上班的时候，曾与局机关及下属部门从事文秘工作的同志在一起探讨过机关应由文写作的问题。
最近，在清理工作笔记时发现了当年的备课笔记。今天把它放在博客里，主要出于两点考虑：一是给当年的工作留一个记忆的影子；二是如果正在从事文秘工作的朋友看到，能从中得到点滴启发，本人将感到欣慰。
为了留下一个真实的记忆，这次录入时除删除了例子外，其他未作任何修改。
一、机关应用文写作应注意的几个原则
（一）明确目的
机关应用文的突出特点是实用性强。这就从根本上决定了写作之前一定要首先明确目的。没有明确的目的，不知道要解决什么问题，写作时就会心中无数。目的明确了，就能迅速选择合适的文种，收集相关的材料，有的放矢地进行说明和分析，提出中肯的意见和行之有效的解决问题的办法，措施。例如：
1、有利于选准文体。目的不明，也许把该用请示的，写成了方案。
2、上级部门要听我们毛项工作的汇报，首先要弄清3个问题：
（1）是全面听取工作和进展情况；
（2）是要对该项工作当前亟待解决的问题进行分析研究；
（3）还是要通过听汇报了解下步工作的大蒜、安排。
如果是
（1），那么要对该项工作的前段情况进行全面系统地分析、汇报；如果是
（2），那要弄清前段工作的重点、难点是什么，并对其进行重点撰写，或专项汇报；如果是
（3），在对前段工作简要汇报之后，重点对下步工作提出安排意见，打算。
由此可见，三者使用的问题尽管相同，但主题各异，所需的材料更不一样。所以，撰写材料之前一定要弄清目的，即干什么用。
（二）熟悉业务
机关应用文是应机关工作需要，用于机关实务的文章，必然要涉及到本部门工作的实际情况和业务工作的基本知识。从某种意义上来说，文秘人员要比业务处室的人员更要熟悉业务。这里所说的熟悉业务，主要是本部门，本单位的基本情况，包括职能、政策、法规，各处室的业务关系，主要工作流程、法定程序，以及部门的特点，要求，以及当前的工作重点。熟悉这些情况，有利于书写中提出问题，分析问题，有的放矢地提出解决问题的办法，言简意赅地进行表述。反之，写出的文章难以避免泛泛而谈，隔靴搔痒，甚至脱离实际，驴唇不对马嘴。
在熟悉本部门，本单位的业务知识之外，文秘人员还应具备与本部门相关的知识。比如劳动保障部门的文秘人员，除了对上述的知识有比较清晰准确地了解，掌握之外，还应对政治经济学、哲学、逻辑学、商业保险知识，以及生产、交换、分配方面的知识都应有所了解。由于常常要对一些统计报表进行分析，还应掌握一些统计学、数理统计等方面的知识。当然，必须具备，还应不断提高的，还有文化素养，驾驭语言文字的能力。
（三）掌握政策
劳动保障工作的政策性非常强，这不仅仅表现在我们下达的规范性文件中，即便是总结、汇报、请示、以至经验材料中都体现着政策。所以文秘人员，特别是搞综合的同志一定要掌握政策，熟悉政策，利用好政策（这里说的利用好政策是指用政策来分析问题，认识问题，提出解决问题的办法），用政策指导写作的全过程。如果写作人对政策部了解，或了解不深透，那么对问题的揭示程度就会缺乏深度，解决问题的办法就会缺乏力度。
（四）善于调查
调查有许多方式，除常规的调查方法之外，重点要说的是要做个有心人。注意从平时的工作中，与同事们的接触中，会议中，了解情况，掌握第一手材料。目前，我们的工作特点往往是每项活都是急的，按部就班地去调查，了解情况根本就没有这种可能。这就要求综合材料人员要注意从平时的工作中通过观察来了解情况，积累素材。
（五）勤于思考
对于指示工作的文章、揭示问题的文章、领导讲话、总结或汇报材料中的问题部分，很大程度上要靠撰写人员提供。提供这些东西的基础在于撰写人员的思考。为什么要说勤于思考，是说平时就要想。不要等任务交到你手上了再去想，那时就来不及了。这是问题的一个方面。另一个方面，临时抱佛脚，难以有深度，难以抓住要害。比如明年的劳动保障工作应该以什么为重点；具体的措施有哪些；面对的主要困难是什么，怎样解决。搞综合的同志现在就要想。当然，这种想绝不是让大家都去拍脑门，凭空去想，而是要在学习上级文件，领会上级文件、会议精神，从领导讲话中去悟，去思考。
