什么是秘书?世界各国迄无一致定义,因为各有各的国情。定义不清,必然各说各的。 它既是秘书学理论研究的起点,又是秘书学理论体系研究中的珠穆朗玛峰。下面是秘书学理论的起点与珠峰。

1.西方发达国家的定义。国际职业秘书组织(英文全称:Professional Secretaries International)是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织,它给秘书所下的定义是:具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。

2.原苏联的定义。认为:秘书是一项普通的职业,其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。这主要指机关秘书,因为私人秘书不是主体,它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近我国的情况。

3.日本的定义。日本学者认为秘书是帮助与处理各种事务的工作人员还有通俗的说法:秘书是全能运动员。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的,赋予性强,是很难明确界定的,同时也强调了秘书为领导人服务的直接性。日本社会具有东西交融的特点,它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。

以上国外定义的共性:(1)秘书是一种社会职业,而不仅是一种官职名称;(2)秘书主要是为领导服务的人员。不管要求与权限有何不同,前一点与我国的现状是有差异的,在我国秘书主要地还是一种职务名称,而没有完全社会职业化;后一点则是古今中外秘书的共性,即一切秘书都是为其领导人服务的助手,没有领导就没有秘书,正是领导人的需求,导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。