笔者近几年在编办从事文书档案工作，通过对机构编制部门档案的整理，加之自己对档案知识的学习，认为有必要把自己对这一领域的认识和了解，向机构编制系统从事档案管理的同仁作一番交流，共促工作。
毋庸置疑，近几年机构编制系统在十六大和十六届四中、五中全会精神鼓舞下，迈着与时
俱进的步伐，谱写着机构编制管理事业的新乐章。编办系统的硬件建设随着社会知识信息化和政府办公自动化的发展趋势，在不断的完善和提高，尤其是伊犁州编办对档案工作的重视达到前所未有的程度，在我们的工作硬件得到改善的同时，如何在自己的工作中进行与之相适应的软件建设，实践“三个代表”，实现与时俱进，就成为摆在我们档案工作人员面前的一个任务和课题．我们要把与时俱进、开拓创新作为当前编办文书档案软件建设的指导思想。
要在编办文书档案工作岗位进行软件建设，首先要对自己的工作有客观正确的认识。
软件建设之一。先谈谈对文书工作的认识：文书事务是机关团体不可缺少的一项重要工作，文书工作既是一项政治性、思想性、业务性都很强的工作，又是一项很细致的文字工作，是机关日常工作的重要组成部分。它具体负责日常公务文书的收发、登记、运转管理、整理与保管公务文书等，机关上上下下的工作人员，都要经常与打交道，文书工作人员要使公务文书稳妥、迅速地发挥作用，就要掌握文书工作的规律、原则和方法，学习探讨文书工作的理论与方法，寻求科学地组织文书工作的正确途径，借以提高机关文书工作的效率。尤其是我们现在正面临着一个全面建设小康社会，开创中国特色社会主义现代化事业的新局面，建设高度文明、高度民主的社会主义现代化强国，是时代赋于我们神圣伟大的任务。机关工作的科学化、高效化，则是保证胜利完成这一任务的重要条件之一，因为文书工作是各级机关贯彻党和政府的方针、政策，沟通信息、协调工作的重要手段，文书工作的质量和效率如何，直接关系到党和政府的各项方针政策的贯彻落实，关系到工作任务的顺利完成和整个机关工作效率的提高，而且还体现着一个机关的工作状态和工作作风。一个机关的文书工作健全，这个机关的工作就会有条不紊，各个环节运转自如，机关工作也就能够顺利开展。因此我们来说，在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之一，就是要建立起统一的、科学的文书工作组织体系与规章制度，便于保证编办领导之间、领导与下级之间、处室之间、部门之间的联络畅通、运转协调，反映情况及时，处理问题迅速，并且有利于克服机关的官僚主义、文牍主义。
再谈谈对档案工作的认识：编办的档案是编办在公务政务活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是编办政务活动的原始记录，是历史的真迹和凭证，有着重要的查考使用价值。正因为编办档案是机关过去工作活动的记录，机关领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题，常常需要从档案中查考过去的记载。如果有档案可查，许多问题可以迎刃而解，工作得以顺利进行。许多事实证明，编办各项工作都需要利用档案材料，充分发挥档案的作用，可以大大提高工作效率，有助于克服官僚主义。反之，就会给工作造成困难和损失；编办的档案和资料是领导和决策机构制定机构编制工作政策、研究机构编制工作理论的依据。编办的档案以其原始性、真实性和可靠性的特点见长，可成为宣传教育的生动素材。利用编办档案写出来的统计分析、调查研究报告、工作方案和建议，是非常具有说服力和感染力的；而且编办的档案有双重的作用，编办和社会都需要利用。档案形成之后，在一定时间内，主要利用者是编办机关，它是促进我们收集与保存档案的一种动力。随着时间的推移，其作用则逐渐向社会各方面扩展，国家各部门、各项工作和人民群众都需要利用档案，不仅今天要用，而且将来也要用，档案保存的时间越久远就越珍贵。
软件建设之
二、
三、四。由于档案作用的发挥具有一定的潜在性，何时何地发挥作用，是难以预期确定的。档案潜在作用的能否发挥，发挥的大小，取决于社会的客观需求性和档案管理的条件性。主要是：
（一）受社会制度和社会发展水平的限制。社会制度与社会发展水平在一定程度上代表着社会文明程度。在科学技术和社会生产力高度发展的情况下，档案不仅是物质生产的动力，而且是人们精神生活的直接需求。因而，社会制度与社会发展水平越高，档案的作用就实现的越充分。在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之二，就是通过多种渠道，开辟档案发挥作用的途径，不能局限在过去习惯的范围甚至僵化的概念之中。
