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如何做好办公室文秘工作

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如何做好办公室文秘工作
时间:2023-06-23 00:52:01     小编:

办公室作为一个单位的行政中心,是一个机关的窗口,办公室工作的好坏直接影响着单位的办事效率和对外形象,而文秘人员又是办公室的重要组成人员。笔者结合自己的实践就当前基层文秘工作谈几点粗浅的看法和建议。

一、当前基层××办公室文秘工作存在的问题

客观地说,随着我们××队伍素质整体的提高,基层××部门文秘工作有了很大的发展,但也存在一些不容忽视的问题,值得我们重视、思考。

一是办公室事务过于繁杂,影响文秘工作。县××局的办公室多为综合性办公室,它集合了政务、文秘、财务、机关服务、学会的职责,办公室几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中,公文审核变成公文签字,信息报送不及时,调查研究流于形式,下情上级不了解,上下渠道不够畅通,难以起到参谋助手作用。

二是办公室文秘人员少,工作负担重、质量低。近年来,基层××部门文秘人员短缺已成为一个不争的事实,人员短缺已影响了工作的正常开展。目前,大多县区局主要从事文秘工作的人员只有一人,承担了县局领导重要讲话、重要材料以及工作调研、信息报送任务及公文处理工作。文秘人员的辛苦只有干过的人才会明白,加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭,如果再有点家庭拖累,那更是苦不堪言。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候,往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的开始,可以说是“行行字字苦兼酸,篇篇章章麻与辣”。

三是文秘人员素质偏低,跟不上税收工作要求。由于行业特点等各方面的原因,基层××部门文秘人员的素质与地方政府文秘人员相比整体偏低,已远远不能适应新形势下税收工作对文秘人员的要求。一是文秘专业知识欠缺。现在基层××部门的文秘人员多半是半路出身,没有系统学过文秘专业知识。虽然近年来也招考了一部份文秘专业人员,但一方面人数太少,不能满足工作需要,另一方面文秘的成长本身需要一个过程,很难立即成为行家里手。二是知识更新过慢。文秘人员出外机会较少,培训机会更少,知识更新慢,前沿东西掌握的少,大大限制了文秘人员自身素质的提高。

四是信息调研工作滞后,参谋作用发挥不好。客观上由于办公室事务多,没有时间,但更多的是文秘人员主观上对信息调研工作难以重视,没有认识到调查研究的重要性,业务不精通,基层调研少,基本情况了解不多,加之个人素质能力,导致基层××部门的信息调研工作跟不上新形势下税收工作的需求,不能很好地为领导决策提供参考依据。

五是工作督查缺乏主动性,督查作用发挥不够。决策的制定,事情只是成功了一半,还有重要的一半是决策的实施,政令的运行。督促检查是办公室的重要职责,本应是一项日常工作,而碍于情面、怕惹人等原因使我们的督查工作力度不够,不能及时发现工作中的薄弱环节和不足,使有些工作在落实中打了折扣,影响了工作效率和工作质量。

二、做好当前基层××部门办公室文秘工作的几点思考

面对当前基层××部门文秘工作的现状,要求我们必须不断反思,让文秘工作适应新形势下税收工作的需求。

(一)锐意进取,加强学习,不断提高文秘人员综合素质

作为文秘工作者,是领导与干部、领导与各部门之间联系的桥梁,一言一行,都直接或间接地影响到单位的形象。这种工作的特殊性,要求每一个文秘工作者必须不断学习,提高自己的综合素养。

一要不断提高自己的政治素质。办公室工作是一个政治性、全局性、政策性很强的工作,工作人员任何时候都必须忠诚坚定,把政治素质作为自己的第一素质。这就要求我们要不断提高政治鉴别力和政治敏锐性、坚定性,学会从政治的角度,辨证的分析问题和解决问题。