（六）肯吃苦，有敬业精神
大家都知道些材料是个苦差事，不时被人总结为“四大憋屈”吗。正是因为苦，所以要求肯吃这个苦。有的同志虽然有较高的综合能力，但是不肯吃苦，所以也写不出好文章。有的同志采取多的办法，我想躲是躲不掉的。我的选择是干。只要肯吃苦，努力去干，才能减轻苦的程度。
二、与大家交流一点写作的具体技巧
（一）主题的确立及作用
1、主题是文章的统帅。选什么样的材料，怎样谋篇布局，如何遣词造句，都取决于主题的需要。
2、主题是文章的灵魂。是衡量文章质量有了的依据，主题深刻与否，正确与否，直接关系到文章的价值大小，影响好坏，作用如何。如果含糊不清，尽管言词华丽，旁征博引，洋洋万言，都会因主题不清令人难以琢磨，不明白作者的主张和意图是什么。
（二）怎样确立机关应用文的主题
1、切合实际。任何一种机关应用文都不能凭空想象，任意虚构。必须从客观实际出发，从客观实际中提炼主题，深化主题。在实际工作中，常常是领导把主题确定好了，比如：让写一篇什么文章，反映、表达什么事情，或针对哪个问题提出解决办法。需要我们做的就是素材的挖掘，主题的深化。深化主题的方法对于机关应用来说，首先是素材的力量，即素材是否具有典型性、代表性；再就是文章内部的逻辑力量，即层次清楚，事理分明；第三是理的力量。即相关的法律、法规，政策、上级领导讲话，引证准确、清楚、得当。以此来表现主题，深化主题。
2、注重实效。前边说了，机关应用文常常是领导确定主题我们做文章。这对行文者来说就有一个注重实效，考虑可行性的问题。即对准备纳入文章的意见、规定、办法、等等，一定的考虑在实际工作中是否适应，是否行得通。有些措施、意见、规定孤立地看是好的，但在实际工作中往往受方方面面因素的制约，或客观条件不具备，行不通，就不能写到文章中。
3、单一鲜明。单一，即只有一个主题。无论是总结、调查报告，汇报，讲话都只能是一个主题。尽管有时材料很多，涉及面很广，也应力求主题统一，内容集中，中心一致。鲜明，是指主题清晰明白，观点明确，态度明朗，要解决什么问题，怎样解决，要直截了当，一清二楚。做到鲜明的关键在表达上。应用文的表达方式一般情况下都要求开门见山，开宗明义，或利用标题，开头语，结束语来点明主题。
（三）选好材料
写文章的材料必须经过严格的选择。其原则有三：
1、真实。选用材料要与客观实际情况一致，不能弄虚作假，更不能因为表现主题而随意杜撰。做到时间、地点明确，特别是数据要准确无误，经得起推敲。尤其要注意本质的真实。有些材料从局部来说是真实的，但是从全局来说只不过是偶然现象，对于这样的材料在选择时一定要慎之又慎。
2、典型。是指那些反映事物本质，有关反代表性和鲜明个性特征的材料。要选用那些内涵丰富，概括力强的事例。这样的材料能起到以一当十的作用，既能增强文字的表现力和说服力，又可避免文章罗列现象、臃肿冗长的弊端，使文章更精炼准确。
3、恰当。即主题和材料的关系要恰当。选用的材料要紧扣主题，最能为表现主题服务的材料。一个材料用不用，怎么用，依据只有一个，即表现主题的需要。要恰当，还要善于对材料进行改造制作。就是在使用材料时能根据需要赖变换角度。从这个角度看可能与主题的关系不大，但换个角度看却非常有利于主题的表达。这里的关键是对材料要吃透，对主题要吃透。所说的“妙笔成花”即是。
（四）搭好结构
结构即文章的骨骼。机关应用文的结构一般情况下，因为长期使用已经形成了固定的模式，所以我们一定要按照固定的模式来写作。这里要强调的有两点，一是我们一定要熟悉，掌握，熟练使用各种机关应用文的模式，选准使用文体。二是注意各种文体之间的语言区别，时态区别，人称区别，角度区别等等。举例说明请示与批复、讲话与总结、计划与方案的区别。
