当今，办公自动化、无纸作业等技术已然进入大家生活、学习和工作中，档案的处理方法也伴随着这些技术进步发生了大转变，主要表现在档案工作人员面临的是越来越多以光盘为主要储存传播媒介的计算机读取方式。伴随着互联网信息化的进步，档案管理现代化已经成为档案管理的必要动向。档案管理的信息化是全面、长时间的工作，要求档案管理人员主动参与其中，档案管理人士的管理水平及意识、管理的软硬件设施等都对档案管理的信息化有着十分重要的作用。在互联网迅猛发展的时代，档案管理进入电子信息管理是这个时期所赋予我们的使命，也对机关的档案管理工作提出了新要求。
1机关档案管理现存的欠缺与不足
1.1社会效益不能充分发挥。机关档案工作是机关工作的组成部分，机关档案室是机关的内部组织机构。相关制度规定机关档案工作的任务中强调机关档案要为机关工作服务，强调机关档案工作要做好保密工作，确保档案和档案机密的安全。这使得机关开展档案工作时仅关注到了机关本身的利用，而忽略了来自社会的利用需求。只强调到了档案的保密，而没有强调档案的开放。虽然在《档案法》相关法规中，说明机关的现行文件在经过同级或上级机关批准后，可以对外提供利用，但因为手续的繁杂和保密观念的根深蒂固，对外提供利用往往不能实现。从机关档案室作为机关的内部机构角度来看，机关档案室必然站在机关立场上，因而对保管的档案信息理所当然采取保密状态，本能地限制甚至排斥对外提供利用。
1.3档案在整体工作中的地位不高。机关档案室作为机关的内部组织机构，其经费来源于机关内部资源的分配，而各机关因职权的不同，可支配的财力也有差异。机关档案工作相对前沿的业务工作而言，并不直接与机关的职能、职权相关，是机关幕后的服务工作。机关档案工作需要依靠机关领导的重视才能有效开展，但是，一般说来，领导重视程度欠缺，是机关档案工作长期面临的不争事实。机关档案室作为机关部门机构的附属性，是制约机关档案提供社会利用，制约档案管理水平提高的根本原因。可见，如果不改变机关档案工作对机关的附属性，要开展机关档案提供社会利用，提高管理水平，单依靠制度和监督的完善是难以做到的。
2信息时代机关档案管理工作面临的新挑战
传统的档案管理，仅能实现单一数据的管理，存取不便，不利于管理与利用，不能适应科技发展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。随着时代与科技信息的不断发展，传统的档案管理终将被网络化的档案管理所取代。系统化、网络化的档案管理，一方面可以节省更多的资金与劳动力成本，另一方面可以提高档案信息的利用率，从长远来看，具有不可估量的积极意义。所以，对于每一位管理人员而言，转变观念，树立现代化的档案管理理念，是一项迫切的任务。
2.1对传统档案管理工作观念的挑战。传统的档案管理“重藏轻用”。信息化社会对知识的评价标准是知识对经济的推动力，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此，要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展经济服务。
2.2对传统档案管理手段和方式的挑战。当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高容量和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为社会经济发展服务和供社会共享。档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。
2.3对档案工作者自身素质提出的挑战。新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本档案管理理论，又要熟练掌握计算机技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。因此，运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。
3如何建立适应信息化时代档案管理的新思路和新方法
在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思路和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开发的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。
一要主动创新服务社会。长期以来，档案部门塑造的是一个封闭、被动保守的服务形象。随着新技术的应用，现代管理方式也发生了变革，管理理念由传统的“人浮于事”向“人精于事”转变。整个社会对“以人为本”及社会创新意识的提倡，也影响着档案部门。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分利用档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。
