谈如何有效地实现档案信息管理化 谈如何有效地实现档案信息管理化 谈如何有效地实现档案信息管理化
摘 要:档案管理信息化是一种全新的档案管理模式,其建立于现代计算机和网络技术基础上,并且逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求。随着信息化的发展,传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要,电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案工作者面临的新课题。
关键词:信息化 档案 数字化 管理工作
1.档案管理信息化的普遍现象
社会现代化的发展,办公自动化.无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草.签发.催办.归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性,真实性.有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
1.1.社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。 1.3.档案管理的技术标准,组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘.光盘,现行的档案整理.分类方法.着录标准及有关规定已不能完全适应。
1.4.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电于化。首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案.信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
2如何有效地实现档案信息管理化
2.1转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息管理
传统的档案管理,就是以纸质.照片.录音.录像等载体作为档案管理的实体,以手工操作为主完成档案的收集.整理.编目.鉴定.保管.编研.统计和提供利用等方面的档案管理过程,其工作量巨大,步骤也繁琐。因为存储量大,档案管理部门不能对已经归档的档案材料,进行信息的提炼和加工处理,档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机.光盘.缩微.多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境,现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。
2.2加强信息化档案管理手段,提高管理水平。档案管理信息化的管理,就是要加强对电子文档的有效的数据管理,根据不同的数据类型进行不同的载体管理。同时为保证管理的标准化,应建立档案管理办法及流程,使档案管理工作逐步实现标准化。档案信息化建设是为提高档案管理者的工作效率,让使用者能够快速查询需要的数据信息。它要求档案数据库信息必须标准与规范,符合档案管理内容.分类及编号设置的标准化,避免数据的重复开发和使用。同时要做好档案管理工作的统筹协调工作,以先国家标准,然后地方标准为主,通过标准化的档案数据库的建立,达到资源共享。
2.3人才的培养,提高信息平台的利用效率与责任心。档案管理者除了有较强的责任心与事业心之外,还需要强高的文化素养,不仅涉猎历史.文化等知识,更要掌握现代信息技术处理。这对于档案管理工作者提出了较高的要求。加强档案管理人才的培养,并定期培训,提升档案管理人员的职业素养是当今档案管理工作向档案管理者提出的要求。
2.4在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则.理论与方法
由于现代信息技术在档案管理中的运用,新的档案管理理论.方法和原则等不断涌现,提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题.档案管理人员的业务素质问题.电子档案的鉴定问题.电子文件数据管理问题.数字档案馆(室)建设问题.档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题,档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。
2.5档案管理应实行标准化档案管理是以现代化作为发展方向,而现代化则又是以标准化为前提。建立档案信息网络是以计算机技术应用为中心,而计算机的高效率应用必须建立在各项业务工作标准化的基础之上。对于毫无规律可循的档案,就是经过精心设计,也会因运算程序的复杂而使其效率大为降低。假若没有统一的标准作为共同的依据,各馆(室)各行其是,档案管理工作的现代化也就无从谈起。因此,实现档案管理工作的标准化,是实现档案管理工作现代化及科学化的必要条件.
2.6档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平
人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下,实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言,这一目标也具有非常重要的指导意义。
3.推进信息化档案向创新服务发展
(一)建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
(二)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。
该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询.利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。
(三)电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。
(四)开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案.参加档案展览.阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作.学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统.信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的.手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的.现代化的档案服务方式所代替。
(五)开展现行文件阅览服务。公民出于维护自身合法权益.投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益。
4.结语
档案信息化建设是一个过程,在这一过程中,伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化,档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整,档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此,在档案信息化管理中必须认识长远并立足当前,认真解决档案信息化管理中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
参考文献 [2]沈运青.提高档案意识发展档案事业[J].龙岩师专学报(社会科学版)第15卷第2期.