收文处理。一般包括登记、分办、拟办、催办等程序。

一、主送本机关的文件,抄送本机关的重要文件,以及注有密级的简报、资料等,均应统一进行登记。

二、来文可按办件、阅件进行分类。办件一般包括上级机关对本机关的指示、通知,下级机关的请示、报告,同级机关需要答复的来文。阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本机关办理的其他参阅文件。

三、需要办理的公文应根据来文内容,分送给有关部门办理或送领导人批示后办理。需要送领导人批办的公文,承办人应提出具体的拟办意见,领导人对公文如何办理应作出明确批示。紧急公文应明确承办期限。文书部门应根据时限要求对承办单位和承办人进行督促催办,以防止拖延积压或漏办。

四、抄送件、简报、资料等阅件,属一般的可分送给有关部门阅存,重要的应送有关领导人传阅。

五、需要传阅或批办的公文,承办人应根据文件规定的阅读范围或领导批示,安排传阅或批办,领导人之间不宜直接横向传递,以防积压或传失。

第二十二条 发文处理。

一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

一、草拟公文的要求:

(一)要符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。

(二)行文所依据的事实要确实,行文的指导思想和解决问题的主要意见、原则、方针、措施要明确,办理事项的时间、地点、范围、原因、理由要交代清楚。

(三)根据行文目的和内容,确定适当的公文种类,要注意区分请示与报告、通知与函。

(四)草拟文稿应根据行文目的与公文种类,构思公文的层次结构,选择适当的文字,力求层次分明,结构严谨,文字朴实精炼,书写工整。引用公文应注明引文的时间、机关、标题和发文字号。使用简称时,应先用全称,并在括号中注明简称称谓。要使用规范的汉字。公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者内,一般用汉字书写。同一公文中,数字的使用应前后一致。

(五)草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸。公文稿纸一般为十六开、横写。其栏目一般包括主办机关、发文范围、拟稿人、核稿人、签发人、发文字号、秘密等级、紧急程度、印刷份数等。

二、公文审核。文稿在送领导人审批签发前,应由有关业务部门负责人或秘书部门负责人进行审核。

审核的重点:

(一)是否需要行文,行文的名义、公文种类是否适当;

(二)文稿内容与法律、法规以及上级机关的有关规定是否一致,与本机关发过的公文是否衔接;

(三)依据的事实是否充分、确实,政策、措施和要求是否明确具体、切实可行;

(四)处理程序是否完备,涉及其他部门的问题是否协商一致,行文关系及公文格式是否条例规定;

(五)文字叙述是否符合文法的逻辑,标点符号是否正确。

审核时如发现有不妥之处,必须进行修改。属于重要的原则性问题,应退回原承办部门修改。不必行文的,应送有关领导人批准后通知原承办部门或人员。

三、公文签发。各级国家行政机关发出的公文,应由机关领导人签发;重要的或涉及面广的,由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文(如会议通过的公文等),可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发。联合行文,应由行文机关的主要领导人分别在同一稿件上签发。机关领导人签发公文,要在“签发人”栏内写明具体意见和签署姓名、时间,不要以划圈代替签发。