地方文献是记载一定区域内自然、社会和人群存在、发展变化及影响的特定文献[1]。海南地方文献作为海南省珍贵的文化和知识遗产,在海南省整个文献资源中占有特殊的地位。由于它具有鲜明的地方特色,因此,对海南省的政治、经济、文化教育的发展有着特殊的价值。它是海南人民长期以来精神生活和物质生活中的宝贵财富。一个地区地方文献的积累越多将对该地区政治、经济、文化的发展起着重要的促进作用。海南建省以来,地方文献的收集、加工、整理和利用的工作上了新的台阶,地方文献工作受到了政府的重视。但地方文献整理工作的手段大多数还停留在手工操作的阶段,地方文献数字化的建设步伐较慢。随着海南经济文化的迅速发展,海南地方文献数字化建设愈显迫切。
1 海南地方文献数字化建设的意义
在信息社会里,实现文献资源的数字化,并使之成为Internet网上的一部分是社会发展的必然。建立“地方文献数据库”,是加快地方文献信息资源加工处理速度和动态反映速度,扩大对外开放和开发利用程度的必不可少的手段,也是地方文献资源服务于地方经济建设的基础,是实现信息资源共享的重要前提和有效方法。只有提供独特的信息资源,才能充分体现这个图书馆存在的价值,在信息化社会中发挥出独具特色的重要作用,才不会被社会发展所淘汰[2]。另外,无论是与发达国家相比,还是与本地区社会经济发展对信息的需求相比,我国信息网上可用的数据库十分缺乏,急待一个大的发展。因此,图书馆要根据自身的条件和优势,充分利用地方文献资源,开发反映地方特色的专题数据库、多媒体数据库等多种形式的数据库,并使之成为网上信息资源的一部分,而不是被动地使用别人的信息资源,在建设中国特色的数据库中有所作为。海南地方文献一直伴随着海南的历史发展。在海南历史的每一个发展过程都或多或少地给后人留下其发展过程的地方文献。由于海南其地理位置和历史上的行政划分,使海南的地方文献除了保留在本土外,许多文献还散落在广东、广西、福建等省。因此,建立海南地方文献数据库,使海南地方文献数字化,对搜集、开发海南地方文献,促进海南地区的政治、经济、文化的交流和发展具有重要的意义:
(1)它为海南省各级领导机关和有关部门在制定地方经济建设和社会发展的方针政策、规划和措施时提供地情资料和历史借鉴,避免决策上的主观性和盲目性,促进海南省的政治、经济和文化的健康发展。
(2)为发展海南省地方特色经济提供历史资料。同时,根据史料了解海南各地区历史上发生的灾情,以利防灾避灾,挖掘地方资源,发挥地方经济优势,发展地方经济。
(3)为开发海南旅游资源提供丰富的史料。海南省作为一个旅游大省,旅游业已经成为海南省的龙头产业。海南省拥有丰富的自然景观和人文景观。对海南地方文献进行数字化建设也是让人们对海南的自然资源和人文资源有更多的了解,让更多的人了解海南的风土人情,促进海南旅游事业的发展。
(4)为各地、各部门进行爱国主义、共产主义和革命传统教育提供参考资料,弘扬地方文化,引发人们热爱家乡的思想感情和自豪感[3]。
(5)用先进的设备为海南人民保存地方史料,也为修志、编写年鉴、地方百科全书的工作人员方便地检索历史的和现实的资料。(
6)海南地方文献数字化建设是海南岛作为智能岛的组成部分,它体现海南岛作为智能岛的优势和特色。
2 海南地方文献数字化建设的现状
3 对海南地方文献数字化建设的建议
3.1 政府重视,统一领导
海南地方文献数字化建设是一个系统工程。因为地方文献数据库建设要依靠众多单位的合作,统一标准便成为十分重要的问题,它直接影响到资源库的制作质量和查询服务效果。因此,这项工程必须引起省政府及各级市、县政府领导的高度重视。省政府应该组织一个海南地方文献数字化建设协调小组,小组成员由政府官员、地方文献学专家、信息学专家、计算机专家等组成,建设小组主要负责制定地方文献数字化建设的总体方案,协调分派建库单位的征集地方文献工作,对地方文献建库单位的建库质量进行监督。从文献组配、数据处理、信息质量、网络进入等各方面制定出一系列统一的工作标准。避免重复劳动,使海南地方文献数据库标准化、规范化。
3.2 首先建设好海南地方文献书目数据库
