论文关键词：教务管理 信息化 服务型
论文摘要:高校教务管理的信息化已经成为教育管理改革的必然趋势。本文从教务管理信息化建设的必要性着手?分析了目前教务信息化管理过程中存在的主要问题给出了相关对策?并提出了推动教务信息化山传统应用型向服务型转变的构想
1高校教务信息化的必要性
教务管理工作是高校管理中最基础也是最核心的工作?教务管理水平不仅体现着教务管理工作本身的效率?而且往往直接影响着高校的教学质量。随着我国经济的发展?高等教育已山精英型教育向大众化教育转变?高等教育不断普及学生人数不断增多?学校规模逐渐扩大.各高校纷纷建众分校匡以满足对大规模学生实施管理的需要。其中?如何在多校区的情况下进行优质、精干、高效的教务管理成了各高校教务管理部门都面临的比较棘千的问题。
在信息化枝术不断发展的今天?“规范化、信息化、网络化”成为教务管理工作的必然趋势充分利用网络信息技术来解决目前教务管理工作中的这些间题?不仅有利于教务管理人员提高教务管理服务效率和质量?还是高校教务管理下作规范化的有力保障。
2高校教务信息化现状
如今?各高校已经普遍开始重视教务信息化并付诸行动?基本L都逐步开展了教务管理信息系统的建设?主要有以下两种方式:
(1)高校凭借白身的技术人员?通过拨款或课题立项等方式?投人人力、物力及财力研制开发教务管理软件。如江苏工业学院由教务处研发的教务管理信息系统已投人使用近}一年?并成功推广到省内数十家高校。然而?此种方式也存在着局限?开发者往往因为缺乏专业的技术支持?整个系统在系统设计和系统安全等方面会存在明显的缺陷?或者由于课题经费有限?造成?!?途“夭折”?更谈不上长期的升级和维护
(2)直接购买软件公司开发的教务管理信息化系统软件。这类软件中有一部分依托名牌高校来设计开发?如依托清华大学的“U RP高校教务管理系统”、依托浙江大学的“正方高校现代教学晋理信息系统等。
还有类是专f」软件公司独立设计开发的?如湖南青果软件有限公司的?K工NGOSOFT高校教务网络管理系统”、大连乾豪软件工程有限公司的“乾豪教务管理系统”等。这些软件由+设计团队较专业?大部分都已经历4年以上的开发、维护周期?目前已占领大部分高校市场?成为高校快速实现教务管理信息化的捷径。但由于各高校教务管理工作都具有很大的特殊性?软件在很多方面并不能完全满足高校实际工作的需求。"
3目前高校教务信息化管理过程中存在的主要问题
3.1缺少统一规划多种管理信息系统并存.数据库异构?无法共享信息
目前高校各部门根据自身的需求陆续引进或开发了各种管理信息系统?如学生管理系统、财务管理系统、办公自动化系统等?即使在同一管理部门内部也可能出现多种数据库管理信息系统?如等级考试报名系统、学生网络学习课堂等?这些管理系统各白为政?数据无法共享?形成信息“孤岛’
3 2数据的时效性和准确性往往难以保障
高校教务管理的服务功能与网络系统运行的时效性要求之间存在着冲突。在教务系统的网络化运行中?为了减少人为的随意性?确保所提交数据的时效性和谁确性?体现公平、公正的原则以及对学生负责的态度?必须对网络系统运行的数据按时锁定。然而?教务管理直接服务干师生的特性?又决定了各种管理活动很难}分严格地执行既定的时限?数据提交也不及时?这种与教务管理的服务功能相伴随的滞后性?必然与系统运行的时效性产生冲突。
高校教务管理一些功能的实现是建立在数据的准确性基础之上的。然而在实际操作过程中?往往会由于使用者的人为因素.造成数据的差错或丢失?导致在进行下一步操作时得到不淮确的信息。
3.3系统投入使用后.维护修改难度大
目前我国高等教育事业正高速向前发展?各高校教务管理制度都在不断完善变化当中?旧发生变化?教务管理信息系统就要做相应的改动?现在的教务管理部门往往没有专门从事教务管理系统开发的管理人员在系统开发的时候还要从事其它的管理工作?而外来的软件公司也不能及时的更新系统?系统升级维护的下作就不能保证?造成软件的更新速度经常赶不上制度改革的步伐。
3_4系统各环节使用者计算机水平参差不齐?缺少专门机构来进行维护和培训
教务信息化系统投人使用以后?多数高校都没有设立专门的网络管理、维护和培训机构?教务管理各环节部门系统使用人员的计算机水平参差不齐?造成系统实际使用中出现脱节现象。
教务管理系统维护技术性强?难度大?不但需要计算机方面的专业知识还要懂得教务管理的业务知识等。目前多数高校都不太重视教务网络的管理、维护和应用人才队伍建设?许多教务管理系统维护人员都处于兼职状态?造成他们不能集中主要精力研究网络技米?使教务管理系统应用长时间停留在初级水平。
3 5后续资金投入不足.建设水平停滞不前
