浅析图书情报档案一体化中的信息交换
《蓝海战略》的作者金伟灿和莫伯尼(Kim andMauborgne)和美国经济学家唐·泰普斯科特(DonTapSCOtt)指出信息的价值会随着散布、流动而增加。信息交换是组织间重要的资源流动,也是组织间相依活动的核心。而图书、情报、档案部门作为社会上文献信息管理的主要部门,随着各个信息管理系统一体化进程的加快,他们之间的相依关系、信息流通和信息交换,是我们不得不面对的重要问题。
一、跨图书、情报、档案部门的信息系统
相应于图情和档案管理相关部门的应用,美国学者迈克尔·R·瓦伊塔尔于1988年指出IOS在组成架构上属于分散式信息系统,其运作类型,依成员间的互动连接方式,将其划分为一对一(onetoone)、一对多(onetomany)和多对多(manytomany)三种形态。“一对一”可视为信息提供者和用户双方之间的彼此交易;“一对多”多发生于供应链上、下游的互动关系;“多对多”则以电子商场(dectronicmarket)方式呈现,如现在大热的淘宝商城。更进一步来说,图情、档案部门间将相关的IOS和三种组织相依类型结合,落实到运作层面(如互联网)。当由两个以上信息交换网络相互连接所形成的架构,若交由第三者(如一级政府或者中介商)予以管理,可在增加使用者数目所形成的外部性(externalities)效用中,增加整体效益。
二、图书、情报、档案部门之间的信息交换
1 信息交换
IOS所欲达成信息流动目的,在信息技术的协助之下,以计算机为基础的信息活动,因为必须在多种信息储存媒介之间,包含以计算机为基础 或非计算机基础的媒介,进行整体性统合运作,所以在跨越组织界限的同时,也代表着必须跨越不同信息媒介的限制,才能真正达到信息自动化交换的期望。
在图情、档案相关组织里,电子数据交换(dectromcdatainterchange,EDI)为我们所常采用的lOS之一,通过建立信息交换标准,我们能够通过技术手段使信息跨越不同媒介和组织界限,达到档案信息直接交换的目的。因此,EDI的概念和技术成为图情、档案组织间达成信息流通的重要议题,同时也视其为迈入信息资源数字化的重要基础。
2 EDI的本质
EDI可为交易伙伴(如某一大学图书馆和档案室)提供直接而自动化的信息传送工具。其基本运作原理在于信息传送的一方须将个性化数据资料转换为共同的格式标准,经过网络即时送至接收方,接收者再把共同格式的资料转换为所需的自有形式后,即完成交换过程。
图情、档案组织采用EDI之后所产生的效益和难题,学界和业界皆有许多讨论和分析。拉蒙·奥卡拉汉在1995年较整体性地将其效益区分成二个层级,第一层级效益主要来自提高跨组织连接的速度和可靠性,第二层级的效益则在于改善服务端和用户端之间的关系与组织流程。
3 信息整合
电子商务专家瑞佛·卡兰克塔在1996年表示,EDI可以对信息流活动发挥降低费用、加快信息移动速度、提高用户服务水准等功能。对于图情、档案管理部门而言,其核心在于EDI能够促进信息流动和分享,进而紧密连结交易对象之间的关系。
EDI之所以能跨越组织界限、打破不同信息屏障,除了以共同交换标准统一信息格式外,另一个重要的因素在于紧密的整合组织内外的各个信息系统。电子资料交换整合(EDIintegration)指组织将EDI与内部和外部对象的信息系统相互结合;简言之,整合包括内部整合(intemalintegration)和外部整合(extcmalintegration)两部分。
由于外部整合大多经过信息交换标准、网络通信协定等手段完成,但此类标准的制定不易完成,且易为经济、技术优势组织为自身利益所主导,以致大部分的信息交换成员难有投入的空间。内部整合则可为个别组织(如某一院校)所操控,同时也是众多研究中认定足以影响EDI成败的重要因素;内部整合完善的ED[系统,能够加快信息流动的速度,提高资料正确性,减少对专业人员的依赖,而且也是促使组织有效运用EDI的推动力。
4 交换标准
EDI的交换标准被视为克服不同信息媒介、格式的重
要条件,却也被使用者认为是引用EDI的重要障碍,因为交换标准不容易建立、选择和维持,而且必须付出极高的代价。因此,图情、档案部门的EDI交换标准也会随着业务形态和互动方式的变动而持续地改动。若将EDI交换标准视为一种表达信息的语言,则企图建立一个可供所有组织能共同使用的统一标准,或者以其替代组织内部的语言,都将是一种不切实际且导致使用者必须扭曲作业方式的不当概念和作法。下表为笔者尝试编写出的适用于图情、档案部门的EDI格式范例。
面对EDI交换标准所引起的困扰,学者和业者因而尝试自技术层面和作业层面寻求解决的途径。技术层面上,利用改换运作平台如InternetEDl,以及不同的信息定义语言,如XML。但是,IntemetEDI虽然能够减轻操作上的负担,XML可以使得信息的描述更具弹性,但仍未解除设定“固定”交换标准的困境,而且也无法解除交换标准的束缚。
三、未来研究方向及展望
随着图情、档案部门间互动行为的增加,他们之间的信息交换显得尤为重要。因此,提供信息交换的相关服务,可能成为一项新兴的专门行业,而此一行业由信息技术和领域专业人士集合而成,结合适当的设备、程序和人员,在合理的成本结构(小于原有交换成本)之下,可针对不同的信息交换情况,承接组织间的信息交换工作。这样,可以使图情、档案部门能专心于自身的专业,不必分神于信息技术和管理;进一步达到现代社会“术业有专攻”的理想。
