现阶段,我国新闻事业发展正处于蒸蒸日上阶段,很多媒体新闻档案开始越积越多,而采用传统的手工管理模式无疑难以确保档案管理质量和效率,且不契合当前信息化新时代发展背景。传统档案管理模式不仅需要耗费管理员大量时间和精力,且管理质量和效率低下,不利于档案后续开发利用,难以充分发挥出新闻档案的潜在价值,同时还存在有档案丢失、残缺、腐蚀等风险。因此,在当前信息化时代背景下,如何加强新闻档案的信息化管理建设,便成了新闻单位需要重点研究的方向。

一、新闻档案管理特点

一是形式多样性。一个新闻的产生必然会有很多与之相关的资料作为支撑,且在对新闻内容进行采集、编辑或整理过程中也可能会衍生出很多有联系的信息资料,而这些信息资料既有音频、视频,也有文字形式,其记录方式也会有一定差异,由此这就有了新闻档案的形式多样性特点。二是数量繁多性。每一条新闻下所衍生出的资料内容多到令人咂舌,其中数量最多的变式音像档案[1]。就以重庆日报报业集团为例,重报集团主办的报刊有重庆日报、重庆晚报、重庆晨报、重庆商报等;重报集团主办的期刊杂志主要新闻究导刊、今日重庆、红岩春秋等;重报集团主办的网络媒体主要是华龙网。这些机构部门每时每刻都在产生大量的新闻档案,由此可见新闻档案具有数量繁多性特点。三是内容分散性。新闻报道在产生中会有很多需要记录的资料,而要归档的文稿、书信等可能分别保留在不同新闻编辑或采访记者手中,分布较为分散且易发生遗漏,不利于后期搜集整理,并带来相应的损失。

二、档案管理信息化建设积极意义

(一)提高档案管理效率。

新闻档案涉及内容很多,倘若对其进行手工管理势必会消耗管理人员很多时间和精力且最终取得的管理效果欠佳。而对新闻档案管理进行信息化建设,可以引入先进信息化管理系统,实现自动化档案管理,将新闻档案管理人员从繁琐、乏味的档案管理中解脱出来,从而有更多的时间和精力投身于檔案资源的开发利用上,这将会大大提高档案管理工作效率。另外,通过加强档案管理信息化建设,还有利于管理人员在最短时间内找到所需要的资料,在有相关人员进行资料查阅时,可以显著节省更多查阅时间。提高档案管理工作效率,大大减少了档案管理中的无用功。

(二)提高档案开发利用。

传统的手工档案管理模式十分不利于资料查阅和研究,尤其是新闻档案涉及内容繁杂,数量较多,在查阅时十分不方面,不利于新闻档案资源信息的实时共享。而通过加强新闻档案信息化建设,则可以将新闻档案信息集中储存在计算机硬盘中,并对其进行分类整理,在需要查阅相应文件资料时,只需要在相应的搜索菜单中进行关键词搜索即可,这样大大提高了新闻档案信息的查阅效率,有利于提高新闻档案开发利用,充分发挥档案自身价值。

(三)增加档案保存期限。

传统纸质档案保存方式容易受到外界环境影响,比如温度、湿度及空气氧化等,均可能会对纸质档案产生影响,天长日久会造成档案损坏或腐蚀,影响档案管理质量。而通过新闻档案信息化管理建设则能够有效解决保存问题,避免外界环境对档案保存产生不利影响,管理人员只需要做好档案数字备份,确保服务器正常运行,不会出现档案被损坏等情况,延长了档案保存时间。

(四)提升档案的安全性。

档案管理信息化建设主要是利用现代计算机信息技术对档案内容进行管理,将传统纸质文档信息转变成数字化信息储存,同时可进行用户权限管理,或应用认证技术等,这样可以避免一些没有权限人员擅自查阅文件,确保文件保存及传输的安全性。只有具有查阅或使用权限的人才能够对新闻档案进行查阅、传输,以此来降低档案资料外泄的几率,提升档案储存和管理安全性[2]。

