审计作业数字化工作的设计与应用
在审计工作中，针对特定目的，要开展专项审计工作，俗称开展审计项目。在审计项目中，按照现行审计工作标准，要将审计工作内容进行记录，形成审计工作记录。审计工作记录，除了证明审计师按照执业标准，对某事项所做的审计工作外，还能够满足不同审计师根据同一审计记录得出相同结论的要求，它也是审计证据的归纳，审计工作记录是所有审计结论的基础。在通常的审计项目中，为了证明审计工作记录的充分性，审计师会取得各项必要的审计证据作为审计工作记录的附件，审计工作记录的附件，形式多种多样，格式不一，使用最多、最常见的审计证据格式为各类文件、报表、凭证的复印件。这些复印件通常为纸质，因而复印纸的消耗，是审计项目中一项较大的支出，采用纸质复印件作为审计证据的载体还会产生不便管理的弊端。目前计算机技术突飞猛进，现代社会早已进入信息时代，以纸质为载体的审计证据获得方式，不能够充分利用现代信息技术和网络技术的优点，其他管理软件形成的数字化结果反而还要转化为纸介质，以满足审计工作的要求；而一些音像格式的审计证据，难以被传统审计方式所接受；同时，由于采用纸介质为审计证据的载体，必将带来大量的复印、整理、装订、归档等工作，影响了审计工作效率的提高。针对上述传统审计工作缺点，探索审计作业数字化工作，充分利用计算机技术，将审计工作带入信息化时代，提高审计工作效率，将是必然趋势。 一、审计作业数字化的设计思路 审计作业数字化，是采用现代计算机技术对审计项目中的各类审计证据及文档进行数字化，并按照一定的要求和程序，分类储存和保管，按照各电子文档的相互关联关系，进行有机的结合和链接，以达到提高审计工作效率，节约审计成本的目的。 （一）建立规范的操作标准和流程，使审计作业数字化工作有序开展 在审计作业数字化工作中，要制定规范的标准和流程，用来指导此项工作。规范的标准和流程约束了数字化行为和方式，使得审计作业数字化工作能够在统一的标准、统一的要求下进行，并有序开展。 （二）满足现有审计作业管理的要求，做到审计作业管理工作不散不乱 审计作业数字化工作，仅仅是对审计工作中审计信息载体进行了数字化，它并不改变现有的各项有关审计档案管理规定的主要内容和管理要求，变更的仅仅是针对审计档案数字化的形成、储存和保管等部分，而此类规定，在计算机管理和其他已应用成熟的各类管理软件中均有较为详细的相关规定，可以借鉴。在此项工作中要充分考虑“双轨制”运行，在试运行稳定后，才可全面转向审计作业数字化。 （三）注重实效，不流于形式，重在实用 审计作业数字化工作要以实用为主，不能流于形式。审计作业数字化要达到的目的是尽最大可能减少纸质载体，并将审计工作中形成的各类电子文档进行有机的结合，提高审计工作效率。围绕这一目标开展的审计作业数字化工作，要充分考虑相关性、有用性和完整性。取得的各类数字文档按照其相同的属性分类归集；各类数字文档要有其特定的价值，能够形成完整的证据链，以证明所要表述的审计事项。 二、审计作业数字化的构建框架 （一）框架基本要求 审计作业数字化工作是在充分利用现代计算机技术的基础上，在审计项目实施过程中对各类审计文档进行数字化，按照数字化作业的相关性分类归集储存，并进行有机的链接。整个审计项目结合审计组的构成体系，建立审计项目树状结构体系。在审计项目树状结构体系中，结构体系一旦建立，就不能随意改动。因此，在建立审计项目框架体系时，要对其进行深入分析，一次建立完毕。 建立审计项目框架的基本要求是：根据项目所要实现的目标，结合审计小组的分工，按照审计项目分工结构，满足审计作业数字化的要求，建立项目框架体系。