档案公共服务能力是指充分利用馆（室）藏档案资源向社会各界提供政府政务信息、现行政策法规、历史文化积淀、各类凭证资料等综合信息服务和为各级政府和领导提供科学决策服务的能力。近些年来，档案馆（室）在公共服务方面，从理论到实践上都取得了一定成绩，但是也呈现出一些问题，档案开放程度不高，档案信息服务手段的落后等等，这些都制约着档案事业的进一步发展。因此，如何提高档案馆（室）公共服务能力已成为值得档案工作人员认真研究的重要课题。
一、档案馆（室）公共服务的定位
（一）重新定位服务方向。服务方向应该由以党政机关为主转向面对全体社会组织和公民个人。人民群众的需求将成为档案馆利用服务的主要导向。确立以公民为主的服务理念可以视为新形势下档案部门与国际惯例的接轨。
（二）重新定位服务内容。档案馆的服务内容不在是单一的档案信息提供，还包括已公开现行文件在内的政府公开信息提供。现行信息供应超越了传统意义的档案馆概念。
（三）重新定位服务目的。档案馆服务的目的应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其它组织的根本利益”。也就是新形势下的档案馆的公共服务不仅是一种公益行为，更是政府依法行政的行政行为。档案馆不仅是文化事业机构，还是代表政府实施行政行为的窗口。
二、档案馆（室）公共服务存在的不足
（一）馆藏档案内容单调、数量少。长期以来，大多数档案馆（室）他们只接收机关的文书档案，大量反映本地区经济与社会发展的专门档案被排除在进馆范围之外，不少反映社会变迁、民众生活的个人、家族、群体的档案仍散存于民间。因而造成馆藏档案门类少、内容单调、数量严重不足。由于档案馆（室）名不符实、馆藏档案不仅数量少，而且内容严重游离于公众的需求，普通百姓很难从档案馆（室）获得管用的信息。
（二）档案开放数量偏少，开放范围偏窄。档案开放是指对形成满一定期限，不需要继续控制使用的档案，解除封闭，简化利用手续，向社会各界及公民个人开放。据统计，开放档案一般约占应开放档案的50%，占馆藏档案总量的30%。部分档案馆（室）几乎没有任何档案向社会开放。造成这种状况的原因：一是对到期应开放的档案不能及时进行鉴定；二是为规避风险不适当地扩大开放限制的范围，开放鉴定的尺度“宁严勿宽”；三是没有把档案开放鉴定作为一项日常工作长抓不懈。
（三）档案利用服务方式单一，对外利用服务时间机关化。利用服务是档案馆（室）工作的核心环节，利用服务的方式直接影响利用服务的效果。目前，多数档案馆（室）的利用服务方式只有接待利用者直接来馆查阅档案资料，既没有生动活泼、群众喜闻乐见的活动形式，也没有现代化的演播、展示手段。几乎所有档案馆（室）的对外服务时间与机关办公时间同步，工作日中午停止接待，内部学习日、双休日、春节、五一节和国庆节等闭馆。
（四）档案馆舍面积狭小，严重缺乏公众服务场所。档案馆舍是实现档案馆功能作用的主要载体和场所。档案馆（室）的馆舍符合国家档案馆库建筑标准的不多，多数馆（室）除办公用房外，就是存放档案的库房，公共服务场所只有档案阅览室，既没有档案陈列展览场地，更没有多媒体视听室。馆内的环境布置与党政机关办公室一样刻板，没有任何文化艺术品味。更让普通群众感到不便的是，出于安全保卫的考虑，大多数档案馆（室）都建在党委政府的机关大院内，进馆查阅档案都要受到机关门卫的严格“盘查”，大有“门难进、事难办”的感觉。
三、不断档案馆（室）创新公共服务的方式
（一）深化已公开现行文件利用工作。一要进一步提高各机关单位和档案馆对开展已公开现行文件利用工作重要意义的认识，把做好这项工作作为加强本地区本部门政务公开的重要内容，使之成为帮助人民群众及时了解党和政府各项方针政策及政务信息新的窗口。二要切实做好已公开现行档案的移送工作，明确移送原则、移送的部门和单位、移送的文件范围。三要建立确保已公开现行档规范利用的机制，各级综合档案馆要指定负责接收档的部门和人员，建立健全相关的制度，做好现行文件的接收、整理、保管、数字化处理等工作，设立方便群众查阅的专门网页或场地，为公众提供方便快捷的服务。
（二）大力推进档案公众网站建设。一是加快网站布点的步伐，有条件的档案馆（室）都要把档案公众网站建立起来。二是把为公众服务、为企业服务作为出发点和归宿，坚持从公众需求出发，不断更新网站内容，把承担的各项公共服务的内容、办事程序、办事方法等信息向公众公布，并通过网络提供“一站式”服务。三是构建起以省级档案馆（室）公众网站为主站的包含各市县档案公众网站在内的综合档案网站群，实现信息资源的互联互通和有效整合，充分发挥网站群的整体功能作用。
（三）积极举办档案展览。一要选准主题，紧扣党委政府的中心工作，围绕重要的节庆和大型纪念活动，贴近社会的重点和热点问题，不能为编而编，为展而展。二要把历史与现实有机地联系起来，既要有历史厚重感，又要通过对比达到借古喻今的效果，使档案馆（室）肩负起对公众进行国情、省情和科学文化知识等教育的社会责任。三要有档案文化味，让人在接受教育的同时，欣赏艺术的魅力，享受文化的熏陶，体味休闲的娱乐，使参观档案展览成为公众文化生活的新时尚。四是档案展览不仅在档案馆（室）内办，还可以采取流动巡回的方式，进学校、入小区，扩大受众面。
（四）加大档案文化产品的开发力度。档案文化产品的开发是指以馆藏档案资料为依托，经过必要的整理纂辑，形成各种形式的文化产品，通过各种管道为需要者所用。档案馆（室）不单是传统意义上查阅档案的场所，它还应该是文化产品的产出基地。在档案编研工作上，要积极推动编研方式逐渐从传统的原始数据编纂转为对档案信息的精细加工和专门研究。在文化产品的选题上，不仅要为科学研究、资政囊政提供参考数据，而且还要直接服务于经济建设、文化事业和群众生活等。在档案文化产品的选材上，不仅要有文字材料，还要有图片、书画等。在档案文化产品的载体上，不仅要有传统的纸质出版物形式，还应该有生动形象并具有良好视听效果的多媒体形式和网络传输形式。在档案资源的开发上，不仅要依靠档案部门自身的力量，还要广泛借助和利用社会力量，招引专家学者加盟，共同开发出源源不断的高品位档案文化产品。
