公安基层档案工作调研思考
内容摘要 在新的形势下，公安基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不断提高档案工作人员业务素质，拓宽服务领域，延伸服务范围，最大限度地开发挖掘档案信息资源，才能充分发挥公安档案独特的服务实战的功能，使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作。
关键词 公安基层档案 转变观念 健全机制 培养人才 加大投入 提高利用功能
随着经济社会的发展，社会治安形势日趋复杂，公安工作对各类信息的需求越来越大。在新的形势下，公安基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不断提高档案工作人员业务素质，拓宽服务领域，延伸服务范围，最大限度地开发挖掘档案信息资源，才能充分发挥公安档案独特的服务实战的功能，使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作。加强基层档案工作无论是对现实斗争服务，还是对公安事业发展既有重要的现实意义，又有长远的历史意义。
一、当前公安基层档案工作存在的问题
（一）思想重视不够，档案意识淡薄。
长期以来，基层公安工作的着力点基本上都放到治安管理和打击罪犯上，加上受警力、精力的限制，基层派出所的民警平时忙于公安业务工作忽视了档案工作，根本认识不到档案的重要作用和价值，有的民警认为“只要工作好，档案材料可有可无”、“工作任务重，哪有时间搞档案”。由于档案意识薄弱，于是在档案材料的书写和形成中就存在不规范、不统一，如有的文字书写随意，不留装订线，给归档带来极大的困难；有的使用不耐久字迹材料，严重影响档案的保存寿命；有的使用规格不一的纸张，并出现残缺破损和内容不全等情况；有的材料形成和使用后乱堆乱放，不移交专人保管，常常被遗忘或沉入箱底。
（二）基层档案管理人员的业务素质偏低，档案队伍不稳定。
档案作用的发挥很大程度上受到档案工作人员管理水平的制约。当前许多基层派出所档案管理人员都由内勤兼任，外聘人员协助工作，且变动频繁（如20xx年萍乡市56个派出所有12个档案员进行了调整，20xx年上栗县公安局各派出所档案员全部被调整），再加上学习和培训不到位，有的档案员只能“自学成才”，对文书、业务、户籍档案整理、管理只是从以前档案形式上进行揣摩，这样整理的档案很难保证档案的系统性和完整性。另外，多数基层档案管理人员不熟悉电脑知识，思想观念跟不上经济和社会迅速发展的形势，缺乏积极进取、开拓创新精神。因此，档案工作人员现状远远不能适应当前公安基层档案工作现代化管理之需要。
（三）库房设施简陋，库容能力有限。
近年来，各级公安机关都加大了对基层派出所的经费投入，改善了派出所的办公条件，但是仍有很多基层派出所办公条件简陋，有的只是将普通的办公室、住房或其它用房充当档案库房。这些库房往往都是面积小、阴暗潮湿，连最起码的去湿机、灭火器也没有配备，有的单位还将其它杂物堆积于档案库房，这都极不符合档案保管要求。随着公安工作自身的改革不断深入，使公安档案的形式和管理出现了许多新情况、新特点，反映在形成档案的领域和范围越来越广，档案的种类、数量越来越多，形式和内容越来越多，由于公安档案材料门类和数量的增多，导致立卷归档中现有库房及设施负荷过重。有的派出所现有的库房已无法增设箱柜，不能满足管理的需要，已到了非解决不可的地步。
（四）检索手段落后，提供利用效率低。
目前，公安基层档案工作的查找是按照传统的手工操作方法。这样的查找方法存在许多弊端：一是效率低，花费人力多，编制过程中易出现差错；二是查找速度慢，容易出现漏查现象；三是随着时间的推移，档案室内的档案数量与日俱增，每年都要制作新的检索工具，而现有人力难以应付。为此，仅依靠传统的查找方法和落后的检索工具，很难迅速、准确地查找出利用者所需要的档案。而且由于档案数量的增加，检索工具的落后，大量的档案资源得不到充分的开发和利用，传统的档案管理方式已经开始不太适应档案管理的现代化进程。
二、对公安基层档案工作的几点思考
要解决上述存在的问题，使派出所档案工作更好地为现实斗争服务，各级公安机关领导必须引起高度重视，务必从加强公安基层基础建设角度常抓不懈。
（一）加强组织领导，强化档案意识。
