,供您参考阅读,希望对您设计论文有所帮助! 总结:文书档案管理论文就为大家分享到这里了,希望对您撰写文章有帮助,更多精彩论文尽在查字典论文网! ......
电子档案信息公开与档案信息安全探究
发布时间:2023-01-13
电子档案信息公开与档案信息安全从人员安全、操作安全、档案信息内容安全以及信息设备安全等方面对档案信息安全提出保障措施。 多年来,在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保管轻利用的问题,致使大批的档案得不到充分的使......
关于电子档案信息公开与档案信息安全
发布时间:2023-03-02
关于电子档案信息公开与档案信息安全 欢迎来到查字典范文网站,今天本网站为大家提供了电子档案信息公开与档案信息安全,希望朋友们读后有所收获! 21世纪是一个科技化高度发展的时代,同时也是一个信息量高度共享的时代,档案信息公......
电子商务档案管理的智能化趋势
发布时间:2023-01-23
[摘 要]互联网在世界范围内的普及,电子数据化和智能化的广泛应用,使电子商务成为新兴的热门行业,电子商务简化了繁重的人工操作,尤其是在档案管理中更为突出,电子商务档案管理成为必然。而对于电子商务档案管理向智能化发展又成为......
网络环境下的档案创新服务-档案管理论文(1)
发布时间:2023-01-02
当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为 经济 建设主战场服务,为全面建设小康 社会 服务。要通过 计算 机 网络 为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理 现代 化。一、创新......
干部档案电子化管理问题探究
发布时间:2015-08-17
[摘 要]加强干部档案信息化建设,能帮助干部人事信息管理者运用先进的信息技术、快速准确处理复杂的人事数据和事务,优化提升干部人事信息管理,有效地提高了干部档案部门的工作效率。可以使干部档案管理工作逐步向着制度化、规范化......
信息时代背景下的电子档案管理
发布时间:2015-08-17
[摘 要]随着信息技术迅速的发展,电子档案也逐渐的成为了社会发展的产物,电子档案已经成为了人们办公的重要组成部分,因此,笔者基于信息时代的电子档案管理进行了分析,使人们正确的认识电子档案的特点,从而推动我国档案管理的进程......
加强机关干部人事档案管理的意义
发布时间:2023-06-22
实际工作中由于各部门的政务繁忙而疏于机关干部人事档案的管理,为日后的组织人事工作和维护个人利益的查档鉴证工作留下隐患,因此加强机关干部人事档案管理有着重要意义。【关键词】人事档案;作用;现状;建议机关干部人事档案是干部在......
试论新形势下电子档案与纸质档案的并存和发展
发布时间:2023-07-08
摘 要:随着全球数字信息化的快速发展,随着管理自动化、办公自动化进程的加快,人们进行交换文件的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。电子文件越来越多的活跃在工作、生活中, 如何处理电子文件与纸质文件的关系,以及电子档案能否完全......
试论高等学校财务电子档案论文
发布时间:2022-07-24
在电子与信息技术高度发展的今天,处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的,蕴含着高科技的档案贮存介质,就是财务电子档案,详细内容请看下文试论高等学校财务电子档案。 它不仅体积小,容量大,且易于查......
核电项目设备竣工档案管理探析
发布时间:2019-10-06
摘要:设备竣工档案丰富的内容在设备安装、调试、运行以及维护、检修、改装过程中发挥着重要的作用。如何在总包模式下提高设备竣工档案的管理水平,本文就组织体系、制度体系和全过程管控体系等方面进行分析研究,有效保障设备竣工档案的完整性、准确性和系统性。关键词:设备竣工档案;属性;难点;管理方法核电项目总包模式按照专业化运作的要求,业主方以安全生产运行为主业,总包方以工程建设、四大控制为主业。项目建设的四大.........
烟台市城市建设电子档案归档与管理研究
发布时间:2015-08-03
摘要:城市建设档案包含着城市规划、管理信息以及城市历史等重要信息,对城市发展具有非常重要的作用,可以为城市制定未来发展规划提供参考依据,是城市可持续发展的重要保证。信息化城建档案一方面提高了归档工作效率,另一方面,又......
试论电子信息档案管理的风险控制方法的论文
发布时间:2023-03-14
目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨,以下就是由查字典范文网为您提供的试论电子信息档案管理的风险......
关于电子档案信息公开与档案信息安全
发布时间:2023-02-06
关于电子档案信息公开与档案信息安全 查字典范文网小编为您整理了电子档案信息公开与档案信息安全,网站内容每天更新,欢迎大家时时关注哦! 多年来,在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保管轻利用的问题,致使大批的档案......
医院档案管理论文范文
发布时间:2023-03-25
摘要:查字典论文网为大家整理了医院档案管理论文,希望大家认真阅读,相信对大家能有帮助! 总结:医院档案管理论文就为大家分享到这里了,希望对您撰写文章有帮助,更多精彩论文尽在查字典论文网! ......
档案管理问题论文范文
发布时间:2023-02-18
摘要:为了帮助大家设计撰写论文,查字典论文网为大家分享了档案管理问题论文,希望对您有所帮助,供您参考! 总结:档案管理问题论文就为大家分享到这里了,希望对您撰写文章有帮助,更多精彩论文尽在查字典论文网! ......
浅谈档案管理中的服务意识
发布时间:2023-02-27
[摘要]面对经济全球化、信息现代化等新趋势,我国在各方面的工作也应该与国际接轨。在档案管理方面首先要做到工作人员具备服务意识,并且以为他人服务为荣。服务意识在各个领域都是不可或缺的,缺乏以人为本的理念就会出现缺少对服务......
浅议电子信息化档案管理的作用
发布时间:2015-08-17
档案信息网络是以网络软件实现远距离、快捷、准确的文字、图片、录像等多种信息的快速查阅、传递、实现网络中设备信息资源共享,提高设备利用率,克服资源利用上的时空障碍,达到信息交流的目的。因此,电子信息网络在档案工作中发挥......
浅析电子档案信息公开与档案信息安全
发布时间:2023-02-20
[摘 要]如今是一个网络信息资源共享的时代,电子化的档案信息使用已是大势所趋。然而,信息安全问题已成为影响信息使用的最大威胁。本文强调了档案信息安全的必要性,进而从人员安全、操作运行环境安全以及信息设备安全等方面对档案信......
卫生防疫业务档案两级管理探讨-档案管理论文(1)
发布时间:2013-12-18
我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务,在开展疾病控制、 卫 生监督监测、科研、教学及健康 教育 等业务活动中,形成了大量的业务技术档案。从全国来 看,各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模......