近年来，随着医疗卫生制度改革的逐步深入，医疗市场开放程度越来越高，在竞争日益激烈的医疗大环境格局下，医疗卫生机构的美誉度与知名度已成为其发展壮大的一个重要方面，因此，宣传工作随之成为医疗工作中的重要组成部分。由此产生的宣传档案信息管理工作已经成为医疗卫生机构档案信息管理中不可或缺的重要一环。大力加强医疗卫生机构宣传档案信息建设，不仅为医疗卫生机构学术及科研工作提供重要的基础和条件，还可提升新形势下医疗卫生机构的良好形象，增强大众对医疗卫生机构的信任度，不断推进医疗卫生机构现代化建设。
宣传档案信息涵盖了医疗卫生机构建设与发展主线的重要事件记录，是医疗卫生机构工作计划和决策协调运行的重要参考资料。实现宣传档案信息的科学化、精细化管理，可促进医疗卫生管理方式由粗放型向精细化的转变，提高医疗卫生机构的整体科学管理水平;同时，通过引导正确的舆论导向，也建立并良好地维护医疗卫生机构的品牌形象与口碑，构建和谐医患关系。
1医疗卫生机构宣传档案信息建设亟须改善
目前，医疗卫生机构在宣传档案信息的实际管理工作中，还存在着一些问题，诸如宣传档案管理部门的信息化程度仍然偏低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用等，影响着医疗卫生机构宣传档案管理现代化建设。
1.1医疗卫生机构重宣传，轻宣传档案信息的管理与利用。宣传档案工作建档是基础，管理是关键，利用是目的。目前还存在着以下问题：一是医疗卫生机构一般均较重视宣传工作，但对宣传的基础与成果――宣传档案信息资料的管理与利用这一环节却较为忽略。作为医疗卫生机构，其中心工作是医疗，宣传档案工作并没有被真正重视起来。在医疗卫生机构的管理工作中重视宣传，而轻视宣传档案管理的观念较为普遍。二是新形势下宣传媒介不断发展变化，包括平面媒体、电视媒体、广播媒体及网络媒体，由此产生的形式多样的各类宣传档案有很大的利用价值。但大部分医疗卫生机构由于没有档案专业人员，宣传档案信息工作并无专人负责，多是兼职，也缺乏科学规范的工作制度。三是各医疗卫生机构根据各自的实际情况进行工作，多停留在把新闻、信息等宣传出去，把内容留底保存下来。对于宣传档案信息如何收集、如何分类、如何归档、如何利用等，并没有一个较为规范的办法，这是一个亟待规范的、易被忽略的工作环节。
1.3宣传档案信息化管理人员队伍素质不高。一是从事医疗卫生机构宣传档案信息化工作人员的专业性不强，对宣传点的把握不够，这就导致了宣传工作缺乏内涵和实质，内容空洞，不易引起受众的认同与重视。二是不少领导干部档案意识淡薄，认为宣传档案信息工作是档案工作人员的事情，不重视宣传档案信息工作，甚至认为可有可无，进而对加强宣传档案信息工作有利的事情不支持、不赞同。三是在公立医疗卫生机构中，部分医疗卫生机构的宣传工作直接归属于党办，由于人手少，此项工作成为党办工作人员的兼职，无法全身心地投入;部分医疗卫生机构虽有专门的部门，但依然面临人员缺乏的问题，最大的短板在于和临床一线科室关系保持得不够紧密，一线的新闻，包括新技术、新成果、新闻事件等通常无法第一时间得到，这就导致了宣传信息存在着滞后性。
1.4宣传档案信息管理工作制度不健全。目前，多数医疗卫生机构仅建立了宣传工作制度，还没有建立健全科学的宣传档案信息管理制度，缺乏有效的管理机制。一是形成的宣传档案信息资料不能及时集中统一管理，主要由各科室分散保管或个人保存，用完之后不是归为己有就是下落不明，档案资料流失现象严重。许多对医疗卫生机构工作有价值的医疗活动或有纪念意义的社会活动，没有留下真实、完整、系统的档案资料。二是有的按照传统的工作方式方法，如果人员更换就根据个人习惯对工作方法进行调整，缺乏连续性。三是有的医疗卫生机构宣传档案管理范围不明，内容界定不清，缺乏一套科学统一的管理制度标准。
2加强医疗卫生机构宣传档案信息建设的对策建议
