摘要:随着局域网的出现,实现了数据连接,电子化办公在档案管理中的应用越来越广泛,军队的档案管理步入了自动化、数字化、网络化管理的阶段。同时,档案信息的安全管理和有效利用成了保密部门急需重视和解决的问题。首先列举了电子档案信息的特点,随后列举了当前电子档案信息管理过程中存在的几个问题,最后对加强军队电子档案信息安全管理提出了几点建议。
关键词:电子化 ;档案 安全 管理
军队的档案管理主要体现在对军队档案的汇总、保存、查阅以及进一步开发利用等方面。随着计算机技术的发展,电子化办公使得档案信息的利用更加便捷,传统的档案管理模式已经不能够满足军队日常工作的需求。但是,由于办公网自身存在的缺陷使得档案信息管理面临较大的风险,一旦发生信息丢失,可能会发生泄密事件,造成恶劣的影响。因此,加强电子化办公条件下档案信息的安全管理是非常必要的。
一、档案信息管理的特点
军队档案信息具有以下三个特点:
1、实用性。相关人员在获得授权的前提下,可以查询相关的档案,获得所需信息。
2、保密性。相关人员在没有取得授权的情况下,保密部门不得向其透露任何信息。
3、完整性。在未获得许可的情况下,任何人都不得随意更改、删除、废除相关档案信息,以保证档案的完整。
相比较于传统的档案管理模式,电子档案信息的管理还有三个新的特点。
(1)电子档案方便查找和管理。所有的档案信息都可以通过计算机和办公网络查找、统计、分析、计算,实现了资源共享,同时避免了传统纸质档案因翻阅和借阅造成的磨损和丢失。在查找某一具体档案时,只需要通过计算机设定查找内容,就可以查到这份档案的存放地点,甚至可以直接在计算机显示屏看到这份档案的内容,大大提高了工作效率,
(2)电子档案更加节省存储空间。在传统的纸质档案时代,每年都有成千上万份文件资料流转、存储、借阅。如果逐页打印可能会消耗大量纸张。档案管理实现电子化存储后,每年的档案信息除了个别必要的以纸质形式存储外,大多只需要用几张光盘或几个硬盘存储,这样大大节约了存储空间。有些单位原先档案室爆满,甚至需要好几间库房存放档案的状况可以得到改善。
(3)电子档案存放地的环境要求更严格。光盘、硬盘、磁盘等移动存储介质的工作寿命容易受磁场、温度、有害气体、灰尘等因素的影响。因此,相比于纸质档案存放地点需要防火、防潮的要求,电子档案存储地的要有更加严密的防尘、防热、防磁、防冻等措施。
二、当前军队电子档案信息管理存在的几点问题
1、存在计算机病毒的威胁。计算机病毒是一些人通过编写特定的代码程序,利用各种机会入侵特定的电脑或网络,以达成自己的目的,造成被入侵电脑信息泄露,系统瘫痪等严重后果。计算机病毒是影响军用档案信息安全的首要因素,它传播速度快,危害性大。由于军用电脑需要接收外界的数据,使得军用办公网络不可能完全封闭,计算机病毒仍有入侵的可能,军队档案信息仍有被篡改、删除的隐患。
2、有些办公人员缺乏档案信息风险意识。电子档案信息安全的维护需要档案管理人员加强自身的安全保护意识,但是有很多人,自身的安全意识过于薄弱,有的对计算机中的漏洞疏忽大意,比如在共享的硬盘下不设置权限,任何人都可以访问档案信息;有的不安装杀毒软件,不设置密码。
3、档案信息备份制度几乎没有实施。在军队内部,有条件的单位实现了电子网络化办公,这些单位有大量的档案信息需要以电子文档的形式存储。但是由于大多单位没有采取档案信息备份存储的措施,一旦出现某种意外,存储设备损坏,就会导致档案信息的丢失,且很难复原。
三、对加强军队档案信息安全管理的几点建议
1、增强管理人员安全意识。信息化的时代,人才是重要的生产力,我们必须加强对人才的培养力度,保证档案管理人员专业技术过硬。同时,不能单靠专业技术人员来完成所有的安全管理工作,只有从思想上充分重视,从而提高所有工作人员的档案安全意识,使得所有的工作人员都能熟悉相关规范要求,才是从根本上解决问题的关键。
2、完善电子档案的安全防御系统。一般来说,为了确保档案信息的安全,需要定期对计算机系统进行全面的扫描,排除计算机系统的安全隐患。一旦出现漏洞,要及时修复,对于一些影响安全的问题要及时提出有效的解决方案进行补救。要强化使用者的身份验证,完善相关验证制度法规。安装并及时更新杀毒软件、防火墙系统、系统补丁,做好计算机系统的检测、杀毒工作,杜绝间谍软件、病毒的入侵。同时还要采用干扰技术。干扰技术是指用干扰器发射出来的电磁波来干扰计算机辐射出来的电磁波,以掩盖计算机泄露信息的内容和特征等,让获得泄漏信息的人无法复原。常规的做法是将计算机显示屏连接干扰器,使得有所图的人员无法通过计算机显示屏的电磁波还原显示屏影像从而获取军队档案信息。
3、建立电子档案的保管制度。和传统的手工方式一样,电子文档形式的各类档案,也应当按照相关规定归档保管。对移动存储介质排序编号,标明存档的时间和文件内容,并制作档案管理文件卡片。在档案信息的存放地点做好防火、防潮、防尘、防光、防压、防腐蚀工作。严格设定电子档案的使用、查阅权限,对不同种类的信息制定不同的权限,禁止无关人员接触档案的信息。同时也要完善档案信息定期备份制度。由于磁盘、光盘等档案信息载体的物理特性,在存放档案信息时应采用“AB备份法”对数据信息备份,并存放在不同的地点,以防止发生意外而导致档案信息的损失和不可恢复。要设立备查登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。
四、结束语
总之,军队的档案安全管理是一项长期而又艰巨的工程,涉及意识、管理、技术、制度、人员的方方面面,这就要求档案信息管理部门在各级领导的大力支持下,科学、规范地统领档案管理工作,最大限度的延长档案信息的寿命,使得军队的“记忆棒”得以“长存”。