项目框架体系应在审前调查工作的基础上完成。 在审计作业数字化工作中，采用“.DOC”格式作为文本文件载体，“.JPG”、“.TIF”格式作为图片文件载体，“.MP3”格式作为音频文件载体，“.MPG”格式作为影像文件载体。 （二）项目框架结构的建立 1.根文件夹的建立 在项目的最顶层建立项目文http://wwW.LWlm.cOM件夹。项目文件夹的命名在符合计算机命名要求的基础上，按照项目内容的简称，采用汉字命名，以直观地反映项目的内容。项目各类文档的命名均应采用此类方法。 项目文件夹是整个项目的“根”文件夹，项目的全部内容均包含在此根文件夹下。在项目文件夹下，建立以项目简称为文件名的目录文本文件，如“xxxx项目目录.DOC”文本文件，该文件作为该项目超文本链接的起始文件。在根目录下的每一层、每一个文件夹下，均要建立类似目录文件，用于链接下级文件。 2.共享文件夹的建立 在项目文件夹下，建立“共享文件夹”，用于存放审计项目共享文档。“共享文件夹”下建立“审计方案”文件夹，用于审计方案的下发；建立“管理制度”文件夹，用于存放审计项目所需的相关管理制度，以备审计组成员使用；建立“格式模板”文件夹，存放审计项目所需的审计工作记录、审计工作底稿等标准模板，如有必要，还可以建立其他有关文件夹，存放审计项目需共享的其它文档。 3.小组文件夹的建立 项目文件夹建立好后，在项目文件夹下面，根据审计组构成，按照审计小组汉字简称建立分审计小组文件夹，用来归集各小组审计资料。在审计小组文件夹下，按照审计小组成员名单，建立审计成员文件夹，用于归集审计小组成员各项审计资料。 上述审计项目树状结构体系应由审计项目组在审计作业现场实施前，指定专人负责建立并下发到每一个审计组成员手中。审计组成员在收到审计项目树状结构体系后，不得对该体系结构进行修改。 4.审计成员文件夹的管理 在审计项目中，大量的审计工作都是由审计成员围绕所承担的任务开展的一系列工作。这些任务可能不止一项，审计成员要根据任务的特定目的，分别建立文件夹，用来归集相应任务的审计资料。 在审计成员文件夹下，审计成员根据实际工作内容，按照一事一记录的原则，分别建立有关的文件夹，归集相关的审计工作资料。 审计组为完成审计任务，根据任务的特定目的确定审计组所要开展的各项工作，分配审计组成员承担不同的任务，确定审计组成员在项目中的相应角色，由此建立起一种隶属关系。审计项目树状结构体系，就是参照此关系建立起来的。在审计项目树状结构体系中，各文件夹所处位置相对固定，不能任意调整。 三、审计作业的有机链接 （一）审计作业链接的要求 对审计档案进行有机的链接，可以有效地提高审计工作效率，这也是审计档案数字化的主要目的。通过审计档案有机链接，将各项审计结论的相关证据有机地结合在一起，提高了审计报告的可理解性和审计证据的直观性，使审计报告阅读者更便于对审计报告的理解，同时对审计工作记录和底稿的复核工作更加方便快捷，提高了审计工作质量和效率。 审计档案的连接，要求采取以自上而下的原则。即：从项目目录、审计报告、工作底稿、审计记录、记录附件依次链接，形成一个完整的链接体系。 （二）审计档案的链接方式 审计档案各电子文档的链接，采用“超文本方式”进行链接，链接地址采用相对地址。如果采用绝对地址进行链接，在审计组将各审计成员数字档案汇总后，原有链接将会失效，达不到数据共享、提高效率的目的。同时，对目录结构进行变换，包括结构及名称的改变，也将使原有链接失效，这也就是结构目录体系建立后，不能随意修改的原因。 各审计成员将审计纸质资料进行数字化转换后，要按照审计资料原有的证据属性，分门别类，保存在特定的文件夹下，编写相应的工作记录并将数字化审计资料逐一进行超文本链接。