三、新闻档案的信息化管理建设策略

(一)树立新闻档案的信息化理念。

新闻档案管理信息化建设的基础,是要从思想上树立信息化管理理念,打破原有新闻档案管理格局,冲破传统管理限制,实现由传统管理向信息化管理的转变。新闻媒体领导及新闻档案管理人员应增强信息化档案管理建设观念,加强对档案管理信息化建设的认识,了解到在当前新时代背景下,新闻档案管理信息化建设的必要性和紧迫性。从宏观上将新闻档案信息化管理建设纳入自身发展战略规划中,在实践中及时发现新闻档案管理信息化建设中存在的问题,准确把握问题产生的原因,尽早制定针对性措施进行解决。同时展开宣传,提高所有新闻工作者对新闻信息化管理建设的理解,从而促使所有员工积极投身于新闻档案管理信息化建设当中。

(二)加大新闻档案管理资金投入。

经费的投入是确保新闻档案管理信息化建设的基础,对此新闻单位应加大资金投入,以充足的资金为新闻档案管理信息化建设提供保障。一方面,资金投入应加强新闻档案管理信息化基础设施建设中。引入先进计算机网络技术,制定有新闻档案信息化管理系统,确保相关硬件及软件设施齐全,同时在硬件软件相关设备购买上要确保质量。另一方面还要在新闻档案管理系统运作、网络维护上加大经费投入,不仅要注重系统构建,更要重视系统维护,确保网络信息系统安全使用,保障系统高效运行。另外,为了确保新闻档案管理信息化建设资金投入,国家相关管理部门也应加大重视,予以相应的政策支持或资金支持,为新闻档案管理的信息化建设提供资金保障。

(三)建立科学信息化管理数据库。

新闻档案管理的信息化建设需要涉及很多新闻数据资料,要想确保信息化建设的顺利实施,实现传统庞大的纸质文件处理向信息化档案管理方向转变,数据库的建立至关重要,这是新闻档案管理信息化建设过程中的必经环节。新闻档案管理数据库需要对文字信息和多媒体信息进行识别、采集、整理、保存,并及时更新,只有做好图像数据、视频数据、文字材料的采集、管理,才能建立一个具有高价值的新闻档案管理数据库,真正发挥新闻档案信息化建设所具有的优势。同时新闻档案管理数据库的建立必须要契合新闻工作具体情况,既要保证数据库的合理性、适应性和全面性,同时也更容易与内部工作人员达成共识,提高档案管理效率。另外,新闻档案管理信息化建设还制定相应的管理系统,实现信息资源的共享,监督并制约新闻档案管理信息化建设过程,确保信息化建设契合国家相关法律法规及规章制度要求,为新闻发展夯实基础[3]。

(四)制定新闻档案管理规章制度。

制定新闻档案信息化管理制度,确保信息化建设有规可循,通过建立全面性的管理制度,来提高新闻档案管理信息化建设的规范性。新闻单位应根据自身档案管理特点制定科学、完善的管理法规体系,对档案管理信息化建设原则、主体、方法、开发准则、利用等内容进行明确规定,同时还要确定新闻档案管理信息化建设的具体内容、范围、责任人、归档期限、归档标准及相关流程手续等内容;应明确信息化建设后,新闻档案开发利用相关制度内容,包括档案开发原则、开发权限、开发时间等;制定新闻档案分类标准及档案类目级次,构建新闻档案信息化分类体系;明确新闻档案数字化档号编制规则及档号代码编制新闻档案类目、归档、保管期限、密级一览表,规范新闻档案信息分级管理,提高新闻档案管理信息化建设的规范性和标准性。

(五)重视新闻档案管理人才培养。

新闻档案管理人员自身管理水平、信息技术能力及综合素质会对新闻档案管理信息化建设产生直接影響。所以,要想确保新闻档案管理信息化建设质量和效率,就必须要打造一支高素质、高效率、高水平的专业信息化管理团队。培养与时代相符合的信息化、数字化、专业化的新闻档案信息化管理人才。一方面,要重视对现有档案管理人员信息化专业知识的培训,鼓励其加强继续教育,定期对其展开培训,并且注重培训工作的信息化针对性,结合管理人员自身实际情况制定培训计划。另一方面,还可以引进具有信息化技术知识背景的档案管理人才,优化档案工作环境,做到能够吸引人才、留住人才。

四、结语

总之,新闻单位在档案管理信息化建设过程中,应充分结合新闻档案管理自身特点,从实际除法,及时解决信息化建设过程中存在的问题或弊端,尽可能推进新闻档案管理信息化建设进程,全面提升新闻档案管理质量和效率,为我国新闻事业发展夯实基础。