高等学校经济责任审计作业系统的设计
随着高等学校筹资渠道的多元化,国家财政对高校的投入和学校自筹经费不断增长,高校的经济活动日益复杂,新的高校财务会计制度等法规相继出台,为适应其内部管理的需要,提高财务工作效率,高校财务核算大都进行会计电算化改革,采用财务软件进行会计核算。财务核算工作中出现的一系列新变化,对高校内部审计工作提出了更高的要求,在这种背景下,开发高校内部审计软件,提高内部审计效率,已成为高校内部审计工作的当务之急。
一、高校内审软件的现状分析 倪惠明在阐述高校内部计算机审计现状时认为:一是审计人员计算机应用水平不高,人才优势没有充分发挥,目 前制约高校计算机审计发展的主要原因是审计人员的计算机应用水平偏低;二是计算机审计处于分散摸索和浅层次运用上,由于专业审计软件的使用范围还不广,计算机在审计中的运用有很多是用通用的办公自动化软件,即运用Word 文字处理软件编制审计计划、审计总结及审计报告等综合类底稿,运用Excel 制表软件或Access、VFP 数据库软件进行筛选、排序、试算平衡、编制审定会计报表等。由于各单位分散摸索,缺少总结交流,造成总体计算机审计水平不高,计算机辅助审计基本停留在浅层次运用上。 李荣珍认为目前高校审计软件应用状况与高校审计实际工作需要脱节,由于目前的高校审计软件基本是软件开发公司在企业版审计软件的基础上稍作改动而成,所以其功能侧重点还是企业审计的套用,与实际工作需要严重脱节。例如,目前在高校中的财政拨款项目经费要求按照预算执行项目支出,要评价预算的执行情况,要将实际执行数据与原预算计划数据进行对比分析,但是在审计过程中,会遇到项目预算支出明细与会计科目相脱节的问题,在审计软件的设计中就应该考虑到高校管理的实际需要,增加相应的功能,以利于提高高校的审计工作质量。 长期以来,学校领导较注重国家审计,对高校内部审计工作不够重视,而审计软件供应商出于商业利益考虑,致使高校审计软件特别是高校经济责任审计软件研发应用领域几乎是一片空白。同时,开展计算机审计不仅要求审计人员有丰富的会计、财务、审计知识和技能,熟悉财经法律和其他的审计准则,而且还必须掌握计算机知识及其应用技术,掌握数据处理和管理技术。不仅要掌握审计软件的操作方法,还应根据审计过程中出现的种种问题及时编写出各种测试、审查程序模块,而目前审计人员的总体水平没有达到这一高度,审计人员对实行计算机审计的积极性不高。 二、开发高校内审软件的可行性分析 首先,高校内部审计拥有一批具有丰富的财务会计、审计等方面知识和技能,熟悉有关政策、法规并具有丰富审计经验的高级审计人员。还有一批掌握了一定的计算机知识和应用技术的年轻审计人员,既有较丰富的审计知识和经验,又具有一定的计算机知识。其次,由于人员编制及经费的限制,任何一个内部审计部门都不可能配备专门的系统分析与系统开发人员,高校有大批从事软件开发设计的教学和科研人员,加强合作是突破高校计算机审计低水平发展的有效途径。通过合作方式将各高校既懂财会、审计业务,又精通计算机应用技术的有经验的专业人员组织起来,利用高校自身的人才优势,开发出适合高校内部审计现实情况的审计软件,建立自己的内部审计系统。最后,目前各高校基本上完成了校园网建设,计算机及网络系统是计算机审计的基础设施,部分高校实现了办公自动化和会计工作电算化,满足了开展计算机审计在硬件上的要求。 三、高校经济责任审计作业系统功能分析 一方面,审计作业系统应体现对审计业务活动及相关的职能活动进行管理和控制的功能,即从审计计划的制订、审计项目的实施、审计报告的编制、审计质量的控制、审计结论的处理到审计资料的归档等,贯穿审计业务活动的始终。另一方面,审计作业系统还包括对信息(审计文档)的处理和存储,便于记载整个审计业务各种信息。本文对已有的审计软件的优缺点进行分析,结合高校内部审计工作的特点,从功能模块设计和作为一套完整的软件信息系统的角度出发,高校经济责任审计作业系统应该包括系统安全功能、审计作业功能、审计文档功能、法规库功能。审计作业系统应该简单易用适合高校内部审计工作特点。上述功能模块都是高校内部审计所必需的模块,下面通过对功能模块的介绍来描述系统的设计过程。 (一)系统安全功能 系统安全功能包括权限管理和用户密码安全。 1.对于任何一套信息管理系统软件来说,权限管理都是其内部不可缺少、不可分割的一部分,权限管理模块(见图1)对应用程序起着监督、控制的作用,为信息管理的安全性、健壮性服务。本系统权限管理过程包括两部分:第一部分是权限分级,采用树形结构,根节点拥有所有管理权限(即系统管理员),分枝(或叶节点)的权限均由上级分枝进行授权管理,每个分枝和叶节点可以建若干个操作用户(即审计人员);第二部分是每个权限下可以管理和操作的功能模块,也可以理解为具体的每个应用程序窗口,通过授权,审计人员可以获得对应的功能模块操作权。 2.用户密码安全表现在对每个用户的密码进行加密处理,提供用户密码的修改功能,利用用户名和密码登录系统。 (二)审计作业功能 审计作业功能包括审计数据准备和审计作业。 1.审计数据准备包括会计数据筛选和整理、会计数据转换为审计数据和审计数据调整。 (1)审计数据来源于会计数据,通过数据转换模块可以把会计数据转换为审计数据,但会计数据事先须经过筛选和整理。筛选过程是把会计数据无用的或冗余的信息去掉,整理过程是使会计数据和审计数据在表结构上达到一致。会计数据一般是分年度取得的,要获得审计数据,必须取得各年度的会计基本数据,包括:会计凭证库、二级单位(即部门或学院)信息、财务核算项目信息、核算项目余额、会计科目信息。高校财务部门通过财务软件数据导出功能,将上年度的会计基本信息以某种单机数据库表文件的形式(例如Access、FoxPro等形式的数据库表文件)提供给审计部门,审计人员通过相应数据库软件很容易访问这些会计数据。通过对照审计数据表结构,把数据表中无用的和冗余的字段删除,使会计数据表结构和审计数据表结构一致,也就是审计数据表的所有字段都能取得对应的会计数据。 (2)会计数据转换为审计数据,即是把会计数据表内容导入到审计数据库。传统的审计软件在处理数据转换时,一般是先把审计数据库表结构的字段和会计数据库表结构字段一一对应,然后通过连接的会计数据库提取会计数据,保存到审计数据库。采用这种方法在设计软件审计时必须考虑到各种数据库引擎接口的连接和数据表中字段的类型,比较麻烦,并且在实际使用中转换速度较慢。本系统在处理数据转换时的思路是:先用对应软件将会计数据导出到文本文件,数据转换功能模块通过访问文本文件,调整取数结构,使审计表的各字段与文本文件的各字段一一对应,然后在程序中利用SQL Server数据库的bulk命令(具体用法参见SQL Server帮助文档)把文本数据导入审计数据库中。由于取数的对象是文本文件,其优点是不必考虑数据库引擎接口的连接和数据表中字段的类型,只需要考虑把文本内容转换为审计数据表字段的类型,简化了数据转换功能模块,同时提高了数据转换速度。(3)经过转换后,某些数据还不能完全满足审计信息作业系统运行的需要,必须对审计数据进行调整。调整的目的是使各会计期间的数据前后一致。例如核算项目,由于财务部门可能在新的年度进行了相关调整,前期项目名称可能与当期名称不同,导致审计底稿或报表中该字段不一致,同时为使审计结果反映最新的会计信息,必须根据当期项目名称调整前期名称。高校一般是每年进行一次审计数据准备,即本年度一次性转换上年度数据,供开展内部审计项目提取审计数据使用。
2.经济责任审计作业系统的流程应当符合审计业务程序,这样可以让审计人员在使用软件过程中感觉得心应手。通过对本单位和其他高校经济责任审计工作流程以及对应财务软件种类等情况进行调研,分析应用计算机审计的需求,确定本系统的审计作业流程为审计计划、审计准备、审计实施和审计终结4个部分,与审计业务程序一致。 (1)审计计划由授权人员(高校审计机构负责人)根据年度审计工作目标和重点,将本年度审计任务编制到系统中,对审计通知书和审计报告文号进行预先统一安排,并将审计任务分配到各审计人员。 (2)审计准备包括建立审计项目和编制立项性文档。 ①审计人员通过本年度审计计划分配的任务建立审计项目,同时编制审计立项信息(审计项目名称、组长、成员、分级复核人、发文号等)和被审信息(单位名称、责任人等)等内容,然后通过勾选被审计单位负责管理的财务核算项目和审计期间,并由系统自动提取相关项目余额、科目、凭证等审计数据。 ②编制立项性文档包括编制审计通知书、审前公示、被审单位和人员需提供的资料文件、承诺书、审前调查记录、内部控制调查问卷和审计方案等审计文档。这些审计文档是通过事先设定的审计模板自动生成的Word文档。 (3)审计实施包括账表查询、审计检查、审计预警、审计分析、审计报表和编制证明性文档。 ①账表查询提供对被审计单位管理的财务核算项目的收入、支出和余额的归类统计、明细账目和会计凭证的查询,该部分信息由系统通过预设的科目借贷收支条件对审计数据处理后自动产生。账表查询一方面提供了组成审计报告内容的审计报表底稿,另一方面使审计人员对被审计单位账目资金情况有基本的了解,以便进一步确定审计重点和进行审计检查。 ②审计检查包括凭证抽样测试和分录调整。凭证抽样测试为审计人员提供凭证样本的筛选和检查,审计人员通过对账目设置查询条件,使其可以采用抽查法对审计账目进行检查;分录调整可以对部分核算不规范的凭证进行调整处理。 ③审计预警包括被审计单位项目资金的年度收入、支出和余额预警图,通过年度趋势分析使审计人员可以察觉到各项资金使用的疑点,为下一步审计工作的进行提供指引。 ④审计分析包括账龄综合分析、账表趋势分析、账表结构分析和账表比例分析。 账龄综合分析提供暂付款账龄详细分布图表,使暂付款账目账龄、金额等情况一目了然。 账表趋势分析既可以使被审计单位各项目收支余情况按年度和月度的变动进行趋势分析,也可以使其按会计科目分类进行年度和月度变动趋势分析。例如,在“项目余额趋势分析”图中(见图2,该趋势分析图是对被审计单位负责管理的专项资金的余额数在发生变动时,即发生收入或支出时,显示发生日余额数的图表,反映的是该项目某一年的动态的余额变化情况,横轴表示变动日,纵轴表示金额),图中显示该专项余额在9月份开始为负余额,而一般专项支出是不允许透支的,这就为审计人员提供了一个需要调查核实的审计疑点。 账表结构和比例分析提供年度被审计单位各项目收入、支出等构成及比例情况。使审计人员很容易了解对被审计单位的预算收入、业务收入和各中种出结构情况,以及收支具体比例情况。 因此,审计人员可通过审计预警和审计分析,轻松地对各项目账目的异常变动实施分析性复核,对疑点事项采取逆查法等的审计方法。 ⑤审计报表提供对被审计单位收支余的报表导出Excel文件功能,使审计人员既可以通过Excel进行编辑、修改和打印,又可以将http://wwW.LWlm.cOMExcel文件保存为审计底稿。 ⑥编制证明性文档提供包括审计工作底稿、审计事实确认书等文档及附件的编制功能。可通过事先设定的审计模板自动生成统一格式的Word文档进行编制。 (4)审计终结主要是编制报告性文档和编制后续审计文档功能,通过审计模板自动生成统一格式的Word文档进行编制,提供包括征求意见稿报告、正式报告、送组织部报告、审计结论执行情况反馈表和后续审计报告等文件,并由事先编制的报告及后续审计报告发文号进行统一编号。 (三)审计文档功能 审计文档功能包括审计模板制作、审计文档制作、审计文档流转和审计文档归档。 1.审计模板为审计项目提供制作审计文档的工具和定制复核级别。利用VBA编程,通过使用Word的查找替换宏,使审计人员可以快速、高效地制作部分固定格式的审计文档,提高文档制作的简易性和准确性。 2.审计文档制作在审计实务工作中是相当重要的环节,反映各审计阶段的工作成果,审计部门领导通过查询该信息了解各审计项目完成情况;保存后的审计文档和附件可以供审计人员随时调用和查阅。审计文档提供Word、Excel、PDF以及图片(JPG、BMP、GIF)等格式文件的编辑或导入,审计附件提供图片文件的导入,以方便审计人员保存取得的审计证据。例如审计人员可以用本系统内嵌的Word软件编辑审计证明性文档,并将扫描或拍摄的凭证电子图片作为审计附件加入证明性文档,方便文档及附件的编辑、打印和复核。审计文档制作确保了审计立项性文件的完整性和高效性,使审计证明性文件能形成有充分证明力的证据体系,使审计结论性文件符合审计质量标准。 3.