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后勤信息化建设要求后勤篇一
关键词:高校后勤系统信息化建设信息化管理系统
中图分类号:g474文献标识码:a文章编号:1673-8454(2009)23-0024-02
高校后勤在实施信息化的过程中,一步到位地通过网络实现集成的信息化管理系统无疑是实现信息化建设的理想途径,但是这样做的结果是系统耗资巨大,风险高,涉及的管理范围广,是一项复杂的系统工程,需要相当强的实力做保证。就目前高校后勤系统实施信息化建设的状况来看,很少有高校是有能力同步实施的。事实上,多数高校后勤在信息化实践过程中,一般是根据自身的实际情况,按自己的需求来推进信息化的。无论是由于本身实力所限还是吸取盲目建设的挫败教训,很多高校后勤搞信息化工程时都是从实施某个单项管理信息化项目做起的,相应的管理软件也颇受欢迎。高校后勤系统的建设受各方面因素的限制,笔者认为,信息化建设应该根据自身的实际情况具体规划,分阶段、有步骤、有重点地实施单项管理信息化工程,通过预留接口,在未来合适的条件下再实现系统的集成。
就目前高校后勤系统实施信息化的情况来看,从总体上实施投入很大,效果并不是很理想。究其原因,在很大程度上是信息化实施的策略和模式选择上有问题。笔者就一些信息化建设实施策略相对成功的高校后勤的经验简单地做以下分析。
1.自上而下,统一规划
信息系统规划必须是自上而下,统一规划,系统地进行(特别是数据统计格式应统一)。这样可以避免因规划不统一、数据或系统接口不一致,给后续开发工作带来损失。但是,系统开发的投入、实施过程,则可视具体情况具体分析,分步地进行。
2.设备选择讲究实用
设备的选择要根据系统分析的结果来考虑,适合、实用即可,不必考虑太长远,更不大可能一劳永逸地“一步到位”。根据近几十年信息处理设备发展的规律来看,通常设备更新周期一般都在5～7年左右。因此,不管购买多么“高档”的设备,也不可能“一步到位”,5～7年后,同样会面临被淘汰的命运。
3.充分考虑系统分析和二次开发的费用
系统分析和二次开发费用应占到总投入的一半以上。在信息系统实施过程中,系统调查、分析、流程项目重组、二次开发的资金投入一般应占到总投入的一半以上。切不可将大部分资金都投入到软、硬件和网络设施设备的采购上。没有充分考虑到需求分析、流程重组、本地化、用户化二次开发和运行维护费,是导致信息化实施失败的重要原因之一。
4.以服务深化来驱动信息化建设
后勤信息化建设必须以提供便利、快速、周到的服务为驱动,根据被服务对象的要求不断地完善信息化建设。每一个模块的开发与研制必须要考虑到后勤系统与学校相关处室和被服务的师生的实际情况和适用性。否则,注定会失败。
5.着眼于整体管理水平的提高
后勤信息化不单纯是数据处理技术和工具、手段的变化,更重要的是后勤整体组织机构、管理水平、竞争能力、服务流程优化和规范化、标准化管理程度等多方面的提升。后勤信息化必然会涉及部分人和小集体的利益。所以,在总体上,改革前景是光明的,但从具体细节或个别人的角度看,这个过程可能又是痛苦的。这时候就需要发挥行政的作用,即所谓的“第一把手原则”。需要领导支持,协调各方面的关系与利益,确保改革和信息化实施的进行。
后勤信息化建设对于高校后勤系统来说,投入大、风险高、实施难度较大,能否顺利进行,这是管理者关心的问题。从高校后勤社会化改革发展到目前的情况来看,开展后勤信息化建设的方法比较单一,我们根据高校后勤的实际情况,同时参考一些企业实施信息化建设的过程,来简单罗列三种常见的信息化建设方法:
1.一步到位法
即后勤信息化建设一步到位,将现有的各种问题一次性彻底地解决,该方法“毕其功于一役”。但是该方法实现的前提是“先破坏,再建设”。往往因为它在建设行动之前所采取的改革步伐太大,忽略了事物是不断发展变化的,没有人能在建设之初就将所有的问题想清楚,所以,在实际操作中往往是旧的问题还没有解决,而新的问题已经不断地产生。这种方法对于高校后勤系统来说,具有极大的不确定性与风险性,若信息化建设不当则会“愈改愈糟”,甚至使后勤管理紊乱,出现难以预料的后果。
2.渐进变革法