由于信息技米的迅速发展和网络应用的加强?网络系统需要不断升级、改造和扩展。尤其在软件系统的投人方面需要每年投入一定的经费?使得系统更好地发挥作用。多数高校在一次性投入后?往往每年只安排必要的通信费用?维持正常的通信以保证网络正常运行外?几乎没有多余的资金投入?加上没有一些相应的政策支持?使得网络系统长时问停留在系统建设初期的层面上"
3 6教务管理信息系统使用停留在‘’事务应用“层面
与转变机关作风的道理相同?教务信息系统也需要由单纯的“管理’软件向“服务”软件转变。日前的各种教务晋理信息系统软件?卞要功能都是以满足教务管理人员日常管理工作的事务需求来设计开发的?简化了管理人员大曦而繁杂的事务性工作但这些仪仪停留在“事务应用”层面?学生和教师对于教务部门的“服务”需求口益增加。解决这一需求?成为了教务管理系统今后发展的重要目标。
4加强高校教务信息化建设.推动传统的事务由应用型向服务型转变
4.1决策者高度重视.积极参与
决策者的重视和参与是高校教务信息系统成功建立的首要条件。决策者的直接参与是资金供给?人员安排和设备配备的保证?更是学校内部各种关系统一协调的保障。为此?应成立以“一把手’为负责人的工作组?将教务信息系统的建设作为一个系统工程来抓
4 2合理规划与设计
在做系统规划时?要研究国内外高校取得的成果、借鉴其成功经验?既要考虑到实用性?又要考虑高教改革发展的趋势?使系统其有可扩展性?便于升级维护。同时?运用先进技术?如Web氏r训ces等.实现校内数据系统之间的统一身份验证和数据共享
4_3提高教务管理队伍的整体素质
首先?加强教务管理人员的培训下作?针对教务管理人员的岗位特点?有针对性地加强信息管理能力的训练?加强考核.其次?对新进入教务管理岗位的人员?进行信息素质考核?并制定有效的激励措施?提高教务管理人员的积极性和主动性。第二?吸引软件技术人才?组建教务网络技术团队?设置相应部门?做好教务信息系统长期的维护和更新工作
4.4加大教务信恩化建设的经费投入
计算机技术和网络技术日新月异?计算机等硬件设施的更新周期越来越短。只有加大对务管理的经费投入?及时配备和更新硬件配套设施?才能够保障教务管理信息化工作的顺利开展。此外?教务管理信息网络需要不断升级、改造和扩展?尤其在软件系统的投入方面每年都需要投入一定的经费?从而保证全校的网络系统能够更好地发挥作用。因此?高校应该拨出一定数额的经费专门用于教务管理信息化建设。
4 5加强教务信息系统服务型棋块建设
(１)建设教学资源平台。高校有着丰富的信息资源可供学生及教师使用?但目前所公布的甚微?且比较分散凌乱?不易查阅。高校应在融合全校的教学信息资源和现有教务信息系统的基础卜1增加教学资源平台模块?使学生通过网络不仅能查询成绩、课表、选课、考试报名?还可以方便、快捷的获知更多的诸如专业培养计划、教师介绍、课程教学大纲、相关课件、参考书、图书馆相应资源等;同时教师开放的功能不再仅局限于查询课表、录人成绩等?还可以具有诸如分析历年授课学生学习成绩情况?或与学生之间展开课余网络间的互动交流等功能。"
(2)增加决策支持功能。对于学校领导?重大事项的决策者现有教务管理信息系统可提供决策信息寥寥无儿。例如?大部分系统都有学生评教系统模块?但往往只用其得出各教师的分?在教师间相互简羊对比?供人事部门作为工作考核的依?忽略了这些其它的有用的价值。若对这些数据进行深层数据挖掘?我们不难得到综合年龄、性别、职称、专业等因素后的一些有用结论?甚至还可以加入时间这一因素?来分析历年教师队伍的发展情况。所以在教务管理系统中增加决策支持功能?高校领导可以更好地把握学校各方面发展?做好长期规划。
(３)增加“教学预警?功能。这里所说的“教学预警”?是指以系统中的数据为依据?经过预设的算法?得到的一系列指标数值?对其进行监控井设定警戒值?达到警示的作用?从而保障学校的教学效果。譬如?对学生来说?当学生的学习情况即将严重偏离正常应有状况?系统主动薯示这位学生将有的后果?督促其努力学习对学校领导来说?当某专业年级学生因造成某种原因毕业时学位授予率预期会低干警戒数值?系统将提前警示学校相关领导引起重视?分析原因?采取对策
(４)针对教务管理系统数据时效性和准确
性难以保障的问题.可在系统设计中添加“任务完成情况公示牌”及“任务钟摆”。“任务完戍情况公示牌“是为了推动目前高校分级管理体制的建设?保障学校教务部门下发的各项任务能按时、按最完成而设立的?在学校网站醒日位置贴出的任务完成情况柱形图?而“任务钟摆”就是这张图的X轴(即时间)?任务完成量就是Y轴。当然?图中不同颜色的柱子代表的就是学校内各级教学单位。这些教学单位领导通过对比图中自身的高低?可以督促自身部门加紧完成学校下达的任务?从而保障教务管理工作认真有序的完成。
