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调查队档案电子化建设调研报告

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调查队档案电子化建设调研报告
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调查队档案电子化建设调研报告

改革开放以来,调查队系统电子化建设得到了快速发展,但同时也给我们管理上带来了一些问题,如档案电子化建设至今还是一项空白,需引起各级调查队领导的高度重视,并采取切实可行的措施加以解决。笔者对此问题进行了实地调查研究,在此谈谈自己的一些粗浅看法。

一、调查队档案电子化建设的必要性

所谓调查队档案电子化,是指各级调查队在工作中,以数字形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的各种数据、文件、资料,通过整理并直接形成有价值的历史记录。它具有存储量大,涉及内容广,信息传递速度快、传递形式多样化的特点。它是现代社会信息化档案的重要组成部分,亦是现阶段各级调查队办公自动化系统建立的起点和基础。搞好电子化档案建设不仅能提高办公自动化建设水平,也能促进整个调查队工作效率和管理效率的提高。因此,加快调查队档案电子化建设已是当务之急,必须引起各级调查队领导的重视。

二、调查队档案电子化建设的现状及问题

近年来,随着调查队系统内联网、互连网的开发使用,提高了办公效率,节约了人力、物力和财力。但是,对电子文件资料和调查数据的管理归档工作却落后于电子化的发展及普及速度,仍停留在纸质档案归档和自行的电子备份,在管理上仍没有效的办法。主要有以下五个方面的问题需要关注:

1、电子文档处理软、硬件难统一。当前我国it行业竞争加剧,不同载体、格式、设备环境的新产品层出不穷,为使用者提供了更多的选择余地。而对需要长期保存的电子档案来说,在不同机型、软件、硬件等环境下,通用性差,彼此之间不兼容,在资源共享和公共检索等方面表现出明显的局限性。加之计算机更新换代快,对于需要长期归档保存的电子数据来说,设备依赖性造成的问题会更加突出。如十年前的5寸软盘出现保管完好的电子文件找不到读取设备的问题。

2、软件、数据归档难成体系。目前,调查队系统各项业务都实行了电算化、网络化传输管理,由于业务软件升级频繁,且在安装使用之前,都会配发系统软件、软件程序及其全套资料,给归档管理带来了较多困难。表现突出的问题:一是系统升级程序、补丁程序直接升级安装,没有留下程序档案,使原始程序与后来程序脱节;二是业务人员经常轮岗,不同人员在不同时期参加程序使用或者升级培训后,未进行集中统一管理;三是由于业务软件数据库文件所占用的磁盘空间大,用一般软盘难以进行保存,从而使业务软件和业务数据的归档管理不成体系。

3、电子文件资料归档管理滞后。一方面,由于现有的办公自动化系统中,电子数据资料的制发、使用与档案管理是分开进行的,电子档案的收集整理工作是在电子文件资料的产生之后进行的,导致电子文件资料的归档工作滞后于产生传播速度;另一方面由于目前调查队系统的数据资料大多在通过电子文书传播的同时,为了增强文书的真实性,仍然打印成纸质的作为执行依据,形成纸质数据资料版本与电子版本同时并存的现象。

4、电子文件资料容易被删改。档案只有具备原始性和真实性,才能具有法律意义上的凭证作用。对于调查队业部门的调查数据、调研报告、人事档案、财务档案等统计资料来说,电子数据的真实性涉及到国家的宏观调控、经济预测、领导决策的重要参考依据,必须十分真实。而电子文件资料的易删改性使信息资料面临着被随意改动、删除和剪接的可能性,容易造成信息失真,又不会留下任何痕迹。

5、档案设备和人员素质均有差距。由于电子文件资料的存储介质如软盘、光盘属于高分子化合物,易受外界环境变化的干扰,磁场、雷电、周围环境温度、湿度改变等各种自然现象都可能对电子文件资料造成不良影响,破坏介质上的信息。目前,调查队系统有档案室的队极少数,基本上是数据、文件档案在各科室自行保管,使用的档案设备与电子档案所需标准相差甚远,容易导致电子档案破坏。与此同时,在电子档案的管理上,既不是传统的档案管理人员能够胜任,也不是科技人员可以替代,它需要管理人员既具备档案管理的基础知识,熟练掌握档案工作的基本原则和方法,又要熟练掌握电子计算机技术、数字通信技术等。

