所谓修辞，就是适应特定的交际需要与情境，灵活巧妙地运用各种语言因素和表现技巧，恰当而有效地表达意旨，以取得最佳表达效果的一种手段。由于公文直接应用于实际、作用于现实，与一般文章修辞相比，公文修辞有它突出的特点和美学追求，要取得理想的修辞效果需作出艰苦的努力，需博学强识，具有多方面的知识与能力。
—、公文修辞的特点
公文的修辞特点概括起来有五个方面的内容：
(一)修辞目的的明显功利性
凡公文都是有所为而作。写作公文一言一语都要紧扣行文目的，进行修辞的各种努力都要为着正确的传达意旨，增强公文的说服力、感召力，更好地实现其效用。这种明显的功利性是公文修辞的灵魂。黄庭坚有一句诗： “文章功用不经世，何异蛛窠悬露珠”。公文写得再好，若于世无补，于事无益，也是失败的。
(二)修辞主体的多角色性
公文写作往往是一种集体劳动，需多人参与。有交办授意人，有草拟执笔人，有审核把口人，有签发人。不同的角色按照各自的职责分别有所侧重地对公文的内容与形式进行斟酌、推敲和修改，共同对公文的质量把关。这里每个角色都是修辞主体，他们的各种考虑和想法都要通过恰当的语言形式来体现。
(三)修辞过程的分阶段性
公文修辞不是一次完成的。它分为授意、酝酿阶段，草拟成文阶段，审核会签阶段，签发印制阶段。一些重要的决定、决议和法规性公文还要经会议讨论、通过。每个阶段就是一道修辞的工序，从毛坯到成品，渐至完善。就是在最后的印刷环节，也还要注意语言、标点、文面的检测与订误。
(四修辞范围的全包容性
公文修辞所寻求的是内容与形式的完美结合。它不单纯是做文字功夫，而要从准确、有效地表达意旨的需要出发选择、调整语辞。因而修辞者视野要广，思虑要深，见识要广，想问题要周全。从所持的观点、态度，叙述的角度、分寸，到表达的口气、语气;从文章的结构安排，标题的拟制，到材料的选取;从语言锤炼、标点使用，到文面格式，都要全面考虑，悉心斟酌，力求达到最优化的境界。
(五)修辞方法的有选择性
公文的语言是一种理智的语言，以“平实”为其本色。按照陈望道先生在“修辞两大分野”的划分，它偏重于消极修辞，要求语言“必须处处同事理符合”，表达得极明白，“毫不含混，绝无歧解”。其功夫主要用在词语的选择、句子的锻炼、事理与逻辑的缜密表达等方面。一般不使用夸张、描绘和变异性的修辞手法。在修辞方法的选择方面没有其他文章那么大的自由度。
这五大特点表明，公文修辞是一个系统工程，环节多，要求严，比一般文章修辞要复杂得多，工作量大得多，且有较大难度。
二、公文修辞的美学追求
进行公文修辞，首先要从整体上把握公文语体的基本特征和修辞规律，了解公文修辞的美学追求，从而增强公文修辞的自觉意识，真正做到“立言得体”“言之有文”，提高公文效用。
公文语体又称事务语体，它是适应行政管理、事务交往需要而产生的一种语言功能变体。由于公文受特定的交际环境、内容和手段所制约，各种公务文书在语言运用上形成了一系列有共性的特点，构成公文语言独特的美质。
公文语体最突出的美学特征和美学追求是实诚精确、平易质朴、庄重典雅、明核简约、整饬规范。
公文写作强调立诚尚实，反对虚空巧伪。《易经》所载“修辞立其诚”是最早提出的公文修辞原则，也是公文修辞第一要义。公文语体要求措辞准确、精炼，“以明允笃诚为本”，据实而书，实事求是，“不以巧辩饰其非，不以华辞文其失”。太平天国《戒浮文巧言谕》提出：“一应奏章文谕”均要“实叙其事”，“语语确凿，不得一词娇艳，毋庸半字虚浮。”追求一种实诚之美。
公文语体少文饰，去华丽，忌奇巧。径直坦易，语句平匀，没有怪词僻句，力图用朴实无华、平稳无议的语辞准确鲜明地表达意旨，说明事实。追求一种清丽之美。