二要全面提高自身的综合业务素质。“政以才治、业以才兴”。办公室工作千头万绪,涉及面广,标准高,要求严,这就需要办公室人员必须具备广博的综合知识和社会常识。要做到这一点,没有捷径可走,必须勤学苦练,博采众家之长,既要向书本学、向实践学,又要向领导学、同事学,使自己成为“杂家”,成为复合型人才,要做到提笔能写,开口能讲,有事能办,尤其要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。

三要加强文秘人员教育培训工作。办公室文秘人员由于工作性质的关系,相对税收业务部门来说培训机会较少,文秘人员知识更新慢,现有的知识水平很难满足工作的需要。为此,要加强文秘人员的培训工作,不仅要培训办公室文秘人员,还要培训各股室办公人员,培训要有针对性,提倡“菜单式”的培训模式。

(二)转变作风,改进方法,不断提高办事效率

办公室的工作千头万绪,每一项工作都与全局有着密切的联系,作为办公室文秘人员,一定要在工作作风和方法上下功夫,提高自己的办事效率。

一要乐于奉献,扎扎 实实做好本职工作。办公室工作就是服务,服务就意味着奉献,没有奉献精神,服务工作就没有积极性、主动性和创造性。做好办公室工作没有吃苦耐劳的作风,没有无私奉献的精神是难以胜任办公室工作的。必须要有一种不图名、不图利、默默无闻、忘我精神,要将乐于奉献作为自己实现理想的最高标准,将任劳任怨作为修身养性的根本,在工作中不断充实和完善自己,使自己的全部聪明才智得以充分发挥。

二要理清思路,有条不紊的做好本职工作。办公室工作杂而乱,常常是手忙脚乱。但越在这时我们越不能乱,我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排,才能做到忙而不乱、紧张有序。同时,要善于思考,不断摸索工作规律,防止埋于事务堆中,而无时间抓信息工作和调研工作。尤其是在遇到工作任务多的情况下,一定要冷静思考、科学处理,一件一件排出时间表落实。

三要严以律己,树立良好的公众形象。办公室工作接触面广,其性质较为复杂。不得飞扬浮躁、骄傲自大,要低调做人,低调干事,要严格遵守工作纪律,在工作中谦虚谨慎,一丝不苟,要正确认识和对待组织、自己和他人,自觉抵制腐朽思想的侵蚀,以实际行为来感染和带动其他同事,这样才能真正协调好各股室的关系,有利于各项工作的开展。

(三)抓住中心,创新工作,做好办公室政务服务工作

作为办公室的文秘人员,最主要的服务就是办好会,办好文、搞好信息调研。

一要细致规范,做好会务服务工作。细节决定成败,规范体现水平。会务服务的好坏影响着会议的成功与否,我们要结合单位实际制定出详细的会务工作方案,根据会议规格高低、人员多少、日程长短,设立相应的工作小组,明确各小组的工作职责。制定出详细的工作流程,明确各项任务、各环节的目标要求、完成时限、承办人员,将会务工作分解到组,量化到人。在工作执行过程中,要适时召开工作小组碰头会,及时沟通工作中存在的问题,查漏补缺。在会议开始前,办公室人员要一定对各项内容再次进行查验,确保会议组织工作不会出错。另外,我们还要做好会后跟踪服务和会议资料的归档工作。

二要严格认真,做好公文处理工作。在这里只谈一下公文的审核工作,公文的审核要重点把好内容、程序和格式关。在内容审核上,首先要把好政策关,看文件是否符合现行政策规定,是否完整体现了发文机关的意图;其次要把好文字关,看文字表达是否准确、通顺、简练,谋篇布局、结构是否符合问题要求,层次是否清楚、严密,文句是否符合语法、逻辑,语气是否得体,数字、引文、标点等是否准确、规范、严谨。在程序审核上,重点要把好签审关,要看公文是否严格按照公文处理程序进行签审。在格式审核上,首先要看文种是否恰当,有无文种运用不规范现象;其次要看文件格式是否规范,主要看文件标题是否妥当,主送机关是否正确,版记、密级、发文字号、签发人等要素是否齐全等。