公安基层档案管理工作是公安机关的一项重要的基础工作，具有不可替代的重要地位和作用。同其他工作一样，领导的重视是做好基层档案工作的关键和前提条件。各级公安机关的领导，尤其是基层派出所的领导，要充分认识档案工作的重要性和紧迫性，切实加强领导，建立相应的档案管理组织机构，主要领导要负责亲自抓，把档案工作列入议事日程。要建立责任制，一级抓一级，层层抓落实，把基层档案工作作为派出所基础业务建设的重要 内容和建设群众满意派出所的重要条件来抓，做到认识到位，工作到位，保障到位。同时要积极组织民警认真学习和贯彻执行《档案法》，要多渠道、多层次，多形式开展《档案法》的宣传教育，不断增强民警的档案意识，使每个民警自觉做到从每份资料抓起，从每卷案卷抓起，一步一个脚印地把档案管理工作落到实处。
（二）健全档案管理制度，完善监督考核机制。
各级公安机关的领导，尤其是基层派出所的领导要结合实际不断建立健全档案管理制度，尤其是日常管理制度和档案管理目标责任制，使主管部门和专兼职民警有章可循，明确各自的职责，能够牢牢把握档案工作的主动权。县（市）级公安机关应根据基层档案管理工作的专业职能、工作特点制定阶段性工作目标和总体工作策略，确定各职能单位的工作目标，将大目标细化成小目标，把责任落实到每一个民警身上，进行定期检查考核。从派出所档案形成过程的收集、分类排列、立卷验收、存档贮藏和管理利用的各个环节，定出目标和量化指标，进行量化考核，形成系统的工作考核制度。如20xx年江西省公安机关推出了公安派出所档案等级管理与派出所等级评定挂钩的新举措，实行档案工作一票否决制，一、二级派出所的档案管理必须达到档案等级一级标准，三级派出所的档案管理必须达到档案等级二级标准，四级派出所的档案管理必须达到档案等级三级标准。从具体实施情况来看，这一机制的实施对基层档案管理工作推动很大。以萍乡市为例，全市56个派出所，20xx年以前档案等级达省一级标准的仅有8个，20xx至20xx年两年中，共有18个达省一级标准，15个达省二级标准，11个达省三级标准。
（三）加强公安档案人才的培养和激励。
当今时代，由电脑微处理技术发展引发的“数字化革命”和由信息通讯技术发展引发的“全球信息网络化革命”是未来信息社会发展的主要支柱，将对人类社会产生深远的影响。一是随着微处理器技术的突飞猛进，光盘和光盘库技术的问世及日趋成熟，再加上各类高速扫描仪、字符识别仪、语音识别仪等数据录入设备的广泛应用，从而为档案信息输入电脑载体大开方便之门。二是随着电脑硬件技术的飞速发展，各种功能强大的应用软件将使电脑变得能“听”会“看”，耳聪目明。三是电脑的智能化水平将进一步提高，档案的自动著录标引、自动摘要汇编以及全文检索，都将成为现实并得以普及。为此，要提高和发挥公安档案利用功能，就必须加强公安档案人才的培养和激励。未来的档案工作者不仅要有创新的意识和开拓的能力，还必须精通电脑和网络技术；档案系统不但要加强基础教育，更要强化继续教育，以不断更新档案干部的知识结构和技能，培养出一批真正具有远见卓识的管理人才。
（四）加大资金投入，完善档案管理设施。
各级公安机关在加大其他硬件设施资金投入的同时，要适当考虑加大对档案管理工作的资金投入，以完善档案管理的硬件设施。今年是全国公安基层基础建设年，不少派出所正在新建或改造所房，我们应抓住这一契机，在建造办公楼、改善办公条件时，立足长远地搞好档案库房的设计，预先考虑好库房面积、结构和承重能力等要素，配备好档案库房专用设施。暂时无法新建所房的派出所，对库房条件不符合要求的要设法进行改造，并结合实际在档案结构管理和权限上作一些适当的调整，如将基层派出所日常工作中不经常查阅利用的长期和永久保管的档案移交县（市）档案馆保管，这样既可以减轻派出所档案库房的负担，又便于集中专业管理。
（五）加快公安档案现代化管理步伐，提高公安档案利用功能。
为提高档案工作的服务水平和管理效能，档案部门应转变观念、更新理念，扩大职能，抓紧配备计算机，安装档案管理软件进行现代化管理，使档案工作逐步从手工操作转向计算机管理，以适应新形势下公安工作发展的需要。要依托公安信息网络，提高和发挥公安档案利用功能，实现档案资源共享。尤其是实现电子档案文件之后，将使档案部门由后台走向前台，成为电子文件、电子档案收集、存储、管理的基地，成为信息资源整合、配送、利用的基地，成为事实上的电子文件管理中心，从而真正实现信息资源的全区域、全时段的共享，真正发挥出档案的利用效能。要实现这一目的，必须在以下方面作出努力：一是构建功能齐全、资源丰富的数据库。二是做好网络平台及应用系统的建设。由于档案的公众、公开的社会特性与部分公安档案资料的内部保密性，公安档案部门的网络系统决不能仅仅局限于建设一个大而全的网络，而是要根据使用范围分别建设相应的网络以及平台。三是根据分级负责的原则，逐步在公安信息网上建设统一的电子档案馆，将电子档案按统一的标准入库管理，以实现公安信息网上形成的电子文件、电子档案在线管理，提供数字档案的在线服务。