三、调查队档案电子化建设的对策

面对电子化的飞速发展和普及,各级调查队领导应以高度的责任感和使命感努力解决电子化档案建设工作中的实际问题,为未来档案工作电子化、信息化的发展奠定坚实的基础。

一要采用先进技术,确保归档电子文件真实性。对电子文件的制发,建议由其上级部门设计出专用程序进行管理,使文件从草拟、审阅到领导签发,都建立一套完整的可控制系统,建立加密的机内操作日志,监督系统 操作。这样既能保证电子文件的真实性,又可使文件资料形成过程真实记录下来,展现出历史原貌。在日常工作中应给不同的使用人员赋予不同的操作权限,防止越权使用。

二要加强部门之间协调配合,确保文件资料收集完整性。调查队各部门要根据不同业务特点,对各类电子文件格式进行统一要求,这样既方便信息的汇聚接收,又利于电子文件资料的归档管理,还能保证数据的可靠性和通用性。特别是内部之间要加强配合,对自身产生的电子文件资料尽可能地转换成归档所需格式,如word、excel文件格式。此外,由科技人员协助负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件资料归档,解决信息存储载体分离,脱机保管信息,无疑是最佳归档途径之一,进而提高电子档案的完整性。

三要不断完善档案信息采集功能,达到完整统一要求。档案管理人员应该积极参与办公自动化系统的设计应用,根据档案管理的要求提出相应的设计要求,以便于档案信息的采集整理。同时,对于档案重要组成部分的机关文件管理系统设计时,力求使文件资料的形成制发与分类归档同步进行,让系统根据事先拟定的归档范围将有价值的文件自动备份保存下来,避免重复劳动带来的资源浪费。与此同时,对业务软件的补丁、升级程序,操作人员要及时向档案人员报备,及时进行归档和管理,以避免工作人员岗位流动带来的信息转移丢失。

四要注重做好电子档案安全防护工作,实现电子档案安全性。目前调查队系统的内联网与互联网虽实行了物理隔离,但部分员工从互联网上下载的资料中可能藏有各类病毒,造成危害。对此,一方面科技部门和信息管理部门要加强计算机安全管理,经常检查,密切监控,定期发布病毒预警公告,防范互联网病毒在内联网上恶意漫延传播;另一方面档案人员在进行电子文件资料归档鉴定工作时,要认真进行查毒、杀毒,通过检测处理后方可归档保存。

五要搞好库房建设,切实提高人员素质。在电子档案管理工作中应特别注意选用质量好、可靠性高的存贮介质,以延长存储时间。对存放在存贮介质上的电子档案资料应写好保护,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所,对需要永久、长期保存的电子文件资料,要制定严格的定期复制管理制度,转换载体,以防止信息的丢失。出于风险防范的目的,电子档案一般要采用双备份制,在档案库房和计算机中心各存放一套,确保不受到损坏、数据丢失或单方面修改数据。与此同时,还要全力抓好业务培训,加强对电子文件制作和档案管理人员的技术培训,提高从业人员的素质和责任心,担负起电子文件资料归档工作的重任。