三要积极主动,做好信息报送工作。信息工作是办公室工作的重要组成部分,是“上情下达、下情上报”的重要途径,是领导决策的基础和依据。信息内容的选择要抓住“三点”,做到“三贴近”。一是通过抓重点工作贴近领导意图。将全年或阶段性的重点工作进展情况,通过信息的形式及时地反映,让领导了解工作的开展情况,为下一步决策提供依据。二是抓热点问题贴近群众需求。抓住群众普遍关注的热点问题,及时地把群众的呼声通过信息反映给领导,及时架起干群“连心桥”,使一些矛盾点进入领导决策后及时化解,维护群众利益。三是通过抓亮点总结经验贴近上级需求。紧紧抓住事关全局、对工作具有指导意见的典型经验,及时总结反馈,为上级的决策提供科学的依据。要提高信息质量就要快、实、准。要快,超前把握,信息讲究的是“天天短平快,年年马拉松”,所以信息工作人员就要拓宽信息来源渠道,要超前的收集信息,及时地将信息报送,做到参谋在前,谋划在前。要实,调查研究,不调查,就没有发言权;不调查,信息也就失去了它的科学性。为此,信息工作人员要深入实际、深入基层、深入群众,摸实情、说实话、深开掘、出精品,写出有情况、有分析、有建议,对参考有较大价值的调研信息。要准,忧喜结合。爱因斯坦说“提出一个问题往往比解决一个问题更重要”,信息的一个基本原则就是有喜报喜、有忧报忧、忧喜结合。所以,我们在报送信息的时候一定要把问题搞清楚,在肯定成绩的前提下,指出隐藏在成绩背后的矛盾和问题,提醒领导注意。

四要求实创新,做好调查研究工作。调查研究是我们党的优良传统,也是办公室的基础性常规性工作。选题要切实。要注意工作中出现的新情况、新问题和热点、焦点问题。过程要扎实。要实事求是的反映问题,要善于从政治、政策、从服务领导的角度出发,客观的分析问题。方法要多样。要注意利用和传统的调研防范的基础上,开拓创新,不断拓宽调研渠道。加强对外协作,提高调研成效;利用现代科技手段,提高调研效率。结果要管用。在充分调查研究的基础上,有理有据地提出针对性、有较强可操作性的意见和建议,为领导决策提供参考。