公文语体要求使用规范的书面语词，俗语词、口语词、方言词一般不用。一些表义精确、概括性强的古语词成为了公文专用语汇，使用频率较高。句式单纯，句子完整严谨，很少使用变式句，绝不使用感叹句和省略句。表意肯定，不含糊，不游移。追求一种庄重之美。
公文语体以简约体要、事核意明为尚。《文心雕龙·议对》指出：“文以辩洁为能，不能繁缛为巧;事以明核为美，不以深隐为奇。”要求文词洁净利落，不枝不蔓，言约义丰;述事清楚明了，毫不晦涩。追求一种简明之美。
受公文程式化的影响，公文语体有较明显的模式性，或叫规格性。这表现在：一是它要按固定的格式述事说理，安排结构，即前人所说的“固情立体”、“即体定势”。二是使用一大套比较稳固的惯用语和惯用句式，如开端语、经办语、引叙语、期 请语、表态语、提示语、时限语、表敬语、结尾语。三是表达上条理性很强。台湾及西方一些国家现在采用一部分表格式的公文，其模式性更突出。
公文语体这种实诚、清丽、庄重、简明、整饬之美使公文的语言异常充盈典雅，别具异彩。要达到这一境界很不容易，不苦心孤诣地认真修辞是不行的。文章写作的规律告诉我们，造语作文要绚烂华丽容易，而要简约平实难。“清水出芙蓉，天然去雕饰”，实际上是炉火纯青的结果。齐梁时刘勰说：“意翻容易奇，文征实难工”。宋代李耆卿《文章精义》：“文章不难于巧而难于拙，不难于典而难于直，不难于细而难于粗，不难于华而难于实”。文学创作可以精骛八极，心游万仞，展开想象的彩翼自由翱翔;可以运用多种修辞手法，使出十八般武艺，为语辞生色增彩。而公文写作必须理智冷静，老老实实，按照规范要求和行文目的，精心调整语辞，运用本色、精炼的语言表达意旨。这种修辞的努力必须在对政策精神充分了解，现实情况全面掌握，且具有高超的语言文字素养和娴熟语言技能的基础上进行。这说明简明精要、朴实自然是修辞的高境界。《红楼梦》中《咏海棠》诗说：“淡极始知花更艳”。清人刘大櫆《论文偶记》说：“文贵简，凡文笔老则简，意真则简，辞切则简，理当则简，味淡则简，气蕴则简，品贵则简，神远而含藏不尽则简，故简为文章尽境。”这是深含哲理，极有见地的。
三、掌握公文修辞技能的途径
毛泽东曾经深有感触地说：“语言这个东西是非常难学的，非下苦功不可。”要熟练地掌握公文修辞的技能，练就倚马可待的公文写作本领，更好地履行工作职责，我们需要从以下几个方面下功夫：
(一)积理练识，努力捉高策见能力。
明末朱禧在《答施愚山侍读书》中谈到：“为文之道，欲卓然立于天下，在于积理练识。”要写好出策发令的公文，积理练识很重要。“积理”，就是要懂得治国之道，谙熟人情物理，了解政策法规，今天尤其要掌握好邓小平理论。“练识”，就是锤炼策见，能够出好策，献良谋。策见能力是衡量公文工作者水平高低、造诣深浅的重要标志。事实说明，不善于观察问题，分析问题，没有治政理事的能力，提不出切实有效的策见，就写不好公文。古人说“人无经济，则言虽累牍，不适于用。”可以说，策见是公文的核心和成败关键。有了好的策见，公文修辞才能“强筋壮骨”，语言才有份量和光采，这就是“木体实而花萼振”的道理。苗枫林同志的《中国公文学》提出了五种锤炼策见方法，很有启发性。一是采用把每制定一项政策都置于大局中去观察的方法锤炼策见，养成全局观念;二是采用政策反馈的方法锤炼策见，养成制定政策的实践观念;三是采用权衡各阶层利益的方法锤炼策见，养成制定政策的群众观念;四是采用向前看的分析方法锤炼策见，养成制定政策的辩证观念。这五个方面的概括全面，对我们有指导作用。