审计文档流转提供了对审计(立项性、证明性、结论性)文档的分级复核机制。审计人员将制作完成的各种文档提交给复核人员,经过各级授权复核人复核后,审计人员根据复核结果,对已通过复核的文档可以进行归档等工作,未通过复核的文档则提醒审计人员需进行深入修改或进一步取证。分级复核的级别可以通过审计模板进行定制,一般分为三级复核,复核人则是在建立审计项目时进行授权。通过审计文档的复核机制,实现了分层次分阶段的审计质量控制,提高了审计质量,减少了审计风险。 4.审计文档归档。将复核后的审计资料保存归档,为总结审计工作和进行审计理论研究提供了资料,也为以后的审计工作提供了参考的依据。 (四)法规库功能 法规库功能包括法规库建立、更新,并随时可为审计人员提供各种法规查询,查询功能提供了发文时间、关键字、法规文件内任意字段等查询方式。法规库在审计作业中提供相关的法律法规信息,使审计人员出具的审计报告更具有权威性。 法规库中的法规文件使用的是Word格式文件,系统实现了对法规库全文的任意关键字的检索,其处理思路是:首先,将Word格式的法规文件导入到系统法规库中,由系统自动生成一份文本文档并保存到法规库,文本文档的好处是略去了图片和表格等信息,只剩下纯文字,占用磁盘空间小,方便用来查找匹配关键字。然后,审计人员进行检索时,系统会把全部文本文件导出到临时文件夹,并进行关键字搜索,把包含匹配关键字的法规文件列出,审计人员即可以看到包含该关键字的所有法规库文件,通过点击希望查看的文件,系统自动用内嵌的Word软件打开该文件,并高亮显示搜索的关键字,使审计人员能够一目了然地查阅关键字对应的相关内容。 值得注意的是,上述功能不是独立的,而是相互衔接、相互结合的。例如:审计文档制作、流转和保存等环节嵌入到上述审计作业各流程中去,方便审计人员处理各阶段需要使用的各类文档和工作底稿。下面将介绍这几部分功能模块流程是如何结合的。 四、高校经济责任审计作业系统功能模块图及系统流程结合分析 1.按照本文前面所描述的高校经济责任审计作业系统功能设计的思路,给出了系统功能模块,详见图3。 2.系统功能模块流程详见图4,通过图4可以清楚了解各功能模块的流程结合情况。 系统管理员对所有用户(审计人员)进行功能模块授权,并负责审计数据、法规库等数据的管理维护工作。 用户在所授权范围内进行审计作业。例如,审计单位分管领导可以授权使用审计计划功能,可以进行年度审计计划的编制、审计文号管理、审计任务分配、审计文档复核、审计任务进度查询等工作。具体实施审计工作的人员在授权下进行前述审计准备、审计实施和审计终结等各种作业工作,并将审计工作中制作的各种审计(立项性、证明性、结论性)文档提交给复核人员审核。复核人员根据分级复核制度审核后,将未通过复核的文档返还给审计人员,提醒审计人员进一步查证和落实该审计事项,并对该文档进行修改;通过复核的文档可以保存到文档库,以备核查和利用。同时,审计人员在作业时可以进行法规库和历史文档库查询,以便高效地开展审计工作。 五、结论 本文通过对系统安全、审计作业、审计文档和法规库4个功能模块的介绍,详细地阐述了高等学校经济责任作业系统的设计过程,并提供了系统的全部功能模块图,简要地分析了4个功能模块的结合流程。实际开发过程中,系统采用了基于Windows 平台下的C/S(客户端/服务器)编程模式,数据库选择了SQL Server数据库,程序代码编写选择了Delphi,程序编写工作已基本完成,经过在本单位测试和使用,运行情况较好,很大程度上满足了本单位审计工作的需求,提高了工作效率,减轻了工作负担。 在高校审计软件开发过程中,应当考虑到高校审计人员的计算机知识、专门技能和经验,以及高校计算机信息技术应用的发展状况,有针对性地进行。只要能开发出具有很强的实用性和针对性的高校内部审计软件,计算机信息系统环境将极大地提高审计人员的工作效率,使高校内部审计机构能够更好地发挥其监督、服务的职能。同时,审计软件只是审计人员在审计作业过程中的一个辅助软件,可以帮助审计人员进行各种文档的编制、报表的生成等工作,为审计人员提供了审计程序和审计方法的选择,但不能替代审计人员对审计证据、审计意见和审计决定的经验和专业判断。