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发布时间:2023-03-26
总结是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析,并做出客观评价的书面材料,它有助于我们寻找工作和事物发展的规律,从而掌握并运用这些规律,是时候写一份总......
最新办公室文秘工作总结 办公室文秘工作总结优秀(五篇)
发布时间:2023-05-30
总结是在一段时间内对学习和工作生活等表现加以总结和概括的一种书面材料,它可以促使我们思考,我想我们需要写一份总结了吧。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的总结吗......
如何做好家长工作心得
发布时间:2023-04-10
家长会,是一个古老的课题,而如何把家长会开活,则是一个崭新的课题。下面是查字典范文网带来的如何做好家长工作心得,希望可以帮到大家。篇一:如何做好家长工作心得相逢是首歌如何做好家长工作有感心得体会咖啡杯的微笑相逢首歌如何做好家长工作有感心得体会家长是孩子的第一任老师,孩子的成长时刻离不开家长的教育,父母的一言一行、一举一动对孩子都有着言传身教、陶冶性情和潜移默化的作用。《幼儿园工作规程》中指出:幼儿.........
2023年办公室文秘人员工作总结 办公室文秘工作总结(4篇)
发布时间:2023-03-08
总结是在一段时间内对学习和工作生活等表现加以总结和概括的一种书面材料,它可以促使我们思考,我想我们需要写一份总结了吧。总结书写有哪些要求呢?我们怎样才能写好一篇......
办公室文秘年度工作总结 办公室办文工作总结(3篇)
发布时间:2023-03-18
总结是在一段时间内对学习和工作生活等表现加以总结和概括的一种书面材料,它可以促使我们思考,我想我们需要写一份总结了吧。那关于总结格式是怎样的呢?而个人总结又该怎......
办公室文秘年度工作总结 办公室综合文秘工作总结(五篇)
发布时间:2023-08-07
总结是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析,并做出客观评价的书面材料,它可使零星的、肤浅的、表面的感性认知上升到全面的、系统的、本质的理性认识上来......
如何做好监理工作总结
发布时间:2022-09-23
(1)向业主提交的监理工作总结 项目监理组向业主提交的监理工作总结主要包括以下主要内容: 1)工程基本概况; 2)监理组织机构及进场、退场时间; 3)监理委托.........
如何做好安全生产工作
发布时间:2023-08-05
安全生产责任重于泰山,如何做好安全生产工作,笔者认为要从以下几个方面入手: 一、牢固树立“安全第一,以人为本”的思想。要做到这一点,必须要从维护社会发展和稳定的大局出发,牢固树立爱护人、关心.........
办公室文秘个人计划 办公室文秘个人工作总结(11篇)
发布时间:2023-03-25
人生天地之间,若白驹过隙,忽然而已,我们又将迎来新的喜悦、新的收获,一起对今后的学习做个计划吧。计划怎么写才能发挥它最大的作用呢?以下是小编收集整理的工作计划书......
如何做好演讲
发布时间:2023-01-30
演讲的本质 正确认识演讲,必须道德确立正确的演讲观。唯有正确的演讲观,才能透过演讲的现象,认清演讲区别于它种口语形式的本质属性,才能恰当而准确地掌握住其内部规律和特点,以便驾驭它,发挥.........
如何做好绩效考核工作
发布时间:2023-02-19
如何破解绩效考核的困局,做好绩效考核工作.最近看了一篇名为《让薪酬动起来》的文章,觉得颇有道理。员工薪酬除了保障员工基本生活以外,一个重要的功能就是激励。薪酬制度缺乏活力,企业必将失去活力。“让.........
如何与人良好沟通作文 如何做好与人沟通汇总
发布时间:2023-04-22
在日常学习、工作或生活中,大家总少不了接触作文或者范文吧,通过文章可以把我们那些零零散散的思想,聚集在一块。相信许多人会觉得范文很难写?这里我整理了一些优秀的范......
最新政府办公室文秘工作总结 办公室文秘总结(四篇)
发布时间:2023-01-10
总结不仅仅是总结成绩,更重要的是为了研究经验,发现做好工作的规律,也可以找出工作失误的教训。这些经验教训是非常宝贵的,对工作有很好的借鉴与指导作用,在今后工作中......
办公室文秘个人计划 办公室文秘工作规划11篇(模板)
发布时间:2023-05-15
时间就如同白驹过隙般的流逝,我们又将迎来新的喜悦、新的收获,让我们一起来学习写计划吧。写计划的时候需要注意什么呢?有哪些格式需要注意呢?以下是小编为大家收集的计......
2023年办公室文秘的工作总结 办公室文秘工作总结(大全15篇)
