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浅谈文书档案管理信息的电子化应用

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浅谈文书档案管理信息的电子化应用
时间:2023-06-20 00:22:48     小编:

[摘 要]文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平,及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用,但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。本文就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

[关键词]文书档案;电子化;应用

文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来,使人们进入了电子网络时代,许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革――文书档案管理信息的电子化应用,来提高文书档案管理的水平,并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,结果是又费时,又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享。随着计算机及其网络技术的进一步发展,实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立共联,提供信息的横向与纵向、历史与现实记录,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。随着电子技术日新月异,贮存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且贮存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便,在应用计算机网络技术下,直接通过网络进行传递,大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

1、档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性,人们可以对电子档案进行反复的输入和修改,并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式,人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性,并且电子档案没有印章和亲笔签名,相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2、网络化的发展,电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生,网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容,病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失,假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

3、文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机,懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平,但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限,不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

4、电子文件兼容问题。随着信息化得普及,电子文件的问题凸显,其中电子文件不兼容的现象尤为明显,电脑软件开发的通用性差,不同的系统生成的不同的电子文件,他们之间不能识别,或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换,这些问题丞待解决。

三、几点应对方法

1.信息化系统内、外网隔离。在内部信息化网络和外网之间,设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址,然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备(施)的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主,培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制,保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度,要不断扩大自己的交际面。

四、结束语

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊,就其对现代档案工作的贡献来说,利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时,更要时刻注意维护系统信息的安全。