即一次解决信息化建设的一部分,日积月累而最终达成全面改革的目的。这种方法比较温和,不像“一步到位法”那样看上去充满“彻底革命”的霸气,但也有很多人反对,认为一次改变一小部分,可能产生行为与思想上的惰性,出现满足于现状不求进取等现象。其实开展信息化建设,是一项永无止境的工作,“逆水行舟,不进则退”,作为信息化建设的管理者与实施者,都要有“永动机”的变革概念。所以,我们在这种方法的基础上,更提倡以下这种“小步快走”法。
“小步快走”法就是在信息化建设过程中,不是一下子去建设一个宏伟的大系统,而是一步步去实现,每一步实现一些功能,能够做一些事情,就把这部分先用起来,然后再做下一步。这种简单的逐渐推进信息化建设的方法有它的实用性与价值性:
(1)风险小。不用很担心技术开发商的不合适、服务模块开发错误等等一系列问题。而在后勤系统开展信息化过程中,这些问题发生的概率,应该说并不低。
(2)见效快。走一步,见一步成效,总比做上一两年才搞定,才开始发挥作用要好得多。事实上,一两年甚至三五年才搞定的系统,用起来也不可能一步到位,还是一点点用起来,一点点发挥成效对后勤管理者更有吸引力。
(3)内部阻力小。这实际是上述两点的必然结果。每一步的付出小,同时每一步都有内部受益者,这样当然就要好推进许多。那种“彻底革命”式的变革是要革部分员工的“命”,可能受到的抵触是不言而喻的。
(4)灵活适应需求。事实上想预先把需求想得清清楚楚,本身就不那么容易,更何况服务流程与服务需求是不断发展的,环境是不断变化的。而小步快走的方式,就使得每一次只要面对有限的需求,只需适应短周期的变化(短周期往往意味着无变化),适应起来就要容易多了。
当然,这种小步快走的模式也往往会让后勤管理者产生一些担心,比如:方向没走对怎么办?怎么保证分散的每一步都能适应大方向?等等。其实,我们的管理者更应该明白,小步走,走错一步就退一下,总比一下子跨越好大一步退起来要容易。至于如果你会连续走错n步都没有发现,那估计一步到位时出错的机率也非常之大,所以这样看来还是小步走合算。其实,局部与整体的一致性问题,才是我们要关心的核心问题。我们的理解是,这个问题在关系数据库出现之后,就不再是多大的问题了。应用与数据,现在已经在很大程度上是分离的。比如你可以用一种方法把数据存进去,再用另一种方法把数据展现出来,这里面实际大家在数据结构方面讲的是相同的语言。而且,不同部分的数据,其实也很容易在很标准的关系数据库中按标准的方法结合起来。
当然,小步快走,不能只顾低头拉车,不顾抬头看路。在走一步时,还是要适当地看上两步、三步,看一下路在何方。一些基本的信息系统的素养还是必要的。
3.螺旋、模态实施法
此方法流行于企业信息化建设中,我们将此方法的实施手法结合高校后勤管理的实际,拟出一个方法。即在实施后勤信息化时,在我们进行了详细的可行性与需求分析前加入一个步骤,即“模拟上线”运行的培训,使后勤管理系统通过培训,直观地了解信息化建设的全貌,并使后勤系统从信息化的角度来了解整个高校后勤的运行模式。这是一个“自上而下”的过程,需要进行全员的培训,以部门主管以上的管理人员为主。接着,在信息化实施的过程中引入项目管理的思路,从时间、成本和效果等三方面确保信息化项目的实施(即变革的阶段),这是一个先“自下而上”后“自上而下”的过程。
最后,在信息化项目基本实施完成后,建立相关的运行保证制度,从制度上保证信息化建设的成果,同时,为新的需求做前期的预研工作(即新的模态实施培训),为下一阶段的信息化建设做准备,从而实现整个信息化的持续、健康、有序发展。“螺旋、模态实施”法能否取得成功的关键点在于:一方面,技术咨询服务商所提供的模拟培训是否能真正将后勤信息化的精髓很好地贯穿于实际的培训中,所设计的培训大纲是否全面,所涉及的内容是否有启发性等;另一方面,后勤内部是否统一了思想,将后勤的信息化建设作为一项长期的任务来实现。
参考文献:
[1]赵守香,姜同强,王雯.企业信息化[m].北京:清华大学出版社,2008.9.
[2]欧阳峰,傅湘玲.信息化管理导论[m].北京:北京交通大学出版社,2006.2.
[3]杨安.企业信息化与电子商务[m].北京:清华大学出版社,2007.
