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加强电子化办公条件下的档案安全管理

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加强电子化办公条件下的档案安全管理
时间:2023-08-07 02:21:50     小编:

摘要:随着局域网的出现,实现了数据连接,电子化办公在档案管理中的应用越来越广泛,军队的档案管理步入了自动化、数字化、网络化管理的阶段。同时,档案信息的安全管理和有效利用成了保密部门急需重视和解决的问题。首先列举了电子档案信息的特点,随后列举了当前电子档案信息管理过程中存在的几个问题,最后对加强军队电子档案信息安全管理提出了几点建议。

关键词:电子化 ;档案 安全 管理

军队的档案管理主要体现在对军队档案的汇总、保存、查阅以及进一步开发利用等方面。随着计算机技术的发展,电子化办公使得档案信息的利用更加便捷,传统的档案管理模式已经不能够满足军队日常工作的需求。但是,由于办公网自身存在的缺陷使得档案信息管理面临较大的风险,一旦发生信息丢失,可能会发生泄密事件,造成恶劣的影响。因此,加强电子化办公条件下档案信息的安全管理是非常必要的。

一、档案信息管理的特点

军队档案信息具有以下三个特点:

1、实用性。相关人员在获得授权的前提下,可以查询相关的档案,获得所需信息。

2、保密性。相关人员在没有取得授权的情况下,保密部门不得向其透露任何信息。

3、完整性。在未获得许可的情况下,任何人都不得随意更改、删除、废除相关档案信息,以保证档案的完整。

相比较于传统的档案管理模式,电子档案信息的管理还有三个新的特点。

(1)电子档案方便查找和管理。所有的档案信息都可以通过计算机和办公网络查找、统计、分析、计算,实现了资源共享,同时避免了传统纸质档案因翻阅和借阅造成的磨损和丢失。在查找某一具体档案时,只需要通过计算机设定查找内容,就可以查到这份档案的存放地点,甚至可以直接在计算机显示屏看到这份档案的内容,大大提高了工作效率,

(2)电子档案更加节省存储空间。在传统的纸质档案时代,每年都有成千上万份文件资料流转、存储、借阅。如果逐页打印可能会消耗大量纸张。档案管理实现电子化存储后,每年的档案信息除了个别必要的以纸质形式存储外,大多只需要用几张光盘或几个硬盘存储,这样大大节约了存储空间。有些单位原先档案室爆满,甚至需要好几间库房存放档案的状况可以得到改善。

(3)电子档案存放地的环境要求更严格。光盘、硬盘、磁盘等移动存储介质的工作寿命容易受磁场、温度、有害气体、灰尘等因素的影响。因此,相比于纸质档案存放地点需要防火、防潮的要求,电子档案存储地的要有更加严密的防尘、防热、防磁、防冻等措施。

二、当前军队电子档案信息管理存在的几点问题

1、存在计算机病毒的威胁。计算机病毒是一些人通过编写特定的代码程序,利用各种机会入侵特定的电脑或网络,以达成自己的目的,造成被入侵电脑信息泄露,系统瘫痪等严重后果。计算机病毒是影响军用档案信息安全的首要因素,它传播速度快,危害性大。由于军用电脑需要接收外界的数据,使得军用办公网络不可能完全封闭,计算机病毒仍有入侵的可能,军队档案信息仍有被篡改、删除的隐患。

2、有些办公人员缺乏档案信息风险意识。电子档案信息安全的维护需要档案管理人员加强自身的安全保护意识,但是有很多人,自身的安全意识过于薄弱,有的对计算机中的漏洞疏忽大意,比如在共享的硬盘下不设置权限,任何人都可以访问档案信息;有的不安装杀毒软件,不设置密码。

3、档案信息备份制度几乎没有实施。在军队内部,有条件的单位实现了电子网络化办公,这些单位有大量的档案信息需要以电子文档的形式存储。但是由于大多单位没有采取档案信息备份存储的措施,一旦出现某种意外,存储设备损坏,就会导致档案信息的丢失,且很难复原。

三、对加强军队档案信息安全管理的几点建议

1、增强管理人员安全意识。信息化的时代,人才是重要的生产力,我们必须加强对人才的培养力度,保证档案管理人员专业技术过硬。同时,不能单靠专业技术人员来完成所有的安全管理工作,只有从思想上充分重视,从而提高所有工作人员的档案安全意识,使得所有的工作人员都能熟悉相关规范要求,才是从根本上解决问题的关键。

2、完善电子档案的安全防御系统。一般来说,为了确保档案信息的安全,需要定期对计算机系统进行全面的扫描,排除计算机系统的安全隐患。一旦出现漏洞,要及时修复,对于一些影响安全的问题要及时提出有效的解决方案进行补救。要强化使用者的身份验证,完善相关验证制度法规。安装并及时更新杀毒软件、防火墙系统、系统补丁,做好计算机系统的检测、杀毒工作,杜绝间谍软件、病毒的入侵。同时还要采用干扰技术。干扰技术是指用干扰器发射出来的电磁波来干扰计算机辐射出来的电磁波,以掩盖计算机泄露信息的内容和特征等,让获得泄漏信息的人无法复原。常规的做法是将计算机显示屏连接干扰器,使得有所图的人员无法通过计算机显示屏的电磁波还原显示屏影像从而获取军队档案信息。

