摘要:近年来,随着北京市重大活动举办的日益频繁,重大活动档案管理工作难度日益凸显。本文在总结了北京市重大活动档案工作特点的基础上,针对其存在的问题,提出相应的解决对策。

关键词:重大活动档案档案管理收集工作

重大活动档案是指在全国或世界范围内具有较大影响的政治、经济、科技、文化艺术、体育卫生等活动及重要的国际性会议中直接形成的,对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、实物等形态的历史记录。近年来,随着北京作为我国政治中心、文化中心、国际交往中心和科技创新中心战略定位的明确,国际影响力不断提高、国际资源加速聚集,重大活动的举办日益频繁,重大活动文件材料的收集、归档和档案管理难度也日益凸显。自2008年以来,笔者共亲历或参与指导了二十余项重大活动档案工作,本文结合笔者的工作实践,在对重大活动档案工作特点进行梳理的基础上,初步探索了如何更好地开展重大活动档案管理工作。

一、重大活动档案工作的特点

(一)组织机构规格高,档案材料具有不可替代性

重大活动普遍具有里程碑意义,在全国或世界范围内具有较大影响力,政治性极强,多为中央领导及市级领导直接挂帅,参与人员往往涉及各国政要首脑。如第二十九届奥运会工作领导小组组长由时任国务院副总理李岚清担任;2014年APEC峰会由习近平主席主持,美国总统奥巴马、俄罗斯总统普京等21位领导人出席会议。而在重大活动筹备、举办过程中形成的各类档案,记录着国家或地区经济社会发展的重要历程,具有重要的参考价值,其作用是不可替代的。

(二)重大活动申办程序复杂且存在较大不确定性,档案工作具有被动性

我国每年都会有很多在全国或世界范围内具有较大影响力的政治、经济、科技、文化艺术、体育卫生等领域的活动或会议举办,但北京能否申办成功,要经过从中央到地方的层层审批,具有较大的不确定性。由于无法提前掌握相关信息,一定程度上使得档案行政管理部门较为被动,很难对重大活动档案工作的提早开展有效指导。

(三)重大活动组织机构临时且涉及部门众多,档案收集工作具有挑战性

1.临时机构涉及部门众多,集中办公存在困难,使得归档文件较为分散。重大活动临时机构通常涉及其内设机构及成员单位,其中内设机构少则十几个,多则二三十个;成员单位少则五六十个,多则上百个。由于经费、场地租赁等问题,绝大多数部门难以集中办公,仅能保证核心部门的相对集中。还有一部分重大活动工作区域本身就较为分散,甚至涉及外省市,如2008年奥运会组织委员会的内设机构就包含29个委内部门、38个竞赛场馆、13个非竞赛场馆及青岛、香港、天津、上海、沈阳、秦皇岛等6个京外赛区。

2.重大活动涉及全市方方面面工作,需要各职能部门的协同作战,往往会从各职能部门抽调人员组建临时机构,来负责重大活动的筹备组织工作,其组成人员基本不改变原有人事关系。临时机构存续时间从月余到数年不等,但活动一结束,机构便解散,工作人员也被迅速召回。在这种情况下,需要在短时间内完成各类载体文件材料的收集整理,否则极易造成档案的散失,对重大活动档案的收集形成挑战。

(四)重大活动工作模式相对固定,档案工作具有一定的规律性

一般来说,重大活动分为机构组建、筹备、举办、总结、撤销等五个阶段,其工作模式相对固定。以2008年奥运会为例,组建阶段自2001年8月至12月;筹备阶段至2008年4月;举办阶段至当年9月;总结阶段至2009年7月;机构撤销阶段至2009年7月24日。鉴于重大活动工作模式的相关固定性,档案工作可以采取项目时间管理方式对其进行管理。

二、重大活动档案工作存在的问题

(一)重大活动档案工作受重视程度不高

由于重大活动组织机构的临时性、工作节奏的快速性,加上档案工作本身的末端性、服务性、保障性,重大活动档案工作很容易被领导忽视。部分工作人员也会因此出现拖延的情况,这极大地影响了档案工作正常开展。这种情况在常设机构时有发生,在重大活动临时机构中表现得更加突出。

(二)重大活动档案工作提前筹划存在难度

重大活动临时机构组建、人员逐步到位后,各项工作便进入战时状态。如前所述,重大活动申办程序较为复杂且存在较大不确定性,加之档案自身的特点及档案部门相较其他职能部门而言,在重大活动中处于非核心地位,使得各项工作开展后,档案行政管理部门提前介入,开展建档指导存在难度。

