新信访条例实施后办理群众来信工作办法
为规范办理群众来信工作，妥善处理群众来信，保护来信人的合法权益，根据国务院《信访条例》、《XX省信访条例》的有关规定和中共XX市委、XX市人民政府信访局（以下简称市信访局）的工作职责，结合办理群众来信工作实际，制定本暂行办法。
一、工作职责和受信范围
市信访局负责办理人民群众和境外、国外人士写给市委、市政府及其领导同志、市信访局的来信，以及中央、国家机关有关部委、国家信访局、省信访局交办的信件；市委、市政府领导同志交办的来信事项；向市委、市政府领导同志提供群众来信反映的重要信息；交办督办重要来信事项；向县、区和市直部门通报来信情况；指导县、区和市直部门、单位办理群众来信工作，总结推广办信工作经验，提出加强和改进办信工作的意见和建议。办理群众来信工作情况纳入市信访工作目标管理考核和公务员绩效考核范围。来信包括书信、电报、电子邮件、传真等。
市委、市政府领导同志本人对来信的办理另有要求的，按要求办理。
群众写给市信访局负责同志的来信，经本人拆阅后交给办信工作人员办理的，按办理群众来信的程序和原则办理。
二、工作原则和重点
（一）工作原则
1.坚持“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合”的原则；
2.坚持突出重点、兼顾一般、注重时效的原则；
3.坚持要事先办、急事急办、特事特办的原则。
（二）工作重点
向市委、市政府领导同志提供群众来信反映的有重要参考价值的信息，为领导同志科学、民主决策服务；交办、转送来信提出的事项，督促检查重要来信事项的处理，为群众解决实际困难和问题；及时通报可能引发群体性事件的来信情况，预防和化解矛盾。
三、工作程序
（一）来信签收、消毒和分拣
l.签收。对市信访局本资料权属文秘资源网查看更多文秘资源网资料收到的电报、特快专递和市委、市政府领导同志的批示件，实行专人签收、及时拆阅，有紧急事项的应立即办理；凡市委、市政府领导同志和其他非邮政渠道转来的群众来信，由市信访局办信处加盖收信专用戳记，交办信工作人员按规定办理。
2.消毒。收到群众来信应当即时消毒。
3.分拣。拆封前应按收信人单位、姓名和发信人地址进行检查，分拣出不属于市信访局受信范围的信件。
（二）来信启封、装订、盖章
1.启封。当日来信当日启封。启封时应注意保持信封、邮票、邮戳、邮编、地址及信封内材料的完整。随信所附物品，如证件、现金、票证、光盘、磁带、磁盘、照片等，由办信工作人员与原信一并登记，妥善保管。证件、现金、汇单指定专人挂号退回，特殊情况请示后处理。
2.装订。启封后按主件、附件、信封顺序装订整齐。装订位置应便于翻阅。
3.盖章。在来信首页右上角空白处加盖当日收信专用戳记，戳记印迹要端正、清晰。
（三）阅信和登记
1.阅信。应认真细致，准确领会来信意图、要求及反映的情况，从中筛选出重要信、紧急信。
重要信：
（1）中央和国家机关、国家信访局、省信访局的函交和函转信件；
（2）市委、市政府领导同志阅批的信件；
（3）市信访局领导同志阅批的信件；
（4）人大代表、政协委员，各民主党派和工商联负责人，知名人士，专家学者的来信；
（5）地厅级干部和县、区党政主要负责同志的来信或涉及他们问题的信件；
（6）涉及对党中央、国务院，省委、省政府，市委、市政府方针政策的制定、修改、完善、落实的意见和建议，且有重要参考价值的信件；
（7）反映我市和外市之间以及本市辖区之间重大纠纷问题的信件；
（8）内容涉及面广、社会影响大、涉及群体利益，符合现行政策或具有影响社会稳定因素的联名信件；
（9）因来信反映问题遭打击报复有严重后果的信件；
（10）反映其他重要问题的信件。
紧急信：可能引发群体性事件或扬言将采取过激和违法行为的信件，如恐吓信、轻生信等。
对筛选出的重要信、紧急信，办信工作人员应及时提出拟办意见，送处领导审核或报局领导阅批。情况紧急、时限性较强的来信，应采取电话、传真等方式及时通报有关地方或部门办理；需要转送原信的，再将来信函转承办部门和单位。
2.登记。办信工作人员收到来信后，要严格按照办信工作要求和信访工作计算机管理系统操作程序，及时按来信内容逐件、逐项填写《群众来信登记表》（附件1）或输入电脑，确保基本数据准确、完整。登记应简明扼要，并区别不同情况有详有略、详略得当。凡有效初信的登记应相对详细，不需要办理的重复信，一信多投信，不予受理、不再受理的和内容不清的无效信，可作简略登记。
来信登记的主要内容：
（1）来信人情况。包括姓名、单位或地址、身份、联系电话；
（2）受信人 情况。包括姓名、单位或地址；
（3）来信反映的内容。包括意见、建议的主要内容，问题发生的时间、地点，涉及的主要单位和人员，来信人的要求及理由，被揭发检举人的姓名、单位、身份、职务、级别等；
