随着网络数字化的推广和普及, 很多高校在积极探索建立数字化校园, 实现无纸化办公。现代化的学校离不开信息智能化的管理, 学校的收费管理、教学服务、后勤服务等, 也面临一次改革, 基于此, 校园一卡通管理系统应运而生。作为一种新生事物, 在使用过程中肯定会出现这样或那样的问题, 但不可否认的是, 校园一卡通管理系统确实给莘莘学子,包括所有校园一卡通的使用者带来了很多方便之处, 真可谓一卡在手, 行遍校园, 大大提高了工作和生活效率。下面结合我校建立和应用校园一卡通管理系统的点点滴滴, 与广大同仁共同研讨, 能给大家提供一点粗浅的经验和启示, 便是作者撰写此文的初衷。
一、建立校园一卡通管理系统的前提条件
(一)领导重视, 思想统一, 各部门密切协作
回想建立校园一卡通系统初期, 可谓步履维艰。在我省高校中, 没有成形的经验, 我校是唯一有意向的一所学校, 要做的事情和需要摸索的事情很多, 发展前景如何也是未知数, 而且, 学校内部也有不同意见。但是, 在学校领导的大力支持和倡导下, 力排众议, 统一思想, 由学校网络信息中心、财务处、教务处牵头, 从2002年起开始着手建设校园一卡通管理系统。
(二)学校、银行、公司联手共建, 互利互惠, 共同发展
建设校园一卡通系统必须具备三个要件:地点、资金、技术。地点设在学校校园没有问题, 提供技术的公司也能找到, 资金如何解决成为一大难题。由于高校的资金来源比较单一, 一方面是财政拨款, 另一方面来自于学校收费, 这些资金勉强维持学校的建设和发展, 想单独拿出几百万元投在这项系统建设上是难上加难。在校长和财务处的多方努力下,终于争取到一家银行支持, 三个要件都已具备, 这样就形成了学校提供场所和管理, 银行出资购置设备, 公司提供软件和技术支持, 校园一卡通管理系统在我校诞生了。通过建设校园一卡通管理系统, 学校提高了管理水平和服务质量;银行获得可观的沉淀资金, 提高自身收益;公司转让技术, 售出设备形成持续发展, 合作三方真正做到互惠互利, 共同发展。
二、校园一卡通的主要功能和作用
校园一卡通具有身份识别、消费支付、系统挂接等多项功能, 可广泛应用于餐饮收费、洗浴收费、超市购物、游泳健身、图书管理、电子阅览、学费交纳、上机收费、学生选课、学籍管理、学生补助等等, 在高校规范管理中发挥着积极的作用。
(一)校园一卡通消费简单、方便、高效、安全
校园一卡通的每一张卡片, 都有一个唯一的物理卡号,在读卡器上能显示持卡人的所有信息, 必须在学校内部使用。即使不慎丢失, 只要及时到指定地点挂失, 补办新卡, 就能保证卡内资金安全, 照常使用。校园一卡通操作简单, 携带方便, 使用高效, 资金安全。高等学校存在一个固定而庞大的消费群体, 那就是几万名学生和教工。提高工作效率,将优质便捷的服务贯穿整个教学、科研、后勤之中, 使学生和教工在紧张的学习和工作之余, 享受校园一卡通消费带来的便捷、安全、舒适和愉悦, 体现出校园一卡通超乎寻常的优越性。
(二)加强财务管理, 促进财务信息化建设, 规范学校的经济秩序
校园一卡通结算系统设在学校财务处, 财务处是唯一的资金结算部门, 校园一卡通覆盖的收费网点, 杜绝人工收费,有效遏制资金外流现象。通过校园一卡通可查询个人的消费支出情况、学生收费情况等, 提高了财务管理水平和服务质量, 对促进财务信息化的建设起到积极的作用。由于这部分资金循环稳定, 学校可以集中管理, 有利于增强学校对资金的调控能力。
(三)加强教学管理, 丰富学生体育、文化、精神生活
通过校园一卡通管理系统, 建立学生学籍档案, 方便教务授课, 学生选课、上机、电子阅览, 教学管理得到进一步加强。同时, 学生还可以利用闲暇时间, 参加丰富多彩的活动,游泳、洗浴、健身、上网、购物、图书阅览等, 使学子们在紧张学习之余, 快乐的放松心情, 体现出学校以人为本, 构建和谐校园的科学理念。
三、有待于改进和引起注意的几个问题
通过几年的实践应用, 确实收效显著, 同时也发现了一些问题。总结起来有如下几个方面需要改进和引起注意。
(一)银行圈存和现金充值需并行
使用银行圈存系统时, 每天都有几千条的圈存流水需要进行数据传输, 当天对账又实现不了, 集中对账时, 有时会出现银行数据和学校数据不一致的情况。另外, 发生圈存系统意外中断时, 正在进行圈存操作的银行卡上款项已经划出,但校园卡上却没有存上, 查找起来也很困难, 我们曾经多次和提供技术的公司技术人员探讨, 期待得到尽快解决。因此, 在银行圈存系统发生故障或瘫痪时, 可以利用现金充值作为替代, 实现资金的转存, 尽管现金充值需要占用一定的人力、物力资源, 但在银行圈存系统不够完善的初期, 不要轻易放弃现金充值。
(二)内部管理要完善, 数据传输要完整
由于消费网点遍布校园的各个角落, 又归不同的部门管理, 因此, 在POS机发生的消费流水信息应及时上传到数据中心, 如果不能及时上传数据, 就会导致数据中心的数据不完整, 给对账造成一定的困难, 这就要求每一个部门的数据管理员, 对所管辖的消费网点操作员进行必要的提示, 在每天结账前, 做一遍数据上传工作。
(三)补办新卡, 防止套用
校园卡丢失, 在挂失旧卡, 补办新卡时, 校园卡上信息从旧卡完全转移到新卡, 按常理旧卡应该不能使用, 但是我们发现旧卡找到后, 还可以进行充值, 因为正在挂失, 暂时不能消费使用, 注销又会将新卡同时注销, 此问题亟待解决, 防治解挂时被套用, 因此需要特别引起注意。
四、校园一卡通管理系统操作示意图
总之, 笔者认为, 尽管校园一卡通管理系统目前尚存在这样或那样的问题, 需要不断的开发和完善, 但它以超强的现实功能和普遍的实用性, 为各大高校所青睐, 因此校园一卡通管理系统在高校普及为时不会太远, 各个高校可以根据自身的实际情况, 选择不同的校园一卡通管理系统, 开发更多的功能, 以满足建设数字化校园的需要, 满足科学发展的需要, 满足规范管理的需要。