适应新时期医疗卫生事业改革和发展的需要，建立科学、高效和实用的宣传档案信息管理体系是目前医疗卫生机构宣传档案信息管理工作者面临的新挑战和新课题。结合国家档案局及国家卫生计生委颁发的《医疗卫生机构卫生档案管理暂行办法》等法律法规和医疗卫生单位的特点，按照通用性原则，做好档案资料的收集、整理和利用，由原来的边缘化向着管理内核靠近，为医疗卫生机构的广大医护人员、管理人员提供及时、准确、有序的信息资源，为领导科学决策提供有价值的资料是档案信息建设工作的核心。
2.3积极进行档案信息资源的开发与利用工作。一是要积极扩大现有宣传档案信息的藏量，丰富其资源，归类建档。做到种类上分类明确，内容上全面丰富，载体上新旧配合。二是要加强对档案信息的加工、整理和分析研究。把有限的宣传档案信息资源变成信息量更大的信息资源，突出信息资源的拓展应用。三是加快宣传档案信息建设的网络化、合作化、集成化发展。充分利用互联网、局域网优势，加强兄弟单位、兄弟科室、协作单位之间的联网，激活资源存量，互通互补，扩大信息资源的利用量，实现信息资源的集成、融合与共享。四是在医疗卫生机构网站中建立相应的栏目，将一些新闻报道、科普文章、图片等宣传档案信息纳入其中，形成宣传信息中心，并在中心网络平台上编制一套自动化软件，即宣传档案信息管理网络，将会为这些宣传档案信息的利用共享起到积极的作用。五是在宣传部门与各临床一线之间也应建立一套相对简便易操作的信息传输系统，同时，各临床科室应配备一名经过专门培训的信息员，制定制度，由专人负责，确保把临床一线的信息及时地传递到宣传部门，形成良性循环。
2.4建立健全档案信息检索与管理系统。宣传档案信息管理工作作为医疗卫生机构管理的一个重要组成部分，一是必须坚持“以人为本”服务理念，走出创新之路，努力实现档案工作网络化管理。二是建立相对稳定的宣传档案信息化管理体系，是医疗卫生机构宣传档案信息建设的一项基础性工作，是档案工作向信息化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机连接的战略之举。针对传统信息检索系统的缺陷和不足，建议选择智能搜索引擎技术作为核心支撑技术，对检索过程进行科学谋划和开发，使之成为完善和提升宣传档案信息检索手段的重要途径。三是必须高度关注计算机相关领域的最新发展动态，积极地将其中的创新技术应用于宣传档案信息检索领域，建立健全信息的检索与管理系统。并且要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制，引入科学实用的网络安全应对策略，加强监控。
2.5切实实行宣传档案信息一体化管理。对整个医疗卫生机构的信息管理来说，宣传档案信息管理系统就是一个信息资源子系统。需要切实做到：一是在保证数据安全保密前提下，整合宣传档案信息资源，实行统一管理、资源共享。二是将宣传档案信息管理这个子信息资源融入医疗卫生机构整体信息化工作中，这样就不但可以节约人力、物力和财力，而且还能够提供更多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库。三是实现网络查询、远程查询，变实物档案室为虚拟电子档案室。在整合信息资源的基础上构筑一个宣传档案信息查询平台，使档案查询更加便利，并且不受时间、空间限制。
2.6建立一支高素质的档案信息管理人才队伍。档案信息化管理，人才是关键。一是要重视宣传档案信息管理工作人员的素质培养，为其提供学习机会，加强继续教育或者深造。二是要从职称晋升等方面对档案管理工作人员给予与医疗卫生机构主系列专业人员同等的待遇和机会。三是要制定信息化建设的中长期规划和短期目标，吸引和培养专业型人才，打好宣传档案信息管理工作的基础。宣传档案信息管理工作者也要强化技术能力和安全防范技能，更好地为医疗工作服务。
*课题名称：河南省医疗卫生机构宣传档案信息建设研究，荣获河南省社科联、河南省经团联调研课题2013年度优秀调研成果一等奖。