我国是一个历史悠久的文明古国,几千年的历史文化沉淀,使得各地都拥有大量的具有本地特色的地方文献资料,它们体现了本地区的经济、文化发展的历史渊源。将它们收集、整理、保存和利用起来,将对本地区的政治、经济、文化、科技建设起到积极的推动作用。
一、地方文献的收集
地方文献的收集较为复杂。因为地方文献多为非正式出版物,来源渠道难以掌握,而且流散于社会的各个角落,有些保存在个人手中的文献资料又多是历史文献,收藏者视为珍宝。因此,需要做艰苦细致的工作,制定切实可行的措施,才能尽量收集齐全。
1.争取当地领导的重视和支持,制定本地区地方文献呈缴本制度。由当地人大、政府利用地方法规或者布告的形式,向各有关单位与个人下达通知,将当地出版和编写的一切书刊资料送交当地图书馆保存,充分发挥图书馆收藏地方文献的职能。如:我馆在1994年通过市政府办公室转发了《关于建立日照地方文献呈缴本制度的通知》,为地方文献征集工作创造了良好的政策环境。争取到地方政府的支持,是保证地方文献资料收集齐全的重要措施。
2.加强与有关单位的密切配合。当地的政协、党史办、史志办及各企事业单位在编纂地方史志和本系统志书时,掌握了大量的地方文献资料,对本地区各单位出版的图书报刊资料,不管是正式出版物还是非正式出版物,一律征集呈缴本。将他们用过的和没有用过的资料收集起来,既节约了经费,又扩大了地方文献收集者的队伍,是收集地方文献的绝好途径。如:我馆在《关于建立日照地方文献呈缴本制度的通知》下发后,我们不是坐等别人来送书上门,而是借这个机会,积极宣传收集地方文献的意义,下到每一个单位,认真进行征集,把市内各单位编纂的志书基本收集全了。并与他们建立起定期访问制度,把工作做到前面,这样,不仅可以及时掌握、了解他们的资料出版、发行情况,而且还和这些单位建立了良好的合作关系,他们主动给我们提供地方文献收集的有关线索,帮助我们进行地方文献的征集。
4.加强与外界联系,多方式、多渠道进行地方文献征集。实践证明,利用工作关系或个人关系多方进行地方文献收集,是地方文献收集工作中比较好的方法。一是联系市政府驻外地办事机构,通过他们发动日照籍或曾在日照工作过的人进行捐赠。1998年我们通过日照驻京办事处联系北京的“日照同乡会”开展捐书活动,得到了在北京工作的日照同乡和一些曾在日照工作过的老将军、老同志的积极配合,他们纷纷把珍藏的图书资料拿出来捐献给市图书馆,通过这次活动我们征得1000余册图书和部分字画,其中不乏珍贵的地方文献。二是利用个人关系进行地方文献征集。如日照籍人、著名儿童文学作家、诗人尹世霖先生是我市实验中学的名誉校长,他的作品原来全部都捐赠给实验中学图书馆。后来,我们馆的一位同志认识了他,在一次交谈中,向他介绍了我们进行的地方文献征集工作,并请他对市图书馆捐赠,尹世霖先生了解了我们开展的地方文献征集工作后,先后两次亲自到馆进行捐赠,把他主编、撰写的儿童文学作品、诗集39种65册,全部交给了市图书馆收藏。我市文联主席、著名作家赵德发先生每次有新的作品问世,都亲自把书送到我们图书馆来,并对我们说,图书馆开展的地方文献收集工作是一件利国、利民的大好事,你们的工作不仅在当今,就是在后世,也是一件非常有意义的工作。
6.对外地图书馆拥有的论及本地区的文献,可以利用交换调剂的方法互相交换。对外地区个人收藏的论及本地区的著作资料,可用购、换、赠、复制等办法收集。口头传说的民情民俗,我们采取调查记录的方法,加以整理,使之成为文字材料,进行收藏。同时,注明整理者的姓名、材料提供者的姓名,以备以后查找。
7.利用各种书目索引,掌握地方文献的出版和存佚情况,一旦发现线索,就应该“锲而不舍”的将其收集起来。
总之,地方文献的收集要制定规划,确定一定时期收集的重点和范围。同时还要固定专人负责,保证一定的经费。收集地方文献不是一时之功,是一项长期的任务,需要持之以恒、坚持不懈,逐年积累,积少成多。一般来说,革命文献资料应该进行重点抢救性收集,现实文献资料尽量收集齐全,历史文献资料摸清底子逐年收集。
二、地方文献资料的管理和利用
收集地方文献的最终目的是为了利用。为了让地方文献发挥作用,方便读者查阅,需要做好地方文献的管理和利用。
1.把收集来的地方文献资料,及时进行登录、分编,建立地方文献资料登记,便于掌握地方文献藏量,有利于地方文献资料的管理。
2.对于从图书报刊中剪辑复制的零碎文献,按照学科内容分组装订成册,然后再登记、分类、著录、排架。
3.设立专架存放。地方文献收集后,应该设立专门的书架进行收藏保管,以便于管理和方便读者查阅。如,我们已经开设了“日照文史资料专架”,并拟设立“日照作家著作专架”和“刘勰及《文心雕龙》研究著作专架”。
4.编制地方文献目录
地方文献是建立特色馆藏的一个重要方面,图书馆根据各自收藏的地方文献多少,编写图书馆收藏地方文献目录,是图书馆地方文献收集、利用工作的一个重要步骤。通过编制《馆藏地方文献书目》,不仅为广大读者提供查阅地方文献的便利条件,同时,也可以用作馆际之间的地方文献信息交流。在这方面,我们根据目前的馆藏,编制了《地方志目录》、《地方名人目录》、《地方作者著作目录》、《地方企业志目录》等,为了便于检索、利用,我们共设立了三套目录,公务目录设书名目录和著者目录,读者目录设书名目录。这样,不仅方便了读者对地方文献的查阅和利用,也为今后更好地开展地方文献利用工作奠定了良好的基础。
5.组织地方文献资料展览
通过开办地方文献展览,既宣传地方文献,又增加当地图书馆的社会知名度,对提高当地图书馆的办馆效益有积极作用。如,我们在1994年8月,配合庆祝中华人民共和国建国45周年举办了日照画家林玉营的百米长卷《百年风云录》画展,1997年3月举办了“刘勰及《文心雕龙》研究著作展”,一方面展示了近几年来我馆开展地方文献的成果,同时,也宣传了图书馆,提高了图书馆的社会知名度,引起了社会各界的反响,收到了较好的效果。
地方文献的收集、整理和利用,是当前图书馆藏书建设的重要内容,特别是在当前图书馆购书经费紧张,社会知名度较低的状况下,做好地方文献的收集、整理和利用,开辟具有地方特色的服务领域,是图书馆增强办馆效益的一个重要措施,也是衡量一个图书馆是否具有地方特色的重要标志。因此,做好地方文献的收集和利用,使地方文献资源更好地为当地经济建设、精神文明服务,对开拓图书馆工作的新局面有着极其重要的现实意义。
〔出处〕 山东图书馆季刊2003（1）