(二)博学精研，不断提高科学文化素养和业务水平。
公文写作与修辞，需要有丰富的科学文化知识，有高超的驾驭语言文字的能力。毛泽东同志的应用文章说理深刻透彻，逻辑严谨周密，笔调生动活泼，挥洒自如，语言流畅简练，耐人寻味，是与他丰富的社会阅历、广博的历史知识、扎实的语言功底、深厚的传统文化素养分不开的。他对几千年的中国历史演变了然于心，对汗牛充栋的民族文化精华几乎遍览。 “其蓄之也富，故其出之也裕”。他在写作中各种史实典故信手拈来，往往点石成金，推陈出新，死典活用，化平淡为神奇。今天我们从事公文写作，也应该认真看书学习，努力提高和丰富自己的德识、才学。要刻苦钻研业务，精通职责范围内的各项业务工作，真正成为本部门本行业的行家里手。同时要经常深入实际，调查研究，向人民群众学习。这样，“本深而末茂，形大而声宏”，在公文写作中才能很好地把握规律、抓住要害，语言表达才深刻警策，新鲜活泼，不断引进源头活水。
(三)广为借鉴，继承优良的公文修辞传统。
公文修辞实践与研究在我国有非常悠久的历史，据考证，“辞”在先秦时期就指施政化民的文章教令。修辞最初专指对包括理狱争讼之词在内的各种公务文书的加工与修饰。为了更好地发挥文书教令的效用，前人特别重视公文修辞。 《论语·宪问》记载： “为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之。”拟制一篇文书，要经过草创、讨论、修饰、润色四道工序。后两道无疑是专门的修辞，类同今天的文字加工与校核。在长期公文修辞实践中，前人积累了非常丰富的经验，产生了许多精辟见解，形成了较为发达完整的修辞理论。一些中肯深刻的论断今天仍熠熠生辉，给人很深的启迪和教益。如“修辞立其诚”(易经)。 “政贵有恒，辞尚体要”(尚书)，“事深于政术，理密于时务”(文心雕龙)。 “公私文翰，并宜实录”(朱元璋)， “文章以体制为先，精工次之”(倪思)等。涉及到公文修辞的目的、方法、效果等各方面。特别值得珍视的是，几千年文明发展，几千年政体运行、国祚兴替，前人为我们留下了极为宝贵而丰富的公文修辞资料和成果。这些成果“铿乎有声，炳乎有光”，是前人修辞思想、修辞原则的直接实践，它不仅为我们提供了大量有价值的古代和近代政治、经济、文化等方面的史料，也是我们学习前人公文修辞经验以改革文风的极好教材。
流传下来的优秀公文最为突出的特点和值得我们借鉴效法的有以下几个方面：
1、匡世济时，补察政阙，有很强的针对性。执笔者不作虚词空论，而是密切关注，积极干预社会现实。他们揭民瘼，察政阙，扬善匡恶，很多奏疏所触及的是当时最敏感，最尖锐的社会问题，所指向的是显赫权贵甚至最高统治者。为了国家和民族的利益，执笔者敢于冒天威，批遵鳞，揭病痛，止成命，如李斯的《谏逐客书》、贾谊的《陈政事变》;有的忠贞劝谏，纠偏补失，言苦志诚，如魏征的《十思疏》、胡铨的《戊午上高宗封事》。更多的是为改革社会、富民强国出谋献策，如李谔的《上隋文帝革文华书》、薛福成的《治平六策》。这些文书均“顺情入机，动言中务”，辅君济时，卓识盖世。这种干预时政，敢对当局说“不”的耿介无畏精神和勇气值得今人很好学习。
2、径直明核，实事求是，有很强的说服力。传世的公文大都开宗明义，直书其事;言清辞质，看不到浮华晦曲之词和雕琢之痕。李斯的《谏逐客书》开篇第一句就说：“臣闻吏议逐客，窃以为过矣。”直截了当，毫不掩饰。魏裔介的《宽逃人之法》实录见闻，事例酷烈，使顺治皇帝读后“大感动”。翻阅曾国藩的奏章，印象最深的也是叙事述理率直无隐，清楚明了，就是打了败仗也按实禀报损兵折将情况。
