[摘 要]学校档案的作用是广泛的、长远的，必须使它在当前以致长远的年代里，不断的为学校的各项工作服务。因此，学校档案部门应研究和改进档案保管方法，最大限度地延长档案的寿命。
[关键词]学校档案损毁；因素；保管方法
一、档案损毁的诸因素
档案损毁的原因，主要有两个方面，一是人为的，一是自然的。人为的损毁，在社会主义国家中，主要是由于敌人的破坏和工作人员的疏忽所造成的。通过不断加强思想政治工作，工作人员的思想政治素质和业务水平在不断提高，人为的损毁现象，也在不断被克服和减少。但是，在现阶段，阶级斗争虽然已经不是我国的主要矛盾，但仍在一定范围内长期存在，而且在一定条件下仍相当激烈，因而人为的损毁现象还难以避免。自然损毁有两大因素：一是内在因素，一是外在因素。
（一）影响档案寿命的内在因素
影响档案寿命的内在因素主要是指档案本身的质量，即档案制成材抖与字迹材料（如纸张、墨水、复写纸、油墨等）的质量。它对档案的寿命有直接影响。
影响档案纸张材料耐久性的因素很多，纸张造纸植物纤维的主要化学成分一纤维素、半纤维案和木质素的含量，纤维的形态，纸张生产过程带来的有害化学杂质等。造纸植物纤维素中纤维素的比例越大造出的纸张则越耐久，反之则越不耐久。手工纸由于非纤维素成份一木质素含量低，有害杂质久可保存几百年。但由于产量低、价格高，满足不了当前社会发展的需要。新闻纸、印刷纸由于非纤维素成份合量高，有害化学杂质多，易发黄变脆，故不可作档案裁体材料。
一般说纸张中纤维素成份越多，纸张就越耐久。半纤维素可适量有之，木质索含量越少越好。因此，破布纸浆制造的纸张比化学纸浆制造的耐久化学纸浆制造的纸比机械木浆制造的耐久。
（二）影响档案寿命的外在因素
损毁档案的外在因素，是指保管档案的条件和周围环境中各种有害因素对于档案的破坏，外在因素可归纳为下列几方面：
1.不适宜的温度和湿度。纸质对温湿度的反应是较快的。温湿度太高或太低或忽高忽低，会使纸质发生膨胀和收缩，纸质的机械强度也就会随之降低。在不适当的高温、高湿影响下，纸张中残留的酸、碱、漂白粉等有害杂质将起作用，破坏纸质。同时，也会给有害微生物的繁殖造成有利条件，使档案发生虫害或霉变；某些字迹也易发生化学变化，造成模糊或褪色现象。
2.光线。光线特别是太阳光线，对档案纸张和某些字迹有很大破坏作用。光可促使纤维素与氧气发生氧化作用，使纤维素更快的变质，变为氧化纤维素，当温度提高到一定程度，光的破坏作用就更突出，纸张会很快变黄变脆。
3.灰尘。灰尘会玷污档案，又是昆虫或微生物借以藏身与传播之物。尤其在靠近污染源近的地方，灰尘带有很大的腐蚀性和毒性，不仅对档案有严重的破坏作用，而且对档案工作人员的健康也非常有害。
4.有害气体。大城市和工矿企业附近常有各种有害气体，如：二氧化硫、二氧化碳、硫化氢以及氯气等，这些气体会腐蚀纸张，使字迹褪色。
5.机械作业。主要是指摩擦、揉折、撕裂等对于档案的破坏。这种现象常常发生在档案的搬迁、包装、整理、取放、查阅等过程中，原因多在工作人员和借阅利用者的粗心大意，缺乏经验和监督不严的情况下发生。
除上述情况外，还要特别注意水、火及污染所造成的损毁，这些情况一旦发生，损失是不堪设想的。
二、档案的保管方法
学校档案的种类很多，有党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、外事类和财务类。内容十分丰富，形式各异，大小不一，载体材料也很复杂。因此，应当正确地选择和确定学校档案的保管方法。
（一）底图档案的保管
底图具有工程或产品的基本凭证作用，又是一种复制工具。有了底图随时都可以晒出大量的复印图来满足各方面的需要。底图档案的制成材料比较特殊，纸张是经过油、蜡浸透的，机械强度和耐久性不高，容易破碎。为延长底图的使用年限，保管方法一般可分为平放和卷放两种。平放保管，即将底图按照本单位的分类方案，成套依此平放在高层底图柜内。每层抽屉外面用标签表明底图的名称和代号。保证底图平整，取放方便，利于底图保护和查找利用。这是一种公认的好方法，只是占用面积较大。卷放保管，即将底图按套和保管单位卷起来放进柜子。大张在里，小张在外，由里到外，由大到小卷成塔形，用软绳捆上，外面贴上标签。这种方法的缺点是不能按顺序排列，不变查找，取用不方便，而且经常捆卷会增加图纸的磨损。所以只适用于特大特长底图的保管。
（二）蓝图档案及其他档案的保管
蓝图用纸一般比较好，机械强度较高，可折叠装订成册或直接装入袋、盒。折叠要按规定进行，注意将图标露在外面，以便查找。对有特殊要求活经常使用的，应有正本和副本，以便长期保存，又满足利用需要。对其他档案由于载体材料不同，应选择不同的保管方法。纸质当那多在分类立卷之后，装订成册，置于档案柜内或密集架上保管。亦可以单份文件材料装订，装盒保管。
（三）胶片、磁带档案的保管
胶片、磁带是新型的档案载体，保管条件要求更高，比较适宜的温度的13-15℃，相对温度是35-45%。这类档案需要存放在带空调的专用库房，最好做到恒温恒湿。胶卷用专用金属盒装，平片装入卡片箱内，分类排放。磁带保管要注意防磁和抗磁，以防止外界磁场影响。
档案保护技术工作是档案工作中的一项极其重要的工作。它直接关系到档案的命运，保护工作没做好，档案遭到损坏，就会造成无法挽回的损失。档案作为历史记录，有着参考和凭证作用，具有重要价值。因此，大量档案要长期保存，一部分档案要永久保存。但反映和记录档案内容的物质材料的寿命是有限的，这二者之间的矛盾只有通过做好档案保护工作都能加以解决。