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[摘 要]随时电子时代的到来,档案信息化管理已成为当前档案管理的重要方式,信息化管理将是档案工作全方位服务于社会的唯一选择。本文主要谈档案管理信息化的必要性及管理措施。 [关键词]档案;管理;信息化;措施 档案指的是进行......
试析行政档案管理中信息化技术的应用
发布时间:2023-05-29
摘要:随着时代的发展,网络技术得到广泛运用,同时也给人们的生活以及工作带来了越来越多的便利,尤其在行政档案管理当中运用信息化技术,不但能够节约人力资源,减少工作上的错误,还能够提升工作效率。因此,本文就行政档案管理中......
浅谈高校电子档案管理建设
发布时间:2023-08-07
[摘 要]随着信息产业的飞速发展,电子档案管理逐渐成为高校“数字化校园”建设的重要组成部分,而实现高校档案资源的信息化、数字化以及电子档案管理的规范化,为教学、科研、服务来提供更优质、快捷的档案信息,是高校档案工作发展的......
人工智能技术在档案管理信息化的应用
发布时间:2023-08-05
摘要:人工智能技术的应用是一种趋势,研究的目的在于可以真正地更新传统档案管理手段,令人工智能技术能够与档案管理工作产生紧密的结合,增强工作效率,降低错误率。综合运用了文献查阅法,对学术理论和详细案例进行了综合的调查,了解到了目前国内在人工智能技术普及方面的具体研究。提出人工智能技术与档案管理技术的具体概念,指出人工智能技术在档案管理信息化中应用的必要性。最后从系统智能识别技术、指纹虹膜识别技术、网.........
广播电视档案信息化的管理体会
发布时间:2015-09-09
摘 要 广播电视作为重要的宣传工具,其档案的信息化管理也具有重要意义。广播电视台档案的有效管理是广播电视台管理的关键环节,它将直接影响广播电视台在激烈市场竞争中的主动权。档案管理属于一项体系严密、复杂的工作,随着现代信......
浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理初探
发布时间:2023-01-11
[摘 要]在如今这个信息技术飞速发展的时代,工作中对于各种信息档案管理的需求量的剧增,使得信息档案管理的模式也不再只是局限于纸张记录的层面,加之纸张记录管理信息资源存在着易丢失,易更改,记录内容单一,不易查找,浪费空间等......
浅析档案信息化建设与管理
发布时间:2023-05-27
[摘 要]经济的发展有效的带动了信息技术的发展速度,当前信息技术在各个领域内得到广泛的应用,为各行业在发展中带来了技术性的革命,对各行业水平的提高和快速发展起到了重要的推动作用。信息技术在档案行业中的应用,颠覆了传统档案......
档案信息化的信息资源管理问题
发布时间:2022-12-21
摘 要:档案信息化进程的发展在社会现代化信息技术的发展前提下是势不可挡的,必须积极促进档案管理工作的信息化建设,全面促进档案管理工作与现代化信息技术的协调发展。文章通过从档案信息化的建设缺乏合理规划、档案资源结构单一、......
电子信息档案管理的风险控制方法研究
发布时间:2023-01-14
电子信息档案管理的风险控制方法力求使风险降到最低。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。 目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大......
电子信息化在企业物资管理的应用
发布时间:2019-06-11
[摘要]随着电子信息化技术的飞速发展,企业管理的要求加大了信息的需求量和及时性。企业的物资管理对于企业的正常发展有着非常重要的影响作用,原有的物资管理方式已经很难适应当前信息化时代的要求,物资管理的信息化已经成为一种必然趋势。文章基于电子信息化分析了目前企业物资管理中存在的物资信息沟通不畅、成本核算效率低下、产品出库记账不及时以及物资管理信息滞后等问题,并提出利用电子信息化来解决这些问题。[关键词.........
创新档案管理理念实现档案管理信息化
发布时间:2015-08-19
[摘 要]随着社会和科学技术的进步,信息技术的发展渗透到各行各业,并得到了一定程度的发展,随着信息化技术的不断发展,传统的档案管理系统已经无法满足日益发展的社会和市场需求,这就需要档案管理逐步从固有的管理模式走向信息化......
浅议高校电子图片档案管理及其应用
发布时间:2023-01-31
档案管理可分为档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等8个方面的工作,这8项工作彼此间相对稳定「」。随着档案管理现代化的发展,电子图片档案管理系统被逐渐应用......
试析电子文件及电子档案的归档管理
发布时间:2023-04-01
[摘 要]在信息化时代,电子文件作为一种新型信息载体,它冲击着传统的档案观念和理论学说,对传统的档案管理模式也产生了深刻的影响。如何归档管理电子文件与电子档案,如何适应电子文件、电子档案发展的需要,已成为企业各部门所面临......
试论电子信息档案管理的风险控制方法的论文
发布时间:2023-03-14
目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨,以下就是由查字典范文网为您提供的试论电子信息档案管理的风险......
信息技术在医院档案管理的应用
发布时间:2023-02-15
摘要:现代信息技术在当代社会已经逐渐普及,在很多领域中的应用效果都普遍比较良好。本文针对现代信息技术在医院档案管理中的实际应用情况进行分析,为提高医院档案管理水平提供有效保障。关键词:现代信息技术;医院档案;档案管理;应用措施一、现代信息技术在医院档案管理的应用优势(一)有利于提高安全性档案管理一直以来都是医院在日常运营和发展过程中非常重要的一部分。同时由于医院的复杂性,所以医院内部会涉及到档案种.........
数字信息化在医院人事档案管理中应用
发布时间:2019-06-22
数字信息化在人事档案管理中,重视网络化人事档案管理的建立,通过计算机对档案管理网络实施建立,将档案部门、科室与医院管理进行结合,让三者可共享人事档案。此外,对远程数据交换实施建立,将局域网技术合理引用,不同科室特点为依据,实施相关整理,从而促进科室的发展。总之,信息化快速发展,医院应与社会接轨,对人事档案实施整合,从而提高人事档案应用率。2.3安全防护工作的重要性数字信息化应用于人事档案管理优点很.........
关于电子信息档案管理的风险控制方法
发布时间:2023-04-10
关于电子信息档案管理的风险控制方法 【论文摘 要】目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立,这种记录信息的手段对企业来......
电子信息档案管理的风险控制方法分析
发布时间:2016-06-14
目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。编辑老师为您整理了电子信息档案管理的风险控制方法,希望帮助到大家。 目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电......
浅谈档案信息化管理的创新思路和方法
发布时间:2015-08-18
[摘 要]我们在档案管理工作中,人们也将档案信息化管理工作和网络信息技术相结合,从而实现档案信息化管理,这样就有效的解决了传统档案管理工作中存在的相关问题。文章通过对传统档案信息管理中存在的相关问题进行概述,讨论了现代化......
浅议电子档案的整理与保护-档案管理论文(1)
发布时间:2013-12-18
一、 电子 档案的整理 目前 ,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。 1、文书电子档案整理 一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进......
档案信息化建设和档案管理研究
发布时间:2015-08-11
[摘 要]为了促使档案管理水平提升,需要深入开展档案信息化建设,提高档案服务效率,推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理,为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。 [关键词]档案信息化;档案管理;建设措......
网络信息化在档案管理中的作用
发布时间:2023-08-05
【摘要】本文简单介绍了电子文件的定义和特点,阐述了电子文档对档案业务管理工作的影响和对档案学理论的影响,对于电子文档的应用档案界所采取的对策。 【关键词】网络信息;影响及对策 一、电子文件定义及其特点 所谓电子文......
论档案管理工作的信息化
发布时间:2015-08-17
[摘 要]浅谈医学会是如何进行档案管理信息化工作的。本文论述的是如何做好档案管理工作的信息化、档案人员的业务素质和过硬的计算机操作及档案管理工作信息化的安全性。 [关键词]学会;档案管理;信息化 档案信息化是档案的基础性......
浅谈数字档案信息的安全性管理
发布时间:2023-08-07
[摘 要]近年来,现代信息技术得到了极大的发展,因此档案信息的管理模式也在逐步的发生着改变,即由纸质模式到数字式档案,由人工检索到计算机技术检索,由原来只能在馆内利用到远程就能利用,档案信息的管理日渐方便、快捷、准确,然......
论档案管理的信息化建设
发布时间:2023-03-10
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求,是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设,力图使档案工作与社会发展同步。 1.档案管理信息化建设的重要意义 随着现代信......
浅谈医院文书档案管理的办公自动化
发布时间:2015-08-18
[摘 要]在医院档案管理进程中,文书档案一直扮演着重要角色,它记载着医院发展历程以及在对重大事项的领导决策、基本建设、研究开发等方面有一个客观反映。随着新时期发展,办公自动化的出现为医院文书档案带来了种种优势,如何合理利......
浅议医院档案管理的信息化建设
发布时间:2023-02-20
医院档案管理中包含了医院成立、建设、发展以及医院发展中经历的辉煌时刻都在档案中体现。因此医院档案管理不仅对医院自身发展具有重要的作用,而且还对医院科研水平进步和医学发展和进步具有积极的促进作用。随着现代信息技术的发展,信息化和网络化已经成为现代社会发展的主流词,而在这一背景下,我国医疗卫生体制工作也在不断的改革,促使医院档案管理和信息化更好的结合,推动医疗卫生事业更好的发展。1医院档案信息化建设的.........

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