（二）受社会档案意识强弱的影响。档案意识代表着人们对档案、档案工作的认识水平。档案的作用是客观存在的，但它的作用能否发挥，又受人们对档案、档案工作认识水平的限制和影响，多年来的实践证明，档案的作用是随着人们对档案的重视和档案管理水平的提高而逐步扩大 的。凡是人们对档案有认识的地方或单位，档案的作用发挥就好。反之，不重视档案，任意丢失与销毁档案，其作用发挥就不尽人意。所以改变过去的服务方式，变坐等利用者上门、被动提供利用为以多种方式积极主动地提供利用，是编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之三。
（三）受档案管理水平的制约。档案管理方法的科学与否，档案管理手段的先进与落后，档案
管理物质条件的优劣，都制约着档案作用的发挥。档案工作开展得好，收集得齐全，整理的科学，又有各种检索工具，利用时一索即得，档案的作用就能较好地发挥。反之，档案的作用根本无从发挥。目前，我办的档案管理水平还不够高，技术手段也比较落后，基本上还是手工管理，这在很大程度上影响档案作用的发挥。所以在改善档案管理的物质条件下，强化科学管理，提高管理水平，加速实现管理手段现代化，使档案作用能更快更好发挥出来，则是在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之四。
档案工作是机关工作的组成部分。是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作；它既是一项专门业务，又是一项机要工作。就其性质来说，可以概括为管理性、服务性、政治性。
软件建设之五。所谓管理，就是人们根据事物的客观规律、劳动对象和工作特点，运用计划、组织、协调、控制等基本活动，有效地利用人力和物力，并促进其相互配合，达到最佳的结合，发挥最高的效率，以顺利达到人们预期的任务和目标。档案工作就是档案管理工作。这种管理工作，有特定的工作对象和整套管理档案的原则和方法，不同于一般的人、财、物管理工作。它是通过对档案的科学管理，发挥档案的作用，来为党和国家各项工作服务的专业工作；它要采取一套科学的原则和技术方法，组织档案的集中，进行系统化和鉴别挑选，采取科学的保护措施，遵循档案和档案工作的客观规律进行科学管理，做到管理方法科学化，管理机构高效化，管理工作计划化，管理手段现代化，充分发挥档案的作用，满足社会利用档案的需要。所以在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之五，就是档案工作人员必须掌握档案学知识，特别是档案管理的理论、原则和方法，积极地学习档案管理现代化的知识与技能，以适应档案工作的发展。
软件建设之六。档案工作是一项服务性的工作。档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基础，在社会发展的各个阶段，档案工作能为一定社会的经济、政治、文化服务，为各项工作提供档案材料，才能赖以存在和发展。在建设有中国特色社会主义的现阶段，档案工作之所以发展较快，得到党和国家以及各行各业的关心和支持，归根到底还是因为各行各业工作的开展，离不开档案工作为之服务。我们认为，讲档案工作的服务性，并不降低档案工作，而是说明这一工作的社会地位和作用，它是社会主义事业不可缺少的工作。所以在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之六，就是要正确地认识自己的岗位，树立明确的服务思想，钻研档案业务，为振兴伊犁州机构编制事业服务，并在服务中求得档案工作本身的发展。
软件建设之七。档案工作是一项政治性的工作。对于我们编办来说，机要性是档案工作政治性的重要表现之一。我们机构编制工作的内容有不少是涉及政府机密的东西，严守党和国家秘密，是巩固安定团结、保卫国家建设的大事，也是我们机构编制工作和档案工作者的大事和政治任务。所以树立正确的保密观念，建立健全编办保密工作制度，强化保密工作力度，自觉维护党和国家机密，是在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之七。
作为文书档案工作人员，我们始终保持昂扬向上的精神状态。认真贯彻公民道德建设实施纲要，弘扬爱国主义精神，以为人民服务为核心、集体主义为原则、诚实守信为重点，加强职业道德修养，发扬敬业精神，对照档案局的业务指导和要求，建立起一整套适合编办工作特点的文书处理程序和制度，要在档案工作中奏出与时俱进的音符，在整理过程中增加科技含量，只要是能用微机处理的东西，都用微机进行处理，尽管所有这些工作很繁重、很不起眼，是一项费时费力的工程，但我们要尽自己最大的力量把它完成好，让编办的文书档案工作无愧于时代。