(三)重大活动文件材料易散失

由于重大活动组织机构多为临时机构,工作人员身兼数职,使得重大活动临时机构撤销的过程中,极易出现大量存放于部门或个人手中的文件材料来不及统一收集,被随意丢弃或被带回原单位等情况,加之办公地点的不集中,很容易导致文件材料的散失。

(四)重大活动档案的归属容易引起纷争

重大活动档案的归属问题十分敏感。如不同举办主体之间,档案馆与博物馆之间,不同行业之间,都会出于对档案归属权的重视,希望留存档案原件,但原件只有一套,一旦分散必然影响全宗的完整性。

(五)重大活动档案人员业务能力明显不足

重大活动档案人员应至少具备三个条件:一是在短时间内准确判断档案价值、合理分类、规范整理的业务能力;二是较强的协调沟通能力;三是培训督导能力,确保归档范围、整理标准得以贯彻执行。目前,重大活动组织工作强度大,工作人员多为兼职,在这种情况下,人员选配时仅有档案专业能力,不能满足工作需求。

三、重大活动档案管理的实践与探索

(一)多措并举,提高重大活动档案工作重视程度

首先,档案工作要变被动为主动,借助各种手段宣传档案工作,让越来越多的社会公众愿意去认识和了解档案和档案工作。其次,建立自上而下的档案工作机制。明确临时机构分管档案工作的领导;明确临时机构主管档案工作的部门及部门的负责领导;明确主管部门内的专职档案员;明确临时机构各部门负责档案工作的领导及兼职档案员。 (二)加强监控,解决重大活动档案工作难以提前筹划的问题

档案行政管理部门一方面应与经常承办重大活动的职能部门建立沟通渠道,及时掌握相关信息;另一方面,适应重大活动申办审批的特点,在审批通过后,及时采取措施,加强对重大活动档案工作的监控。一是针对其工作模式相对固定的特点采用项目管理方式,将档案工作作为项目进行分解,预测各阶段的所需时间,根据总体规划和重要程度确定工作任务,参照预期进度进行跟踪,实施检查督导。二是借鉴国际奥委会对奥运主办城市的监控方式,采用“红绿灯”监控机制,即运用不同的颜色代表不同的工作进度,绿色代表完成、黄色代表进行中、红色代表延迟。三是采用定期通报机制,即在临时机构主要领导参加的重要会议上定期通报档案工作进展情况,以确保档案工作与重大活动筹办工作同步开展。

(三)建立制度,加强管理,确保重大活动档案的齐全完整

一是制发规范性文件,如文件材料归档制度(包括归档范围、归档时间、归档要求等)、各类载体档案整理标准、档案保管、保密、利用、移交等各环节工作制度。二是制定有约束力的规章制度,如制定档案工作总体安排计划,编制时间进度表。三是在机构管理上,编制包含归档范围目录在内的《档案工作责任书》,明确责任目标、责任内容、责任追究等事项。四是在人员管理上,对于组织关系未调整的,可明确提出未完成档案移交工作的主管部门负责人及档案人员不得提前撤离工作岗位的要求,对于组织关系转到临时机构的,需由该部门负责人签字确认离岗人员档案工作无未结事项后,方可办理离职手续。五是在档案管理上,可采取待移交档案目录需经各归档机构主管领导审核确认方可向档案部门移交等方式。

(四)根据举办主体的情况,确保重大活动档案的合理归属

根据重大活动的规格、性质、涉及区域、所属全宗及其利用需求等特点,确定档案的最终归属流向。对于举办主体单一、归属清晰的,可根据实际情况,确定档案由主责单位集中收集和整理并在重大活动结束后及时移交有关档案馆、由主责单位集中收集和整理并随本单位档案按期移交有关档案馆、移交由各参与单位分别收集整理并随本单位档案按期移交有关档案馆等三种管理方式。对于涉及不同举办主体、不同馆际、不同行业的,应在充分沟通的基础上确定档案归属,能形成多份(套)的,如部分公文、实物档案等,分别归入各举办主体,原件仅一份的,如领导批件、会计、原始声像档案等,可由一方完整留存原件,其他各方留存复制件或档案目录,并签署档案保密利用备忘录,规定各方的权利和义务。

(五)以多种方式满足重大活动档案工作人员需求

笔者认为:理想方案是档案行政管理部门着力培养符合重大活动需求的人才,使其既能胜任档案工作,又能兼任重大活动部分组织工作。现实方案是加强对现有人员的培训,同时档案行政管理部门需加大监督指导力度。此外,借助外力,如与有档案专业的院校建立联动机制,邀请档案专业的大学生作为志愿者参与档案基础整理工作。还可以尝试购买社会服务,将不涉密档案的整理事务外包给专业公司承担,但需制定完备的风险预案,确保外包过程中的保密安全。