后勤信息化建设要求后勤篇二
【摘要】随着我国经济的发展，科技水平不断进步，信息技术在我国计算机领域取得了巨大成就，人们对信息化建设的要求也越来越高，我国教育水平也开始高速发展，学生生活、学习在这个信息化的时代里日渐离不开网络，尤其是高校当中的后勤管理。然而，在我国大多数高校当中，领导对于后勤管理信息化建设的重视度并不够，没有一个全面的规划，缺少相应的技术上的支持，系统功能不健全。因此，本文在基于对高校后勤调研的基础上，研究在高校后勤管理建设当中存在的问题，说明了高校后勤管理的现阶段状况，分析其原因，找出相应的解决方式及对策，加强对于高校后勤管理的信息化建设与规划，完善高校的管理制度。
【关键词】信息技术；教育水平；高校后勤；信息化建设；对策研究
随着我国信息技术水平的不断提高，学校规模不断建设扩大，高校后勤管理也在不断地革新管理技术，因此，怎样将高校各方面后勤管理事物建立得规范化、模块化、标准化，怎样提高服务水平，有一套完整的管理流程是我们当前要重点研究的问题；提高高校后勤管理的一系列经济效益的问题，使后勤能够保障并满足于现今高校高等教育的高水平要求，将后勤管理的信息化服务平台建设得更加完善，从而使得高校的后勤管理更加科学、规范和标准，对于高校的后勤管理进行全面的
创新
，合理利用资源促进科技建设与信息化管理的协调发展，加快高校后勤管理的改革步伐，使后勤管理可持续建设，促进我国高校后勤管理信息化建设的发展。（一）高校后勤管理模式陈旧。现今所使用的后勤管理模式没有创新，只是一味地照搬老管理方式，比较陈旧，缺乏新的管理技术，很多情况下都根据管理的需要来临时调动工作人员进行操作，这样不利于形成一个完整的管理系统，缺少整体上的把控，范围的使用也会受到限制，加大了劳动量，工作效率也降低了，而且可靠性、准确性等等都不高，不能够适应当今高水平管理的发展需要，因此，我国学校庞大数量的学生信息量已经无法满足于陈旧的管理模式，陈旧的管理模式已经跟不上高速发展的信息化时代的步伐。
（二）高校后勤管理设备不健全。传统的管理设备已经不满足于现代化管理要求的.需要，跟不上现今信息化管理的要求，学校对于这方面的重视度不够高，设备的不完善使得不能够深层次地研究网络信息化，软件使用随意；此外，在众多的后勤管理方式中，仍然使用传统的手工统计的方式，成本和效率低下，达不到信息化建设的标准。
（三）高校后勤管理当中资金与技术的不足。近年来，高校在人才培养方面、社会研究方面与科学研究方面都取得了不错的成就，与高校的发展相比较，高校后勤管理的信息化建设受到了人才、技术、资金方面的限制，对于高校后勤管理系统的建设与信息化技术的应用还很落后。在一项调查研究当中发现，29所高校当中只有1所学校的后勤管理应用了信息化建设技术，只有4所高校配备了专业的后勤管理技术人员，大部分的高校建设资金与技术的投入都不满足当前后勤管理建设的需要。
（一）更新高校后勤管理观念。要改变高校后勤管理的观念，加强对于高校后勤管理信息化建设，就要先从最基本的改变观念开始，对于高校后勤管理的信息化建设重要性要充分地认识到并重视起来，由此才能够加强对于高校后勤管理信息化建设资金、人才以及技术的投入量，使高校后勤管理得到保障。因此，要实现高校后勤管理信息化建设就要加强和更新高校后勤管理的观念，努力提高高校后勤管理信息化建设的技术水平。
（二）完善高校后勤管理信息化建设的设备。高校后勤管理的信息化建设具有一定的复杂程度，因此，需要我们加强在建设中的组织与领导，加强对于硬件设备人力、物力以及财力方面的投入，形成合理的、有效的、成熟的管理方式，保证高校后勤管理的平稳运行，提高高校后勤管理的工作效率。目前对于高校物资紧张这一类问题，除了争取国家资金的投入量，还可以向社会进行筹集资金等方式来争取物资，加快高校后勤管理信息化基础建设，早日将高校后勤管理信息化建设变得科学化，促使高校后勤管理信息化建设快速步入正轨，通过硬件系统设备的建设来打下信息建设的良好基础，有利后勤管理网络平台的建立与又好又快的发展。
（三）加强对于高校后勤管理人员的培训。若想实现高校后勤管理的信息化建设，就需要具有创新能力和具备管理经验的高素质团队人员，只有将高校后勤管理人员对后勤管理信息化建设设备的应用能力进行提高，才能使后勤管理进入信息化操作管理。因此，可以适当组织对于高校后勤管理人员定期的学习与培训，引进具备信息技术处理能力与先进管理观念的人才，建立完整的高校信息化建设后勤管理体制，保证高校的健康持续发展。
在当今信息化的社会当中，高校后勤的信息化管理就显得尤为重要，它既是实现高校信息化的一种手段，又是促进高校体制改革的一个重要环节，因此，对于实现高校后勤管理的信息化建设发展迫在眉睫。虽然对于推进高校后勤管理的传统方式方法众多，但传统的方式会消耗大量的时间、资金与人力，且管理的范围不能适应目前市场的复杂状况，跟不上信息化时代的节奏。后勤管理的信息化建设有利于推进高校的建设，有利于高校后勤的良性发展。
【参考文献】
[1]陈子祥.高校后勤信息化建设路径探究[j].学园,2017(30).