3、文辞精炼，言近旨远，有很强的概括力。古代优秀公文一般都很简短，辞约理周，立意精警，令人折服。汉高祖《入关告渝》不足百字，简洁明快，恩威显赫。汉武帝的《求茂才异等诏》仅67个字，说理精辟，意义深远。文中说“盖有非常之功，必待非常之人。故马或奔踶而致千里，土或有负俗之累而立功名。夫泛驾之马，跅驰之士，亦在御之而已。其令州郡察吏民有茂才异等可为将相及使绝国者。”无一空言赘语。象晁错的《论贵粟疏》、诸葛亮的《出师表》、苏轼的《教战守策》都事关军国大计，涉及面广，情况复杂，但都写得简明扼要，字字剀切，最长的也不满两千字。
4、气充词断，感情充沛，有很强的感召力。文气贯注，语意恳切，富于气势，是古代优秀公文又一显著特征。不少文章析事辩理，一针见血，话语含刚毅，文章有骨鲠。尤其是驳议、箴谏公文，更是理直气壮。如王安石《答司马谏议书》，海瑞的《治安疏》。作者站在国家民族的利益上，高层建瓴，竭诚心，披肝胆，文辞中充满正义之气，浸染忠贞之诚，蕴含激越之情。读这些公文，使人感受到一种思辩的力量、真理的力量、爱国恤民、向善疾邪的情感力量。真正起到了“鼓天下之动”的作用。
5、警策深刻，耐人寻味，有很强的可读性。由于撰拟者多是学识渊博，具有经国济世之才、富于政治经验、且熟悉国家治理事务和社会情况的职官，他们既是政治家、策略家，又卓有文才，因而出言为令能“尽节而知治”，内容深刻而适切时务，同时又运局纯熟，措词老到，自然质文兼备，不胫而行远。如贾谊的《过秦论》、司马迁的《报任安书》、李密的《陈情表》、丘迟的《与陈伯之书》、史可法的《请出师讨贼疏》等不仅内容丰富，意旨宏远，而且文词精美，结构严谨，令人百读不厌。优秀公文中不少警句名言融铸着历史的经验，闪烁着真理的光辉。如魏征奏疏中的“兼听则明，偏听则暗”，“求木之长者，必固其根本;欲流之远者，必浚其泉源;思国之安者，必积其德义”， “以铜为镜，可正衣冠;以古为镜，可知兴替;以人为镜，可明得失”。其睿智哲思，醒人而励志。
(四)躬身实践，在实际写作中悉心体悟公文修辞的奥秘。
公文修辞是一种技能，不经过亲自实践和长期磨练是掌握不了的。现在政府部门一些“笔杆子”见事快，反应敏捷，概括分析能力强，文字表达功力深，写作公文又快又好，都是在实践中“熬”出来的。
公文修辞难度大、要求高，需从多方面努力。现在公文中的语言问题较多，尤其是基层单位的公文语病触目可见。其原因有多种，最主要的是学养不足，读写能力有降低的趋向。这似乎是较为普遍、甚至世界性的问题。国内外一些学者都谈到市场经济条件下人们重实而轻文，作为“智力三元”的语言能力被忽略。著名数学家苏步青谈到审阅一位博士生的论文时说“我给他改病句和错别字的时间比看全文所花的时间还多。”有家报社披露，6篇来自高校大学生稿件中竟有100多处错别字、病句。前些年笔者与湖南省委办公厅文电处的同志到基层单位调查文电处理情况，发现问题甚多，最突出的是语言修辞问题。因而一些专家学者奔走呼吁，要为大学生、为文秘人员补语言课，要建立语言规范法规。另外，在公文修辞上花功夫不多，下气力不够，也是一个重要原因。因机关工作多，事务繁杂，往往急于交差，没时间或不愿意在语言推敲修饰上投入精力。另外，受形式主义文风影响，一级抄一级，上下相互盗袭，改个称呼换个题，发到哪里都可以。内容空洞虚假，文字冗繁拖沓，对公文质量影响很大。秘书更替又快，新手的经验不足，认识能力、语言能力不能适应工作需要，不善于站在领导的位置和全局的高度思考问题，这样写出来的公文自然内容肤浅，套语堆砌，没有新意。