在实际的工作中，可能有部分审计资料页数较多，形成的数字化电子文档数量较大，如果全部链接在审计工作记录上会形成较大的篇幅，这时应采用过渡文档进行链接。即：建立过渡文档；将数量较多的电子文档先链接到过渡文档；然后将过渡文档链接到审计工作记录。从实际效果来看，审计工作记录直接链接的电子文档不应超过五个，超过五个以上的链接应采用过渡文档进行链接。 采用超文本方式对审计档案进行链接，可有效提高审计工作的记录复核工作工作效率，保证审计工作质量，同时使审计证据能够在审计结论（报告）中直观地反映，这也是审计作业数字化的主要目的。 四、审计资料数字化的要求 审计资料数字化转化，除了要满足审计工作的要求外，还要根据数字化工作的特点，对各类数字化审计资料转化过程进行明确的规定。需要进行数字化的审计资料通常为：纸质资料进行数码照相或扫描、各类管理软件直接形成电子化审计证据、录音或录像资料等等。 （一）文件命名的要求 文件命名分为两种情况，一种是审计工作中编制的电子文档，其中包括审计工作记录、审计工作底稿等；另一种是数字化审计资料形成的电子文档。这两种情况由于形成方式不同，命名方式也不同。其中对审计工作中编制的电子文档命名要求是简明、直观。即：根据文档的内容取汉字名，汉字名能够简单、直观反映文档内容；对于数字化审计资料形成的电子文档应以数字化设备自然排序的形式形成自然文件名，以减少审计人员对数字化电子文档重新命名的工作量。由于此类电子文档保存在特定的文件夹下，虽然可能重名，但在汇总归集时，并不会覆盖。 （二）数字化内容的要求 审计资料数字化过程中，要满足重点突出，完整且不繁琐的要求。如在对审计资料进行数码照相时，要有适度的光线，且相机镜头垂直于审计资料，同时相机取景框内审计资料要留有少许的边缘，所照图片要清晰，并且是图片的主要内容；当背景含有不是所需内容时，用白纸遮盖不需要的内容；图片字节在满足清晰的要求下，尽量减小等。 （三）数字化工作方法 审计资料数字化要掌握适当的度，在进行了一定的电子文档转化工作后，应及时地将所转化的电子文档进行整理链接，并在链接过程中进行测试，以防止很多电子文档由于没有及时整理，带来查询整理等重复劳动。一般的经验是，单个审计记录电子文档附件较少的，2—3个记录应及时整理；单个审计记录电子文档附件较多的，应一个记录整理一次。每次整理后，及时清除数码相机中的旧图片。 五、审计数字化档案的汇总 汇总采取自下而上、逐级上报的方式进行。在汇总过程中，各个汇总环节要保持目录结构的固定，原有结构（包括文件夹名）不变，确保链接的正确性。在汇总过程中各个汇总环节要做好汇总记录，用于记录已审核无误的审计工作记录、底稿和记录附件，确保审计档案的唯一性。 汇总是一项十分重要的工作，其关键环节是审计小组长的复核。审计组成员进行审计工作后，形成审计工作记录和审计工作底稿，记录（包括附件）和底稿要上报到审计小组并进行复核，复核通过的记录和底稿要上报审计组并进行复核。在此过程当中，审计小组长作为第一次复核，可能多次要求审计人员补充审计资料、修改审计工作记录和底稿，相对工作量较大。为确保审计工作记录和底稿的正确，审计小组长复核是最为关键的一环。 审计汇总记录，用于记录审计工作记录和底稿的复核过程，哪些审计工作记录和底稿通过了复核、哪些审计工作记录和底稿要求继续完善，均在汇总记录中进行登记记录。在项目实施过程中，汇总是要多次进行，对汇总过程进行登记记录，能够确保审计档案的唯一性。审计汇总记录要在审计组和审计小组分别进行，汇总记录中要注明汇总的第次和时间。 