（4）来信分类情况；
（5）来信其他资料。包括编号、收信日期、来信渠道、是否重复信、一信多投信、联名信及人数等；
（6）来信处理方式。包括上报、交办、转送、留存，有关领导批示意见，发函字号等；
（7）备注。包括电话、传真通报重要、紧急信件的处理情况，随信所附证件、物品情况等。
（四）基本办理方式
办信工作人员登记原信后，区分情况，原则上在3个工作日内采取不同方式办理。办理群众来信的基本方式有：上报、交办、转送、通报、留存。
1.上报。内容重要、紧急或具有普遍性、苗头性、倾向性，对市委、市政府领导同志有参考价值的意见和建议，反映问题集中、突出需要报请市委、市政府领导同志阅知或批示的群众来信，报送市委、市政府领导同志。上报方式主要有原件上送、摘要上报、综合上报三种。上报的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再上报。经过核实后上报的，应将核实的情况和有关意见、建议一并报市委、市政府领导同志参阅。
（1）原件上送。群众来信原信及附件等直接呈报市委、市政府领导同志。
（2）摘要上报。群众来信内容摘要后，以《来信摘要》形式并附原信一并呈报市委、市政府领导同志。来信摘要可以是单件来信的摘要，也可以是多件内容相似的来信的综合摘要。
（3）综合上报。群众来信情况综合分析整理后，以《来信专报》形式呈报市委、市政府领导同志。
2.交办。群众来信提出的事项交有关县、区党委、政府和市直部门、单位或其负责同志办理，并要求承办单位在规定期限内反馈办理结果。交办方式主要是发函交办和电传交办。按此方式办理的来信主要包括提出个人诉求事实清楚、按政策规定应该解决的来信和重要信、紧急信。
3.转送。群众来信提出的事项转送有关县、区党委、政府和市直部门、单位或其负责同志办理，转送方式主要有发函转送、转送单转送。
（1）发函转送。以发函的方式转送有关县、区信访工作机构，市直有关部门、单位或县、区党委、政府负责同志办理。其中，发函集中转送县、区信访工作机构办理的群众来信（附件2），转送时附相对应的群众来信列表（附件3），并定期向所转送的信访工作机构通报转送来信情况（附件4）。通报内容主要包括转送来信次数、件数等。同时，要求相关信访工作机构定期向市信访局报告转送信件办理情况。报告内容包括转送的群众来信是否及时办理、领导阅批件数、交办件数、转送有关部门件数等，以及其他需要说明的情况。相关信访工作机构报告办理情况后，市信访局办信处汇总制作《转送信件办理情况统计表》（附件5），以备抽查和报告、通报情况。对发函转送县、区党委、政府负责同志办理的，抄送本级信访工作机构。
（2）转送单转送。以盖有“中共XX市委、XX市人民政府信访局办信专用章”的转送单，转送有关县、区信访工作机构，市直有关部门、单位或县、区党委、政府办理。转送单为四联，承办单位和市信访局办信处各执一联，抄送相关工作机构一联，群众来信受理回执单为一联，要求承办单位自收到之日起15日内以回执单的形式向市信访局办信处反馈受理情况（附件6）。以转送单方式转送县、区党委、政府办理的，同时抄送本级信访工作机构。
4.通报。对群众来信有关情况，以《来信情况通报》的形式，每季度、每半年向市委、市政府有关领导同志以及省信访局报告，并通报县、区党委、政府主要负责同志，同时增发县、区信访工作机构和组织部门，必要时抄送市委、市政府相关部门及其主要负责同志。
5.留存。对已按规定程序复核不再受理的来信，不需要办理的重复信、一信多投信，无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，一般可留存。留存信按来信时间顺序登记，集中存放，报经批准后每年销毁一次。
（五）督查督办
1.督查督办工作基本要求。严格执行《信访条例》和《中共XX市委、XX市人民政府信访局督查督办工作暂行办法》的规定，坚持突出重点、注重时效、确保质量、狠抓落实的原则，谁交办、谁督办，做到督办事项件件有着落，事事有结果。
2.督查督办范围和时限。市信访局办信处负责督查督办本处直接交办的来信事项。来信事项一般应当在60日内办结；情况复杂的，经承办部门或单位负责人批准，可适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日。对逾期不能办结的，要求承办部门或单位及时说明理由。承办部门或单位有《信访条例》第三十六条规定情形之一的，应当及时督办，并提出改进建议。
3.督查督办方式。根据督办来信事项的不同情况和工作需要，可以采取电话督办、发函督办、承办单位汇报、实地督查等方式进行。