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县级审计队伍建设调研报告 目前,县级审计队伍建设与发展形势不相适应的矛盾日益突出,主要存在四个方面的问题:专业技术人员都是上个世纪八、九十年代调入的,新世纪以来没有调进一名审计专业技术人员,.........
教师队伍建设调研报告(3篇)
发布时间:2023-08-06
报告,汉语词语,公文的一种格式,是指对上级有所陈请或汇报时所作的口头或书面的陈述。那么报告应该怎么制定才合适呢?下面是我给大家整理的报告范文,欢迎大家阅读分享借......
某县乡镇文化建设调查报告
发布时间:2024-03-23
为了解我县乡镇文化建设情况,3月中旬在县政府分管领导带领下,文化局组织有关人员,实地察看了各乡镇文化站和村级文化大院建设情况,听取相关单位情况汇报。通过调研,大家一致认为,近年来,在县委、县政府的.........
农村文化建设调查报告范文
发布时间:2023-03-10
新农村建设旌旗攒动,是当今我县的一道风景。积极推进新农村文化建设,是社会主义新农村建设的一项重要内容。11月9日--11月19日,我们利用到农村宣讲贯彻中央六中全会和省、市第九次党代表会精神之际,就加强新农村文化建设问题,进行了为期十天的调研。通过个别走访、召开座谈会、问卷调查等形式,与村干部和群众就农村文化建设问题进行了广泛交流和探讨。现将调研情况报告如下:一、农村文化建设滞后的问题客观存在不可.........
供电干部队伍建设科学发展观调研报告
发布时间:2023-03-28
加强干部队伍建设打造一流管理团队 2009年3月7日 ,国家电网公司启动学习实践科学发展观活动,省、市、县各级党委层层发动进行周密部署,力求活动开展出成效,制定出详细的实施方案,活动紧紧围绕“党员干部.........
2023年社区建设调查报告 社区调研报告(七篇)
发布时间:2023-07-23
在当下这个社会中,报告的使用成为日常生活的常态,报告具有成文事后性的特点。报告书写有哪些要求呢?我们怎样才能写好一篇报告呢?下面我给大家整理了一些优秀的报告范文......
煤矿建设情况调研报告 煤矿调查报告(24篇)
发布时间:2023-08-22
随着社会一步步向前发展,报告不再是罕见的东西,多数报告都是在事情做完或发生后撰写的。报告对于我们的帮助很大,所以我们要好好写一篇报告。下面是小编给大家带来的报告......
强化农村文化建设状况调查报告
发布时间:2023-03-29
党的十七届三中全会通过的《中共中央关于推进农村改革发展若干重大问题的决定》明确了加强农村文化建设的重大意义,并就建设公共文化服务体系,开发文化产品,开展文化活动,培育文化团体,加强文明创建,倡导.........
加强机关文化建设调研报告
发布时间:2015-11-26
广泛开展群众性文化活动,推动机关文化建设向深度和广度发展,努力在建设上海国际文化大都市中走前头作表率。 一、坚持以社会主义核心价值体系建设为引领,着力提高党员干部的思想政治素质和道德修养 坚持把.........
市新型工业化建设调研报告
发布时间:2023-03-15
工业化是人类社会经济发展的必经阶段,是社会经济结构演变的必然结果,是衡量一个地区经济发展阶段与水平的重要标志。走科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化.........
加快文化建设现状调研报告
发布时间:2023-03-31
根据市委宣传部《关于开展“兴起社会主义文化建设新高潮”课题调研的通知》精神,我区于4月25日至5月10日对相关单位、企业、文化场所进行了全面调研,现将调研情况报告如下: 一、**区文化建设现状 (一)文化.........
强化资本生态建设调研报告
发布时间:2023-05-16
科学发展观的第一要义是发展。当前,学习实践科学发展观,一定要紧扣发展要务不放松,一定要牢牢把握全县发展不足、发展不快的基本县情,全力促进经济社会又好又快发展。而发展为了谁、靠谁发展,至关重要。归.........
农村文化建设现状调研报告
发布时间:2023-08-05
农村文化建设现状调研报告在日常生活和工作中,报告的使用频率呈上升趋势,报告成为了一种新兴产业。相信许多人会觉得报告很难写吧,下面是小编帮大家整理的农村文化建设现状调研报告,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。农村文化建设现状调研报告篇1农村文化建设是社会主义新农村建设的重要组成部分。改革开放三十年来,农村经济快速发展,农民家庭经济实力迅速增强,农村对精神文化活动的需求也不断提升。尽管近年来各级.........
调查新农村新建设调查报告
发布时间:2016-02-02