3、建立电子档案的保管制度。和传统的手工方式一样,电子文档形式的各类档案,也应当按照相关规定归档保管。对移动存储介质排序编号,标明存档的时间和文件内容,并制作档案管理文件卡片。在档案信息的存放地点做好防火、防潮、防尘、防光、防压、防腐蚀工作。严格设定电子档案的使用、查阅权限,对不同种类的信息制定不同的权限,禁止无关人员接触档案的信息。同时也要完善档案信息定期备份制度。由于磁盘、光盘等档案信息载体的物理特性,在存放档案信息时应采用“AB备份法”对数据信息备份,并存放在不同的地点,以防止发生意外而导致档案信息的损失和不可恢复。要设立备查登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。

四、结束语

总之,军队的档案安全管理是一项长期而又艰巨的工程,涉及意识、管理、技术、制度、人员的方方面面,这就要求档案信息管理部门在各级领导的大力支持下,科学、规范地统领档案管理工作,最大限度的延长档案信息的寿命,使得军队的“记忆棒”得以“长存”。

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摘要:本文基于笔者在项目安全管理工作中的经历,从劳务用工安全档案的建立,讲述如何解决管理从业人员系统性教育培训的问题。关键词:劳务用工;安全档案;施工安全建筑行业是国民经济的重要支柱产业,改革开放以来建筑行业得到迅速发展,其增加值约占GDP的7%,而且劳动力密集型行业,而其就业人员多为农民工,农民工为建筑业快速发展提供了大量的劳动力,但也由于该行业人员整体文化程度较低、流动性大、施工现场露天高空作.........
浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理初探
发布时间:2023-01-11
[摘 要]在如今这个信息技术飞速发展的时代,工作中对于各种信息档案管理的需求量的剧增,使得信息档案管理的模式也不再只是局限于纸张记录的层面,加之纸张记录管理信息资源存在着易丢失,易更改,记录内容单一,不易查找,浪费空间等......
浅论电子档案的管理工作
发布时间:2023-04-15
[摘 要]电子档案是一种将有关资料和档案直接存储在硬盘等媒介上,进而可以直接使用电脑对其进行修改或整理等操作,然后进行保存的过程,是一种新型的档案管理模式。本文针对电子档案的管理工作进行了简要的分析与论述。 [关键词]电......
浅谈档案信息电子化管理的重要性
发布时间:2022-09-14
随着经济的日益进步,以纸质形式为主的档案资料无论从其形成、保存和查阅利用等各个方面都有很多局限。首先在以往的档案管理工作中,工作人员过多的依赖于手工操作,要求手工完整、齐全;避免漏写、漏抄;用笔规范、字迹工整、清楚;分类......
加强档案管理服务各项工作
发布时间:2015-08-17
[摘 要]加强机关档案管理与开发利用,为地区和部门的各项工作服务是当前档案工作的一项重要任务。我们档案工作者应抓好以下三个环节。 [关键词]档案管理;各项工作;服务 一、加强重视,狠抓建档工作 档案作为人物活动的历史记......
电子文件对档案工作的影响
发布时间:2022-08-03
[摘 要]本文从不同的角度出发,对电子文件对档案工作的影响进行分析。 [关键词]电子文件;档案工作;影响 一、电子文件对档案工作的影响 (一)传统档案工作以纸质文件为对象,而计算机应用后,文字材料被电子文件取代,它是由......
如何加强农经会计档案管理
发布时间:2022-10-02
[摘 要] 会计当今社会最多见的一个行业群体之一,古往今来,会计这个行业都一直存在,证明会计设置对于一个群体或单位是极其重要的。会计档案是一个组织十分重要的资料,它如实反映了组织从过去到现在的发展记录,为未来的发展可以起......
适应时代需要,加强档案管理
发布时间:2022-11-23
【摘 要】面对社会和时代的发展,要不断提高档案管理水平。为此,要建立检查档案管理制度,要提高检查人员档案质量管理意识;全员参与、分工负责;加强检查档案质量的事中控制与管理;积极推进信息化进程。要完善档案管理自身制度,牢......
电子文件与纸质档案在保护技术上的差异-档案管理论文(1)
发布时间:2013-12-18
电子 文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护 理论 造成很大的冲击,电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别,这些差别将是电子 时代 档案保护技术的新领域。 一、载体寿命的差异 纸张的耐久性取决于纤维素的......
加强声像档案管理工作刻不容缓-档案管理论文(1)
发布时间:2022-07-24
声像档案是指国家机构、 社会 组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的 历史 记录。声像档案是一个单位档案的重要组成......
浅析治安案件的办理程序
发布时间:2023-05-02
摘 要 治安案件的办理程序一直是治安案件查处研究的重点问题。由于治安管理相关法律法规自身的不成熟性,造成了公安机关在案件办理中存在很多争议与不足。本文拟从公安实践与理论中争议最多的地方入手,粗浅的谈论了自己对相应问题的......
浅谈基层医院办公室的档案管理
发布时间:2015-08-17
[摘 要]办公室档案管理工作是单位职能管理部门的一项重点工作内容,是一个单位发展前进轨迹的展现,它为研究单位业绩、制定科学的发展道路提供了强有力的依据。档案作为知识的结晶和信息资源,是历史发展与社会实践的真实记录,是各项......
档案室电子档案管理中的注意事项论文
发布时间:2022-08-24