市信访局办信处需要移交市信访局督查处督办的来信事项，要及时提出，经局领导批准后移交；需要备案的，按要求以列表的形式及时送督查处备案。办信处要与督查处定期会商来信事项办理情况。
4.办理结果材料的审核。办信工作人员要认真做好交办来信事项办理结果反馈材料的登记、审核和送审工作。报送程序不符合要求的，提出改进建议后退回重报；处理明显不妥的，提出建议交承办部门或单位限期重新办理。
（六）群众来信回复
1.回复范围。包括《信访条例》规定不予受理的来信和反映建议等其他内容来信的回复。
（1）对不予受理来信的回复。对属于各级人民代表大会以及县级以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的来信事项，依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的来信事项，有权处理的行政机关已经受理或者正在办理的来信事项，其他不属于市信访局受理范围内的来信事项（附件7）等不予受理的来信，应予回复。
（2）对反映建议等其他内容来信的回复。反映重要情况或重大问题，提出重要意见或建议，市信访局已报送市委、市政府领导同志参阅、阅批的群众来信，具备回复条件的，应予回复；来信人情绪比较激烈，对一些情况有误解，扬言将采取极端行为的来信，在及时交由相关县、区党委、政府做好工作的同时，也可以直接回复；来信附有证件、手稿、现金等，在退回钱物后，一般应予回复；来信要求查询以前所写信件办理情况的，原则上应予回复；市委、市政府领导同志要求市信访局回复的，应予回复；其他需要回复的，也应回复（附件8）。
2.回复方式。视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复等方式。
（七）文稿办理和审阅审批权限
1.文稿办理。办信文稿的种类有：来信摘要、来信专报、来信情况通报、函、查办报告等。
办信文稿编写的基本要求是：符合国家的法律、法规、规章和党中央、国务院，省、市党委、政府的政策、规定。符合《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，观点鲜明，条理清晰，文字精练，内容符合原意。做到政策性、准确性、真实性、及时性的统一。
2.审阅审批职责权限
（1）基本原则：按照领导分工负责制和分级负责、提高效率、特事特办的原则，对个别情况紧急或内容涉密、不宜扩大接触范围的来信，可直接报送分管副局长、局长审批办理。
（2）职责权限
局长：负责审批重要信件，签发呈报、上报市委常委、省信访局的文稿。
分管副局长：审阅内容重要、需要局长审批的信件；审批摘要上报市委、市政府领导同志，转送县、区和市直机关负责同志的信件；签发市委、市政府领导批示件，上报市委、市政府领导同志及函转县、区和市直机关负责同志、国家信访局的文稿，部分重要、紧急的转送、交办、回复函稿等。
处长：审阅办信工作人员送审的信件，修改文稿，签发部分转送及回复函稿。
除上述规定外，办信工作人员可根据审阅审批权限的原则，将原信或文稿视情呈送上一级负责人审阅、审批、签发。
四、立卷归档
办信处来信事项的立卷归档，按照档案管理有关规定，做好长期性群众来信办理文稿的收集、整理、立卷工作，定期移交市信访局办公室归档。
列入长期保存的办信档案范围是：市委、市政府领导及市信访局领导批示原件；在原件上送、发函交办转送、编写《来信情况通报》过程中形成的各种文字材料；在摘要上报、编写综合材料过程中形成的部分文字材料；其他比较重要的需要归档存查的原信及信件办理资料。
五、工作纪律和保密要求
（一）工作纪律
办信工作人员要严格遵守国家信访局和省、市信访局各项工作纪律，按《信访条例》规定的处理程序和时限，依法、及时、公正地办理来信，不得推诿拖延、敷衍塞责；对重要、紧急来信事项，应及时上报，不得隐瞒、缓报；提交来信情况分析报告的各种数据应真实准确，不得弄虚作假；坚持原则，秉公办事，不得利用职权徇私舞弊、收受贿赂或擅自处理随信寄来的钱款、有价证券、书籍、字画等；对来信人电话查询来信事项办理情况的请求，应按有关规定如实答复、解释，不得拒绝；办信工作人员与来信事项或来信人有直接利害关系的，应当主动回避。
（二）保密要求
严格遵守《信访条例》和《保密法》、《信访工作国家秘密范围的规定》，不得对外泄露工作秘密，不得将控告检举材料或内容转送、透露给被控告、举报的人和单位；不得向无关人员扩散来信内容；来信材料要妥善保管，不得丢失、隐匿、毁损，不得擅自将重要信件带出机关；领导同志有关信访工作和信访材料的批示以及来信统计数据等，未经批准，不得向无关人员泄露或传播。
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