自由词尽可能选自其他词表或较权威的参考书和工具书，选用的自由词必须达到词形简练、概念明确、实用性强。采用自由词标引后，应有记录，并及时向叙词表管理部门反映。
一、关键词标引的意义
在科学技术日新月异的今天，知识呈爆炸性增长，全世界每天发表的论文都有数以万计，关键词能鲜明而直观地表述文献论述或表达的主题，使读者在 未看学术论文的文摘和正文之前便能一目了然地知道论文论述的主题，从而作出是否要花费时间阅读正文的判断[1]。不仅如此，关键词揭示的是学术论文最核心 的内容，是文章最基本的学术思想、技术方法的提炼和概括[2]，因此学术界已约定利用主题概念词去检索最新发表的论文。可见，关键词早已成为学术论文的文 献检索标识，它并不是可有可无的论文装饰品，更不是“形式主义”和“八股文”。关键词标引得是否恰当，关系到该文被检索的概率和该成果的利用率。
二、关键词标引的原则
(一)专指性规则
一个词只能表达一个主题概念，即为专指性。只要能在叙词表中找到与该文主题概念直接对应的专指性叙词，就不允许用词表中的上位词(S项)或下 位词(F项);若找不到与主题概念直接对应的叙词，而上位词确实与主题概念相符，即可选用。限制不加组配的泛指词的使用，以免出现概念含糊。
(二)组配规则
1.交叉组配。系指2个或2个以上具有概念交叉关系的叙词所进行的组配，其结果表达一个专指概念。例如：“喷气式垂直起落飞机”，可用“喷气式飞机”和“垂直起落飞机”这两个泛指概念的词确切地表达叙词表中没有的专指概念。
2.方面组配。系指一个表示事物的叙词和另一个表示事物某个属性或某个方面的叙词所进行的组配，其结果表达一个专指概念。例如：“信号模拟稳定器”可用“信号模拟器”与“稳定器”组配，即用事物及其性质来表达专指概念。
在组配标引时，优先考虑交叉组配，然后考虑方面组配;参与组配的叙词必须是与文献主题关系最密切、最临近的叙词，以避免越级组配;组配结果要求所表达的概念清楚、确切，只能表达一个单一的概念;如果无法用组配方法表达主题概念时，可选用最直接的上位词或相关叙词标引。
(三)采用自由词标引
关键词允许采用自由词标引，下列几种情况可采用自由词标引：
1.主题词表中明显漏选的制图概念词;
2.表达新学科、新理论、新技术、新材料等新出现的概念;
3.词表中未收录的地区、人物、文献、产品等名称及重要数据名称;
4.某些概念采用组配，其结果出现多义时，被标引概念也可用自由词标引。
自由词尽可能选自其他词表或较权威的参考书和工具书，选用的自由词必须达到词形简练、概念明确、实用性强。采用自由词标引后，应有记录，并及时向叙词表管理部门反映。
(四)标引程序
首先对文献进行主题分析，弄清该文的主题概念和中心内容;尽可能从题名、摘要、层次标题和正文的重要段落中抽出与主题概念一致的词和词组;对 所选出的词进行排序，对照叙述词表中找出哪些词可以直接作为叙词标引，哪些词可以通过规范词化变为叙词，哪些叙词可以组配成专指主题概念词的词组;还有相 当数量无法规范为叙词的词，只要是表达主题概念所必需的，都可以作为自由词标引并列入关键词。
三、关键词标引常出现的问题
(一)用词不规范
关键词虽然不像主题词那么严谨规范，但绝不能随意选取。因为关键词标引的正确与否直接影响到计算机检索工作，所以无检索意义的词语不能作关键 词。一般规定关键词必须是实词，即必须是一些具有实质意义的词语。用词不规范主要表现在有些选用的词语不是实词，或不能揭示主题内容。
例5：网络经济时代图书馆信息服务的创新/傅先华//现代图书情报技术.2001.3
关键词：网络经济;图书馆;信息服务;创新;策略
此论文中的关键词“图书馆”，用词太宽泛，作为关键词输入电脑检索，会跳出大量有关“图书馆”方面的文献，使其在提示该论文主题内容的专指性方面的作用大大降低，失去该关键词应起的作用。
例6：电子商务在数字图书馆中的应用/谢春枝//现代图书情报技术.2001.2
关键词：电子商务;数字图书馆;应用
该论文中的关键词“应用”没有检索意义，不能作关键词。
(二)关键词的外延过于宽泛
关键词是学术论文的文献检索标识，是表达文献主题概念的自然语言词汇。它是从论文的题名、摘要、层次标题和正文中选出来的，能反映论文主题概 念的词或词组。因此，应从题名、摘要、层次标题和正文中选取最恰当、最能反映论文所属学科的专用的、义项比较单一的词作为关键词，切忌选用概念外延过于宽 泛的词。
例3：一篇题名为《论高校自然科学学报发展的新理念》的论文[3]，把“新理念”选作关键词就不妥当。因为“新理念”的外延太大，任何一门学科都存在新理念，从正文的3个层次标题中选取“科技理论”、“人文理论”、“编辑理论”作为关键词要恰当得多。
(三)关键词漏标
例6：一篇题名为《话说退稿》的论文[4]的关键词为：“稿件;期刊;作者;编辑”。这篇论文就明显地漏标了“退稿”这个关键词，而没有这个关键词，全文就主题不明。
例7：一篇题名为《文化传播与外语教学》的论文[5]，关键词是：“语言;文化;目的语文化”，显然也漏标了“外语教学”这个关键词。由上可见，关键词漏标现象在许多学术期刊中也是屡见不鲜的毛病。
(四)英文关键词不规范
中、英文关键词不一一对应，有的中文关键词为6个，英文关键词则为5个，或中、英文关键词的顺序不一致。英文关键词拼写错误多，有的用词不正规，不是专用名词术语，而是由普通英文名词罗列而成。
随着计算机硬件设备的改进和软件技术的提高， 以关键词做主题索引而设计和建立的计算机数据库检索系统越来越多。关键词作为一种便于文献信息在计算机中进行文献标引的最佳形式，具有较高的标引效率，特 别适合于网上繁杂、无序的海量文献信息处理，因而成为当前互联网主要的检索语言，为国内外各种学术期刊和文献检索工具普遍采用，并得到迅速发展，这足以说 明其对揭示论文主题和检索科研成果的重要作用。因此，必须加强对学术论文中关键词的规范化建设，重视对学术论文关键词的学习与研究。
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