发布时间:2023-09-25
总结的内容必须要完全忠于自身的客观实践,其材料必须以客观事实为依据,不允许东拼西凑,要真实、客观地分析情况、总结经验。什么样的总结才是有效的呢?以下是小编收集整......
2023年办公室文秘的工作计划 办公室文秘工作计划(汇总8篇)
发布时间:2023-10-10
在现实生活中,我们常常会面临各种变化和不确定性。计划可以帮助我们应对这些变化和不确定性,使我们能够更好地适应环境和情况的变化。计划可以帮助我们明确目标,分析现状......
2023年办公室文秘工作总结 办公室文秘工作总结性标题(19篇)
发布时间:2023-02-10
总结是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析,并做出客观评价的书面材料,它有助于我们寻找工作和事物发展的规律,从而掌握并运用这些规律,是时候写一份总......
2023年办公室文秘工作计划十 办公室文秘工作计划(通用6篇)
发布时间:2023-09-15
当我们有一个明确的目标时,我们可以更好地了解自己想要达到的结果,并为之制定相应的计划。什么样的计划才是有效的呢?以下是小编收集整理的工作计划书范文,仅供参考,希......
2023年办公室文秘的工作总结 办公室文秘工作总结(实用14篇)
发布时间:2023-09-25
总结的选材不能求全贪多、主次不分,要根据实际情况和总结的目的,把那些既能显示本单位、本地区特点,又有一定普遍性的材料作为重点选用,写得详细、具体。写总结的时候需......
公务员如何做好本职工作心得(11篇)
发布时间:2023-08-04
在日常的学习、工作、生活中,肯定对各类范文都很熟悉吧。范文书写有哪些要求呢?我们怎样才能写好一篇范文呢?下面是小编为大家收集的优秀范文,供大家参考借鉴,希望可以......
办公室文秘工作计划和目标 办公室文秘工作计划(精选9篇)
发布时间:2023-11-14
时间就如同白驹过隙般的流逝,我们又将迎来新的喜悦、新的收获,让我们一起来学习写计划吧。通过制定计划,我们可以更好地实现我们的目标,提高工作效率,使我们的生活更加......
做好新形势下人大办公室工作
发布时间:2023-04-25
做好新形势下人大办公室工作人大办公室作为人大机关综合办事机构,既是常委会一切工作的对外窗口,又是保证机关内部工作正常有序运转的枢纽。肩负着参与政务、管理事务、搞好服务的重要职责,承担着机关办文.........
学校办公室工作计划如何制定(三篇)
发布时间:2022-12-16
做任何工作都应改有个计划,以明确目的,避免盲目性,使工作循序渐进,有条不紊。什么样的计划才是有效的呢?以下是小编收集整理的工作计划书范文,仅供参考,希望能够帮助......
办公室里如何“一语让人笑”
发布时间:2022-11-18
在办公室里与同事们交往离不开语言,但是你会不会说话呢?俗话说“一句话说得让人跳,一句话说得让人笑”,同样的目的,但表达方式不同,造成的后果也大不一样。在办公室说话要注意哪些事项呢? 不要人云亦.........
如何在办公室里“放大”形象
发布时间:2011-12-28
言谈举止是一个人精神面貌的体现,要开朗、热情,让人感觉随和亲切,平易近人,容易接触。 很多人在社交中总担心没有出众的言谈来打动大家,吸引别人的注意,以致于造成精神上的紧张,使表情、动作都变得.........
2023年办公室工作计划书如何写 办公室工作计划书(大全10篇)
发布时间:2023-12-20
时间流逝得如此之快,前方等待着我们的是新的机遇和挑战,是时候开始写计划了。通过制定计划,我们可以更加有条理地进行工作和生活,提高效率和质量。那么下面我就给大家讲......
办公室文秘工作总结和工作计划 办公室文秘工作总结(优质13篇)
发布时间:2023-10-05
在现实生活中,我们常常会面临各种变化和不确定性。计划可以帮助我们应对这些变化和不确定性,使我们能够更好地适应环境和情况的变化。优秀的计划都具备一些什么特点呢?又......
2023年办公室文秘的工作计划 办公室文秘工作计划(通用10篇)
发布时间:2023-10-10
计划是一种为了实现特定目标而制定的有条理的行动方案。计划书写有哪些要求呢?我们怎样才能写好一篇计划呢?下面我帮大家找寻并整理了一些优秀的计划书范文,我们一起来了......
办公室工作计划书如何写(优质20篇)
发布时间:2023-06-19
时间就如同白驹过隙般的流逝,我们的工作与生活又进入新的阶段,为了今后更好的发展,写一份计划,为接下来的学习做准备吧!写计划的时候需要注意什么呢?有哪些格式需要注......

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