在西部大开发蓬勃发展的今天，西北地区对地方文献资源的需求日增，经济、文化、历史等各类信息成为各省区、各级政府引导地方建设的重要调控依据；广大社会科学工作者需要大量的史料和社会科学研究的最新成果，希望能在网络环境下迅速准确地获取、交流和利用这些信息资源。为此，甘肃省图书馆斥资建设《西北地方文献资源数据库》。但要深入揭示文献内容，为广大用户提供最为准确的知识信息，只靠几个必备字段来著录是远远不够的，必须充分运用ILAS系统的各种字段。
1 327字段（内容附注）的应用
20010@a中外记者团和美军观察组在延安@f中共陕西省委党史研究室编
3271@a1944年10月5日，毛泽东、朱德和包瑞德、谢伟思在授勋仪式上的照片；@a毛泽东和美军观察组成员观看留守兵团模范学习代表进行军事技术表演照片；@a毛泽东、朱德、周恩来等在延安王家坪与中外记者团合影；……
1.2多卷出版物总题名有检索意义，而各分卷题名无检索意义，总题名著录于200字段，各分卷题名著录在327字段，使读者打开记录就可知道本卷书共有哪些内容。例2：
20010@a兰州市志@f兰州市地方志编纂委员会编
3271@a建置区划志；@a自然地理志；@a房地产志；@a建筑业志……
1.3根据有关统计资料显示，决定读者选借一本书的主要项目依次是：目次，内容简介，出版时间，书名，著者等。多数读者认为，作出借书决策最重要的项目是目次，因为从目次中能清楚地看出书中是否有自己所需要的内容，从而决定是否借此书。据此，可在327字段将主要目次揭示出来，供读者参考。
2 准确揭示文献内容的330字段（提要项）
对于内容与西北无关，但属于西北收录的文献，如《敦煌（论语集解）校注》，就要从敦煌的《论语集解》与其它的《论语集解》有何不同的角度加以揭示；或文献所阐述的主题在西北发生，但它本身并不是讲西北情况的，如《刘载哲学思想及关学学派》，则应从关学是如何在陕西关中地区产生的角度来揭示，而不以关学为主要揭示对象。
3 表示著作主题内容的自选关键词（自由词）610字段
它不是取自主题规范表，选词最多1个。我们规定，某些文献题名用词直接用作标引词含义不清者，应弄清其实际含义，另外用适当的词标引；尽量少用读者想不到的措词形式，避免用不起作用的词；有些文献在标引时应舍去次要的主题概念；词的简称形式必须换成全称形式；标引时间概念时，应使用含义清晰的形式；宗教文献的标引尽量少用“戴帽”性质的词；民族文献的标引，以民族名称主题词为主标题；内容仅有一部分论述本地区而又有参考价值的文献，可用重点标引法进行标引。
4.1多卷书的著录
多卷书是同一著作分若干卷（册）出版的图书。多卷书区别于一般普通图书之处，在于它的内容是分散于两个或两个以上的卷（册）之中；区别于其它丛编图书之处，在于其各分卷（册）的内容是围绕一个中心主题共同构成一个联系紧密的整体。对于多卷书的著录，采用综合著录和分散著录两种办法。
4.1.1综合著录
总题名有检索意义，有分卷题名且分卷题名可独立作为检索点时，采用综合著录。200字段著录总题名，300字段将总卷共有哪些分卷作一交代，各分卷特征著录在463字段。例3:
20010@a指南三书@f(清)刘一明撰
300@a本书由通关文二卷、悟道录二卷、象言破疑二卷组成。
a.总题名有检索意义，有分卷题名，但分卷题名不具有独立检索意义时，采用分散著录。200字段著录总题名与附属题名，而总卷特征著录在461字段。例4：
20010@a兰州市志@i建置区划志@f兰州市地方志编纂委员会，兰州市志建置区划志编
2252@a兰州市志@f兰州市地方志编纂委员会编
b.总题名有检索意义，有分卷题名且分卷题名可独作为检索点，宜采用分散著录。200字段著录分卷题，总卷特征著录在461字段。例5：
20010@a通关文@e二卷@f（清）刘一明撰
2252@a指南三书@e三种六卷@f（清）刘一明撰
4.2丛书的著录
丛书是在一个总书名下，汇集多种单本图书成为一，并以编号或无编号的形式出版的普通图书，其中每种书都是一部完整独立的著作。它的最大特点是每种除有总书名外，都有单独书名，且能与总书名分开独。对于丛书的著录我们规定：
20010@a回族和中国伊斯兰教古籍资料汇编@v第一辑@f宁夏少数民族古籍整理出版规划小组办公室编
……
例7：
20010@a归真总义@f（印度）阿世格口授18（明）张时中撰
2252 @a回族和中国伊斯兰教古籍资料汇编@v第一辑@f宁夏少数民族古籍整理出版规划小组办公室编
300@a《回族和中国伊斯兰教古籍资料汇编》第一辑；全集包括归真总义、正教真诠、清真大学……
20010@a中国西北稀见方志续集@f邵国秀编
2252 @a中国公共图书馆古籍文献珍本汇刊@e史部@f全国公共图书馆古籍文献编辑出版委员会编
例9:
20010@a［康熙］隆德县志@e二卷@f常星景修纂
2252 @a中国公共图书馆古籍文献珍本汇刊@e史部@i中国西北稀见方志续集@f邵国秀编
4.2.2当书的封面、书脊或书名页有单册名，该书是丛书的一种，则以单册名作200字段，丛书名著录在225字段，并用410字段连接。
总之，充分利用ILAS系统所拥有的字段更深入地揭示文献内容，有助于真正实现“一切为了读者”这一服务宗旨。
〔出处〕 江西图书馆学刊 2002(2)
