新时期高校社会功能的拓展和日益开放、竞争的发展环境对高校院系办公室管理提出更高要求。院系办公室作为学院管理系统的中枢，要适应和满足高校发展需要，提升应对各种复杂问题的能力、对外争取资源的能力。因此，需要高校院系办公室加强队伍建设，提升队伍素质，充分发挥职能作用，营造积极健康的办公室文化，加强科学管理。
【关键词】高校院系；办公室管理；队伍建设
中图分类号：G64文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-203-01
高校肩负着培养社会主义现代化建设人才的重任，而学院是学校一级基层教学单位，院系办公室是在主任领导下的教学行政管理机构，在教育教学管理工作中，起着沟通上下、协调左右的中枢作用，有很强的协调性和综合性，对内要管理、服务，对外要接待、外联等等。同时，在全院教学、科研、教职工管理中，需要协调左右，也具有很强的辅助性，因此做好院办公室的管理工作具有重要意义。
一、高校院系办公室管理的基本职能
高校院系办公室处于学院行政中枢和决策中心的重要位置，具有综合情况、协调关系、办事服务的职责，是协助院领导贯彻落实党的方针政策，处理事务的办事部门。因此院系办公室的工作具有自身的职能：
第一，服务职能。高校院系办公室为院领导、机关职能部门和广大教职员工做好服务是一切工作的出发点和归宿点。要体现超前服务意识，为领导、教师和学生提供耐心、细致、周到的服务，切实帮助他们解决在工作、学习、生活和科研中遇到的各种矛盾、问题和难题，达到为教学、科研、生活等工作服务的目的。
第二，辅助职能。办公室是领导的得力助手与“参谋”，领导进行教学和行政管理的主要途径是通过办公室的辅助职能来实现的。学院领导决策的基础是了解全院的整体情况，办公室不仅要对全院方方面面的情况了如指掌，这就需要事前进行深入细致的调查研究，调动平时的信息积累，把好档案、统计关，取得第一手资料，以便为领导决策提供准确的数据材料，充分发挥上传下达的职责。
第三，协调职能。办公室是各种意见输出和意见反馈的汇合点，是学院的“神经中枢”，是一个沟通上下、协调左右的综合管理机构，承担着综合性、整体性的协调职能。只有学院办公室协调好各种关系，才能解决学院工作运行过程中出现的各种问题，以加强上下左右各方面的交流与联系，并为领导及时掌握情况，进行正确的决策和指挥提供帮助。
二、新形势下做好高校院系办公室的工作思路
第一，树立全局观念。学院办公室要把“一切服从大局，一切服务大局”作为办公室工作的出发点和落脚点，当各职能部门工作与学院的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。只有站在全局的高度，听取各方意见，通盘考虑，综合权衡，才能提出比较公正、合理的方案，把各方面的积极性都充分调动起来，形成强大的合力。也只有与全局工作合拍，与教育的总体部署和要求一致，协调综合工作才能缜密周到，减少矛盾，避免纰漏。
第二，增强主动作为。学院办公室要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。不仅要及时发现已经出现的问题，而且要善于揭示事物的本质；不仅要把握事物的现状，而且要比较准确地预测到它的发展趋势，为领导决策提供具有前瞻性的预案。努力克服传统观念、旧的思维方式和工作中的惰性，增强工作的创造性。
第三，提高办事效率。办公室的工作纷繁复杂，看似无序但其背后也是有规律可循的，认真探索并抓住这些规律，就会实现由无序向有序转化，收到事半功倍的效果。办公室工作的运转大致有两类：一是确定性的，二是非确定性的。对于确定性的工作，只要在总结经验的基础上，制定出规范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的运行机制；对于非确定性的工作，主要是指对应急的事件和突发事件的处理等，要有灵活应变能力，要分清轻重缓急、合理运用时间、调动大家的积极性。
三、新形势下高校院系办公室人员的素质提升路径
第一，不断增强政治素养。由于办公室人员既要和领导打交道，也要和员工打交道、还要和学生打交道，因此其政治素质显得尤其重要，不但要具有坚定正确的政治方向和高度的政治思想觉悟，同时也要具备教师所具备的师德和风范，只有这样，才能正确地认识形势，把握事物的本质和发展方向，抓住问题的根本，通过正确的途径和方法解决实际问题，这是院系办公室人员最重要的素质和必备的品德。否则，很难在分析问题与思考问题的层次及角度上，适应所承担的工作。
第二，大力夯实业务能力。要具备从事本职工作的业务水平和能力。这包括合理的知识结构和出色的工作技能。知识方面要具备高校管理中的一些基础知识、专业知识和辅助知识，知识面越广工作能力就会越强。技能方面要求院系办公室人员熟知工作性质和要求，善于建立自己的信息渠道，收集信息，能迅速处理信息，及时准确上传下达，能分清轻重缓急，做到忙而不乱，杂而不烦，疏而不漏，有条不紊。
第三，继续提升身心素质。院系办公室人员必须要有一个健康的体魄和良好的心态，这也是每一劳动者充分发挥其潜能的关键。院系办公室工作十分繁杂，这就需要办公室同志平时就养成吃苦耐劳和连续作战的工作作风；同时要强化自己的服务意识，增强责任感和事业心，不为私利所惑，不为金钱左右，坚持工作的原则性。
总之，办公室作为学院服务窗口，懂得办公室工作的特性与加强自身素养是作为办公室工作人员必不可少的，这样才能全心全意为领导、为老师、为学生服务，以塑造系办公室的良好形象
参考文献：
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