1电子档案的特点优势分析电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括:其一,档案整理工作量大,需投入较大的人力物力,管理效率低下;其二,纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端;其三,传统纸质档案数量巨大且庞杂,在查阅、修改、填写时存在诸多不便;其四,纸质档案在保存上相对繁琐,易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势,电子档案明显具有诸多优势,具体包括:其一.........
对电算化会计档案安全问题的思考
发布时间:2022-08-27
希望查字典范文网整理的电算会计论文:对电算化会计档案安全问题的思考能够给您带来一些灵感。 随着社会科技的不断发展,电子计算机技术逐渐被应用到传统的会计工作中,形成了一种新的会计分支,即会计电算化。会计电算化的应用在很大......
知识管理趋势下如何强化档案建设
发布时间:2019-10-14
摘要:在当今知识经济高度发展的时代,企业档案管理工作日益重要,并逐渐成为企业在市场竞争中的一个关键因素。而对于工程档案来说,各单位要实现自身的企业转型,就必须加强对单位档案资料的管理,通过强化信息化建设保证档案信息的完整性、真实性、可用性,为企业生产、经营和管理提供坚实可靠的依据,以保障企业在市场竞争中拥有更强的竞争力,在经济产业知识化的社会中获得长远的发展。关键词:知识管理;工程建设单位;档案信.........
加强文书档案管理新路径的思考
发布时间:2023-05-28
摘 要 文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据,具有很高的保存或参考价值,它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况,在单位工作中起着承前启后的重要作用。 关健词 加强 文书档案 管理 思考 文......
浅议电子档案的整理与保护-档案管理论文(1)
发布时间:2013-12-18
一、 电子 档案的整理 目前 ,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。 1、文书电子档案整理 一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进......
浅谈档案安全管理及其利用
发布时间:2023-06-20
摘要:胡锦涛同志指出:“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。”本文依据档案安全管理对国家和企业的重要性,从“加强档案安全体系建设,确保档案安全;加强档案保管安全,确保档案完整;加强档案库房安全,延长档案使用寿命;加强档案利用安全,促进企业健康发展”四个方面浅谈档案安全管理实施工作的思路。关键词:档案安全管理安全利用0引言档案是对事实的历史记录,档案安全是档案工作的重点.........
卫生事业单位档案安全保管的规范化管理
发布时间:2022-10-24
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的前提 公文是文书档案的前身,文书档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此,......
探讨加强施工现场临时用电安全管理
发布时间:2015-08-03
【摘要】 在建筑施工中临时用电管理的好坏直接关系到施工人员的人身安全和工程的施工进度,本文结合施工现场的特点简要论述了在建筑施工中如何有重点地加强施工现场临时用电管理。 【关键词】 施工现场;临时用电;管理 引言 施......
浅谈加强县级电力安全生产管理论文
发布时间:2022-10-24
21世纪是我国社会经济高速发展的时代,新时期的到来必然为电力企业发展带来更多的挑战与机遇,电力企业要想在激烈的市场竞争中站稳脚跟,以下就是由小编为您提供的浅谈加强县级电力安全生产管理。 满足日益增长的用电需求,必须大力加......
浅谈县级公安机关档案信息化管理
发布时间:2022-10-24
县级公安机关档案管理是一项非常重要的基础性工作,在打击犯罪、保护人民和维护社会稳定中发挥了重要作用。随着经济社会的发展,公安实战工作对档案管理提出了新的要求。加强档案信息化管理,进一步提升档案工作服务打击犯罪、服务社......
浅谈文书档案管理信息的电子化应用
发布时间:2023-06-20
[摘 要]文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平,及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用,但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。本文就应用信息电子化的文书档案管理......
论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径
发布时间:2019-10-17
摘要:中学的档案管理是中学里所有管理工作中最为重要的一项,近年来,我国教育教学通过不断改革有了很大的进步,因此学校中的日常管理工作也显得越来越重要,其中档案管理是提高学校日常管理工作效率的重点。由此以来,整个学校的教学工作水平以及管理工作的效率都能从档案管理工作中体现出来。学校在开展各项评选活动的过程中,档案管理每每都会得到重视,各部门都是以它产生的经济效益以及社会效益看出它的价值的。作者在文中论.........
电子档案管理的探讨与研究
发布时间:2022-12-21
【摘要】电子档案作为信息社会发展的产物,已成为档案的重要组成部分。因此,档案管理者应顺应时代发展的潮流,正确积极认识电子档案的特点,加强对电子档案管理的研究。 【关键词】电子档案;优越性;管理措施 【Abstract】Elec......