建设海南地方文献数据库,首先要集中力量建立海南地方文献书目数据库,这是建设海南地方文献数字化的基础性工作。目前,海南省还没有编制一套本省的馆藏地方文献书目。即使一些市、县及高校图书馆编制了某地区的馆藏地方文献书目,也没有建立完整的、系统的全省地方文献联合目录。因此,首先要建设海南地方文献书目数据库,同时根据我省经济建设和社会发展的需要,分期分批地建设一些有较大政治影响和经济效益好的专题地方文献数据库。
3.3 突出重点,注意地方特色
海南地方文献数字化的建设要强调突出重点,注重地方特色,使有限的经费只用于具有地方特色的文献资料数字化建设上。目前海南各高校建设的几个地方文献数据库都很有特色,体现了海南高校图书馆对地方文献数字化建设的决心。笔者认为,海南大学图书馆能够结合海南地方重点发展的产业来挖掘海南地方文献中的旅游资源,并将之建库,是一个作为专题地方文献数据库的成功例子。
3.4 边建库,边开展地方文献的咨询服务
地方文献的数字化建设是一个长期、艰苦的工作,它将永远不断地建设下去,因此,它需要在建设的过程中不断地开发其自身的资源,充分、有效地利用其资源。文献资源也只有通过传播和利用,在现实中产生经济效益和社会效益,才能实现其真正的价值。这也是实现海南地方文献数字化的真正目的。
3.5 由共享到共建海南地方文献数据库
实现地方文献信息资源网上共享,是数字化进程的重要步骤和过程,只有将自己的数据库在网上发布,才会达到资源共享。我们知道,海南地区各个职能单位每年都编纂一些地方文献。如:海南各县志、海南年鉴、海南统计年鉴等。如果这些编纂的地方文献都数字化,在网上实现共享。那么,海南地方文献数字化工作就会全面地展开,在统一领导、互相协调的基础上真正实现共建、共享。
3.6 补漏、补缺海南地方文献数据库,对现有的数据库及时更新
除了以上几所高校的建库外,如海南各县志的数据库、海南族谱数据库、海南海洋数据库、海南地理数据库、海南特产数据库、海南人物传记数据库等尚未建设,根据海南省的发展情况应及时补上。对已经建成的数据库,数据的更新必须及时。
3.7 选择优质的建库软件
数据库建设是一项庞大的信息工程,存在一个不断补充、不断完善的渐进过程。不管是建立文摘数据库,还是全文数据库,都必须高起点,在应用软件的选择上,最好选用那些技术成熟、标准化程度高的软件。目前金胜桥、清华同方的ＴＰＡ,它们可以使海南地方文献在网络上真正实现共建、共享。缺点是使用软件的价格太贵。因此,政府应在资金方面给予大力支持。
3.8 数据库的安全防护
任何数据库的建设都要考虑到安全性。因此要采取各种保护和防备措施避免地方文献信息开发工作中针对文献数据、系统运行及其他内外部技术或非技术性故障,注意防范在网络运行中各系统间、网络间的日常化问题。要经常强化内部的严格管理,制定有效的工作制度,加强责任心教育,配备可靠的技术力量,搞好日常维护工作。同时,要坚持严密的技术安全监控,不断提高自身的防护能力[4]。加强安全制度建设,学会用法制手段来保护自己。技术上要保持相对优势,从而能有效抵御不速之客的随时入侵。
3.9 加强工作人员和用户的培训
开展多形式、多层次的地方文献业务工作培训和学术研究活动,普及地方文献知识,学习专业技术,提高图书馆对地方文献工作的认识,逐步培养一支具有一定思想素质和理论水平,具有一定专业知识和工作能力的图书馆地方文献的专业人才队伍。定期举办地方文献学术研讨会和业务培训班,更新知识结构,学习计算机知识,提高现代化技术水平,从而推动地方文献的理论研究,使图书馆地方文献工作向更高水平发展。同时,加强用户对地方文献数据库的使用培训,使用户懂得更多的检索途径和掌握先进快捷的检索手段,使海南地方文献数据库充分发挥作用。
4 结语
利用现代信息技术开发利用海南地方文献资源,加强海南地方文献数字化建设,建立海南地方文献数据库,是海南地方文献工作发展的必然趋势。我们已经迎来了信息时代,海南地方文献工作要按照时代的要求和自身生存发展的需要,根据海南省的省情,利用信息技术,走出一条有海南特色的,能促进海南地方文献资源开发利用的发展道路。
〔出处〕 华南热带农业大学学报2003（3）