夏季烈日当头,我们展开了大学生三下乡社会实践活动调查新农村新建设的活动。早在未放假两周前我们就已计划好此次社会实践的目的和安排,大家都很期待暑假的到来。 6月30号,我们正式放假了,队长就当天召集我.........
强化县域农村文化建设调研报告
发布时间:2011-12-29
县委十一届五次全会提出“文化立县”的战略思想,这对于推进我县经济和社会科学发展,具有十分重要的意义。我县是一个农业县份,加强文化建设,重点在农村。随新农村建设的不断深入,农村经济得到了长足发展,农.........
关于农村文化建设调研报告
发布时间:2023-03-17
农民文化生活日趋丰富,文化需求得到提升。但忽视农村文化建设、忽视农民精神需求的倾向依然存在。农民文化生活相对单一,文化消费水平总体偏低,加上农村文化设施落后、公共文化产品供给量少、需求水平及自身.........
2023年村干部队伍建设调研报告 村级干部队伍建设调研五篇(模板)
发布时间:2023-08-07
随着个人素质的提升,报告使用的频率越来越高,我们在写报告的时候要注意逻辑的合理性。报告书写有哪些要求呢?我们怎样才能写好一篇报告呢?下面我给大家整理了一些优秀的......
强化农村医疗队伍建设现状调研报告范文
发布时间:2023-02-02
为全面贯彻落实《中共中央、国务院关于进一步加强农村卫生工作的决定》,推进我省农村医疗卫生事业的改革与发展,满足农村群众不同层次的医疗卫生需求,民盟永安市委课题组组织人员对永安及**市部分县(区)农村.........
最新队伍建设调研报告(十九篇)
发布时间:2023-08-05
随着社会不断地进步,报告使用的频率越来越高,报告具有语言陈述性的特点。怎样写报告才更能起到其作用呢?报告应该怎么制定呢?下面是小编带来的优秀报告范文,希望大家能......
建材调查报告 建材调研报告(十五篇)
发布时间:2023-03-22
报告材料主要是向上级汇报工作,其表达方式以叙述、说明为主,在语言运用上要突出陈述性,把事情交代清楚,充分显示内容的真实和材料的客观。报告书写有哪些要求呢?我们怎......
最新家乡建设调查报告总结家乡建设调研报告(实用7篇)
发布时间:2024-03-28
随着个人素质的提升,报告使用的频率越来越高,我们在写报告的时候要注意逻辑的合理性。那么,报告到底怎么写才合适呢?下面是小编为大家带来的报告优秀范文,希望大家可以......
2023年电子行业调研报告 电子企业调研报告(四篇)
发布时间:2024-04-06
在当下这个社会中,报告的使用成为日常生活的常态,报告具有成文事后性的特点。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的报告吗?下面我就给大家讲一讲优秀的报告文章怎么写,......
最新信息化建设调查报告(15篇)
发布时间:2023-08-06
在当下这个社会中,报告的使用成为日常生活的常态,报告具有成文事后性的特点。报告书写有哪些要求呢?我们怎样才能写好一篇报告呢?下面是小编带来的优秀报告范文,希望大......
2023年社区建设调研报告 社区建设调查(汇总十四篇)
发布时间:2023-04-08
报告,汉语词语,公文的一种格式,是指对上级有所陈请或汇报时所作的口头或书面的陈述。那么,报告到底怎么写才合适呢?下面是小编为大家整理的报告范文,仅供参考,大家一......
关于执法规范化建设调查报告
发布时间:2023-02-03
【摘要】由于个别民警执法行为不规范导致系列侵犯公民合法权益的案、事件时有发生,给公安机关造成不良后果及恶劣影响,本人结合工作实际浅谈改进和规范执法行为的几点建议。 执法行为规范是公安机关人民警察.........
对执法规范化建设的调查报告
发布时间:2023-01-22
【摘要】由于个别民警执法行为不规范导致系列侵犯公民合法权益的案、事件时有发生,给公安机关造成不良后果及恶劣影响,本人结合工作实际浅谈改进和规范执法行为的几点建议。 执法行为规范是公安机关人民警察.........
会计电算化调查报告
发布时间:2023-02-01
一、社会需求现状 随着社会主义市场经济的改革与发展,企业的管理日趋科学化、现代化,会计电算化越来越发挥其重要作用,会计电算化专业人才在经济管理中的作用日益突出,社会对财务人员的素质要求越来越.........
档案馆档案利用情况调研报告
发布时间:2023-08-07
作为区(县)级档案馆,其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的,那么,近几年来其档案利用的现状又如何呢?笔者试图以所在**区档案馆近几年来的档案利用现状为例,作一分析,通过分析、思考,提.........

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