为社会服务是一个既古老又现实的话题。而由于档案工作本身的性质和任务，决定了它具有广泛的社会功能：即它不仅有保存和积累国家档案财富的功能，还有向社会传播档案信息、承担宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。下面，笔者浅谈一下对新时期更好地发挥档案工作社会功能的几点思考。
一、影响发挥档案工作社会功能的主要因素
虽然档案工作拥有独特的社会服务功能，但从现实情况来看，档案工作社会功能的发挥仍差强人意。
档案馆馆藏不丰富，结构不合理。档案馆馆藏的量和质决定着档案馆的价值大小，为社会提供有效多样的档案服务必须以丰富的馆藏档案资料作后盾。而从当前一些档案馆尤其是地市级档案馆来看，在馆藏结构上虽然“门类齐全”，但大都是以“红头”文件为主的文书档案。而这部分档案资料的实际利用率极低。同时，由于长期以来档案部门待遇较差，一些有较强文字功底和写作能力的人不愿投身于档案工作，造成档案编研人才流失，对档案工作发挥其社会功有着不可低估的影响。
服务方式方法单一。由于政治、历史、体制等方面的原因，档案馆在提供档案服务的方式和方法上有很大的局限性。目前，大多数地方档案馆位处党政机关“要地”，利用者要么望而却步，要么被人为规定的各种手续阻碍，不能顺利查档。同时，很多档案工作者主动服务意识不强，加之受物质条件制约，缺乏现代化服务手段，导致档案工作服务方式僵化，不能很好地满足人们日益增长的档案利用需求。
二、档案工作社会作用的表现及功能定位
从历史的角度看，档案是历史的记录。从现实的角度看，档案是当今社会发展的真实写照；档案是人类智慧的源泉，是社会文明的思想宝库，是科学研究不可缺少的第一手资料，借助珍贵的档案资料研究和解决实际问题，可以减少人力、物力和财力的浪费，不断提高工作效率。
同时，档案还是社会宣传教育的生动资料。档案不仅记录了人们生产活动的全过程，而且还凝结了人们在各种社会活动中积累的经验智慧，是进行革命传统教育和爱国主义教育的生动素材。我们要通过各种宣传渠道传播文化，充分发挥档案在意识形态领域中的重要作用，增强中华民族的向心力和凝聚力，促进社会和谐发展。
从当前档案工作社会功能的表现看，档案工作社会功能应重点从以下几个方面加以定位：一是面向社会大众，使档案馆成为当地档案资料服务中心。二是成为当地党委政府信息服务中心。档案工作应跳出就档案论档案的思维模式，争取成为政府网络电子信息服务中心。三是成为利用档案资料开展宣传教育的中心。应充分发挥档案资料在资政育人方面的独特作用，使档案馆成为当地开展爱国主义教育活动的中心和民情、地情宣传中心。
三、拓展档案工作社会功能的有效途径
要不断优化档案馆藏。发挥档案工作社会功能，不断优化馆藏是基础性工作。档案优化，是指以最低限度的档案馆藏量来保存最大限度的信息量，档案馆要不断优化馆藏，不断“纳新吐故”，改善馆藏结构，使馆藏档案内容丰富、门类齐全、结构合理，以便可持续地为社会各界服务。
要加大档案开放力度。档案工作者应更新服务理念、丰富服务方式、提高服务素质，以开放的姿态面向公众，让档案信息资料发挥作用；要依据档案法律法规，最大限度地开放馆藏档案，满足社会查档需求。同时，要做好社会宣传工作。通过灵活多样的方式，加强社会宣传。
四、发挥档案工作社会功能必须加强人才队伍建设
“人才永远是第一资源”，档案工作人员要具备较高的业务素质和业务能力，这是加速档案科技进步、推动档案事业发展的基本前提，也是有效发挥档案工作社会服务功能的有力保障。因为档案工作毕竟是由人来操作的，如果档案工作人员工作不认真，责任心不强.业务不熟悉、素质偏低，档案工作服务于民就会成为一句空话，发挥档案工作的社会功能也就无法落到实处。因此，各单位、各部门必须重视档案人才队伍建设，要通过各种渠道引进档案管理人才，并不断通过各种形式的继续教育来全面提高档案工作者的政治素质和思想素质，切实加强档案人才队伍建设。
现在的档案工作人员再不是过去“看摊”的了。新的时代要求档案工作者必须投身于社会，把自己的知识、才学奉献给社会。档案工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操，以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，档案工作者应不断增加自身的学识，提高自身的修养，陶冶自身的情操，以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重，从而提高档案工作者的社会地位，更好地实现档案工作的社会功能。
随着社会的进步和发展，档案工作将面临更高的要求，其社会功能也将不断得到拓展，档案工作也要不断发展、进步，使其更有效地发挥社会服务功能。
