摘要:人事档案是在教学、科研、行政管理等日常工作活动中形成真实材料,是单位培养、选拔、使用人事最重要的基本依据,具有真实性、基础性、历史性、全面性、系统性、权威性等特征。随着人事管理制度改革不断深化,人事档案管理工作也提出了更高要求。
关键词:信息化 管理 档案
1 管理现状及存在问题
1.1档案材料缺漏
原因主要有三方面:首先,人事档案材料形成涉及的部门较多,有教辅、科研、行政、组织机关等,收集范围较广,在相关规章制度尚未完善时,档案形成部门不明确材料的归档范围,该归档的材料没有及时移交档案部门。其次,人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置,档案管理者缺乏收集意识,没有通过档案材料归档制度的建立,积极主动去收集材料,而是坐等档案形成部门把材料送上门,破坏了人事档案材料的完整性,特别新进教工档案“档不随人走”的现象,有的教工档案甚至几年后才接收。第三,对档案材料缺漏进行核查的工作量较大,重复性脑力工作多,占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力,难免出现“漏检”现象。
按照中央组织部关于人事档案管理的要求,人事档案包括十大类别,这些材料反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多,但内容普遍过于空洞,考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异;而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少,千人一面,共性和重复性太多,不能从档案中突出每个教职工的个性,使档案的利用价值度大大降低。特别第七类(奖励类)普遍缺少对应的奖励审批表、登记表或证书复印件。
1.3信息化管理水平不高
由于人事档案整理具有严格的规范性,因此管理过程中涉及手工劳动的较大,信息化管理重视程度不高;而且由于人事档案具有高度保密性的特点,在设计管理信息系统时,要充分考虑其安全性与保密性。随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展,档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求,系统的升级更新势在必行。
2 信息化管理的新思路
2.1以信息化推进档案资源
整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段,而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。如人事档案管理信息系统数据库的整合结构,以省委组织部研发的“干部档案目录管理系统”中现有数据作为基础,包括了人事档案的目录信息、任免情况等;结合校园卡中心丰富的个人信息,包括了个人照片、工作证号等。整合人事处权最新的数据,包括职称、来校工作时间、工资等,整合一个综合数据库,作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。该综合数据库整合保证了权威、最新的人事信息数据。根据人事处管理的数据库每年增加新教职工的个人信息,档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案,增强接收新教职工档案的可控性,有效避免“档不随人走”的现象。
2.2以信息化实现人事档案内容
如前所述,最能反映教工教学能力、科研等成就的是人事档案。但由于收集难度较大,最能体现个性方面的内容反而严重空泛。利用信息化技术,策划建设网络系统架构的教职工奖励登记信息平台。信息平台的理念在于教职工可通过Internet填写自己的荣誉、奖励等信息,间接地将人事档案 “奖励”类别进行信息补充。从档案管理人员角度看,信息平台的建立,在丰富个人信息的同时突出了教职工的个性,从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料,大大降低了材料收集难度,提高了工作效率,同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据。从学校角度看,信息平台能收集教师科研、工作、教学等方面的荣誉,提高人事档案内容的展示度,也体现了高校综合科教能力。平台的设计需充分考虑安全与权限管理,防止数据的恶意篡改和非法盗用;填写的奖励信息需要档案部门对照奖励相关原件审核,防止弄虚作假现象。
2.3以信息化帮助做好档案查漏工作
人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点,而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律,深入了解并研究这些规律,可根据人事档案中的基本信息定制“查漏目录表”,与现有的人事档案目录进行对比分析,将缺漏的材料统计出来。这一思路可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现,由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等,需花费一定的人力物力,实现起来有一定难度,这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势。