（五）驾驭好语言
语言是文章的血肉。机关应用文的语言要注意四点：
1、平易朴实。机关应用文要求对客观事理作如实反映，其语言主要用客观的，平实的，质朴、直叙的手法。但是并不是排斥生动的语言，恰当的比喻和具有逻辑力量的排比。
2、准确精当。首先要选用那些与要反映的事务最恰当最准确的词语。其次注意选择句型句式，注意语法。不要因为语法错误、逻辑混乱、追求语言华丽，句型结构影响表述的准确性，甚至颠倒了原意。
3、简要鲜明。什么叫艺术，有人说“艺术就是三行去掉两行”，就是强调语言的精炼。机关应用文的语言一定要直截了当，不拖泥带水，不能丢三落四，更不能含糊其词，模棱两可。要把那些对表现主题可有可无的，意思重复的，空话、桃花删去。做到“篇无累句，句无累字”。力争在最短的篇幅里涵盖最大的信息量，更清晰准确地说明事理。
4、通俗规范。在机关应用文中使用的字、词、句一定要是大众化的，通俗易懂的。引用古人的话，一定要译出现代意思，切忌孤傲、生僻的字词。在规范性文件中还要注意不要使用容易引起歧义的文字。一些在网上使用的字词句，因为不规范，在机关应用文中不许使用。
三、关于总结的写作
（一）总结的作用
1、寻找规律，提高认识。通过总结对以往的时间进行回顾，分析，研究，评价，鉴定。把正反两个方面的经验条理化，找出规律性的东西来。
2、提供情况，便于指导。领导部门为了全面掌握情况，指导工作，经常要求下级部门提供各种总结，所以下级部门必须爱上级要求、领导意图和方针政策，如实反映情况，总结经验教训。
3、改进工作，提高效率。通过总结可以促使我们调查研究，反思上端工作的成效，得失，推动分析，归纳，找出规律性的东西。
（二）总结的类别
我们常用的总结大致可分为两类：一是全面总结。可以是一段时间的全部，也可以是一项工作的全部。二是专项总结。仅就某一项工作而言。
（三）总结的结构
大致可分标题、正文、落款，三部分。重点和大家探讨正文部分的结构。
正文部分应包括：基本情况、主体、结语三部分。
基本情况：主要介绍总结的对象，时间，过程，综合数据，背景情况。
主体：做法、成绩、经验、体会、问题。
上述结构不是要求出现在同一篇总结中，应根据总结的用途从中选择。比如上报上级机关的总结，至少要包括做法，成绩，经验（体会）。专题性的总结要有所侧重，紧紧围绕专题进行。经验总结则重点写作法（经验）和体会（效果）。
（四）写总结应注意的问题
1、要以党的方针政策，国家的法律法规为指导，分析问题，研究问题。
2、要占有大量的材料，从中找出规律性的东西。既要掌握现在是怎么做的，也要了解过去是怎么做的，现在的做法比过去的做法是好了还是坏了，如果好了，找出具有普遍意义的经验，坏了，分析有哪些可以引以为戒的东西。这些是衡量一份总结价值大小的关键所在。要做到这些，占有材料是基础，是前提。只有抓住本单位最突出的，最具有个性的，能反映事物本质的材料，才能总结出在特殊情况下的新鲜经验，使总结有特色，有指导意义。
3、做到观点和材料的统一。经常看到这样的总结，事理一个又一个，做法列了一长串，成绩从一排到五，但是这些事例要说明什么问题没说清楚，或者根本就没想到说。认为总结就是罗列，把全年干的事都写上，一空不落就完成了任务。其实这不是总结，只能说是一本帐，而且是一本没有日期，没有盈亏的糊涂账。
好的总结应该是在告诉大家成绩的同时，更主要的事把这些成绩是如何取得的，把它提炼成观点，这观点就是规律性的东西。观点有了，当然还要用材料来说明，材料包括典型的事例、精确的数据、可喜的成果，精当的议论（反映），绝不是罗列现象。
4、坚持两点论，实事求是地分析问题。一般在总结中都要写上存在的问题部分。这部分不是表面文章，更不能文过饰非，撰稿人要通过调查研究，认识问题的本质，并得到共识，才能把问题写到害处。
5、准确。表达语言要准确，引用数字要准确，特别是在一篇总结中的数据要一致，不能矛盾。