六、审计数字化档案的归档封装 随着审计项目的结束，项目审计作业数字化工作也随之告一段落。这时需要对已审核完毕的审计数字化档案进行归档封装工作。所谓封装就是指按照数字化档案管理的要求，对将要移交的审计数字化档案，按照档案管理规定的要求进行打包处理。在对审计数字化档案进行归档封装时要注意：所需封装的审计数字化档案，需在已进行审核的基础上进行，未审核完毕不要进行封装；封装时要对项目整体进行封装，不能只对项目的部分内容进行封装；封装后如需对封装内容进行修改，要先解封，修改完毕后再对项目整体进行封装。 对审计数字化档案进行封装，是为了满足审计档案管理的要求而进行的一项工作。同时也为储存、携带、转移提供方便。通常审计组在现场完成审计项目的基础工作，而后期整理完善仍有大量的案头工作，审计组在撤出被审单位时，要对审计数字化档案进行封装以便于管理。 七、审计作业数字化的风险控制 在审计作业数字化工作中，要注意风险防范工作。风险主要来自两个方面，一是数字化工作的风险；二是数字化档案管理风险。 （一）数字化工作风险控制 在传统的审计工作中，审计证据取得要由被审单位签字盖章，证明审计证据的出处。审计档案数字化后，削弱了审计证据的证明力，特别是各类管理软件输出的结果，如会计报表等，按照审计作业数字化的要求，不必输出纸质文档，直接采用数字化电子文档，这样保证被审单位提供的电子文档不被修改十分重要。因而在审计作业数字化过程中，坚持电子文档由被审单位提供，保证被审单位所提供的电子文档不被进行任何形式的修改，审计记录交由被审单位签字时提供完整附件是十分重要的。在内部审计工作中，审计结论被作为法律证据的情况很少发生，但是在审计作业数字化工作中，仍要保持其警觉，因而关键审计证据的取得，仍然要有充分的证明能力。在审计作业数字化工作中，不能为了数字化而数字化，要从实际工作需要出发，关键审计证据仍要取得有力的证明。 （二）数字化档案管理风险控制 计算机的普及，方便了管理工作，但同时也带来了较大的风险。在审计作业数字化过程中要注意对审计档案的管理工作，以防止误操作造成审计档案的丢失。同时还要注意及时删除旧的和无用的电子文档，以防止审计电子档案多个同名不同内容文档，无所选择。为此需要审计组指定专人负责，做好备份工作，同时做好电子文档更新记录，以确保审计数字化档案的唯一正确性。 八、审计作业数字化的具体应用 阳泉供电分公司审计处从2009年开始尝试审计作业数字化工作，目前已对多个项目进行了审计作业数字化工作，取得了良好的效果。在开展审计作业数字化工作中，为了更加有效地开展此项工作，要遵循以下几项原则： http://wwW.LWlm.cOM 一是开展审计作业数字化工作，需要多方面的支持。包括公司领导、上级业务主管部门、档案管理部门等。这其中包括政策支持、业务支持、资金支持、技术支持等，没有有关方面的支持，审计作业数字化工作难以实现。 二是开展审计作业数字化工作，需要制定较为详细的实施规范，用于对审计作业数字化工作进行指导。在实施规范中，按照标准化建设的要求，对审计作业数字化工作的关键内容、具体细节等加以明确，使审计作业数字化工作在规范指导下有序进行。 三是开展审计作业数字化工作，对管理单位有一定的要求，需要在建立健全档案管理的基础上开展。如果没有健全的档案管理基础工作，审计档案取得的审计证据就难以确保其正确性。 总之，开展审计作业数字化工作，将有效提高审计工作效率，增强审计报告的可阅读性，节约审计成本。虽然审计作业数字化工作也存在一定的缺陷，但只要在具体的工作中多加注意，努力避免，审计作业数字化工作必将会把我们带入审计工作信息化时代。