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当今科学技术已广泛渗透到我们社会的各个领域，未来社会将是一个充满竞争的时代，需要每个人都具备一定的应变能力、广博的知识、科学的思维方法和综合协调能力。因此，档案工作人员的知识结构必须适应社会分工多元化和多变性要求，向工作能力多元化、知识结构综合性的通才和广而博的复合型人才方向发展。
1.档案工作人员应具备多方面的知识
档案是人类社会实践活动的历史记录，它所记载的内容十分广泛，涉及政治、军事、经济、文化等各个领域，不同部门所产生的档案，又都具有它各自不同的内容与特点。所以，档案工作是一个受多种因素影响的复杂工作，涉及的知识门类很多，需要多学科的支持。作为一名档案工作人员，不单单要懂得对档案的收集、整理和保管，还要利用广博的知识、学识、做好档案的鉴定、分类、利用等工作。档案员还要精通所从事具体工作的专业知识。因为不同岗位的档案工作人员的专业要求是不同的，在知识博的基础上，精通专业要专。博、专相互促进，相得益彰。
2.完善企业档案员知识结构的具体内容
2.1专业知识。
任何一门学科都有其自己一套理论体系，档案工作也离不开档案专业理论的指导。档案是党和国家最宝贵的历史文化财富，如果我们不学档案专业理论，就认识不到档案和档案工作的重要性，自然也就认识不到自己担负责任的重大及工作的意义;同时，学不好专业知识就会影响工作质量与工作效率。档案工作的各个环节都是紧密联系的，一个环节做不好，将会影响整个工作。档案工作是一项专业性很强的工作，档案学的专业知识，对档案工作人员素质影响很大，一个胜任的档案员，必须系统地学习档案学的各门课程，只有在这方面打下扎扎实实的基础，才能将实际工作中的经验上升到理论，才能有所发明、有所创造、有所作为。
2.2基础知识。
第一，学习和掌握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论的基本观点和理论精髓。用这些知识武装头脑，可以提高我们认识问题、分析问题、解决问题的能力，实事求是地看待历史人物和历史事件。
第二，掌握一定的历史知识及地理常识。档案是在社会历史发展中形成的，和历史发展有直接联系。一些历史人物、历史事件往往和时间、地理位置有密切关系。所以，作为一名档案工作人员不但要学习历史，还要学习地理，特别要熟悉自己管理的那一时期档案的历史。不懂历史知识，不了解档案产生的历史背景，也无法开展收集工作，整理档案时也无法保持文件之间的历史联系，也很难判断档案的历史价值。
第三，较为扎实的语文知识。档案材料的内容，主要是通过文字来表达的，档案工作人员有许多情况下，都是同文字打交道的，语文知识、写作知识是档案工作人员必备的基础知识之一。档案整理、鉴定和档案的编目、编研等工作，都需要一定的语文知识。像案卷标题的拟制，就要求有较好的文字修养。如果语文程度偏低，调查材料就综合不起来，典型经验就总结不出来，档案中许多宝贵的东西也编研不出来。
2.3参考性知识。
第一，现代信息技术知识。当前，新的技术不断发展，档案学也面临新技术革命的挑战。网络普及的突飞猛进，电子信息的汹涌而至，预示着以纸质档案载体为主的传统档案，将受到计算机软盘、磁带、光盘等电子文件的挑战。作为档案工作人员来说必须掌握现代信息技术，熟练运用计算机来进行电子信息的制作、使用、维护和管理，否则就根本无法介入文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检索系统的规划、设计，当然更说不上充当电子文件的合格管理者。
第二，外语知识。电子文件时代是信息网络化时代、跨国数据交流时代。在国际间交流合作日益频繁，并且成为人们生活中的重要组成部分的时候，对外交流的基本工具语言，就显得十分重要。因此，对于我国档案工作人员来说，没有良好的英语水平就无法很好地在国际上交流，无法更好地让外国了解中国，了解中国的档案事业。
第三，市场经济知识。在市场经济条件下，档案馆要与市场接轨，发挥档案信息资源的优势，更好地为社会经济建设服务。作为一名档案工作人员，要树立市场经济意识，以敏锐的眼光，把有价值的档案信息开发出来，提供给用户。
第四，法律知识。电子文件的利用过程中更多地涉及到法律问题，从对开放利用档案信息范围的限制，至对于非法访问的制载，只有对我国以及国外有关法律有相当的了解，才能在电子信息的海洋里游刃有余。
作为一名档案工作人员，不善于学习，不会高效能地接收信息，改变自身的知识结构，就会失去竞争能力。所以，档案员还应当在学习、工作中多留心、多观察、不断总结经验和教训，开展多方面的交流和学习，取人之长，补已之短。只有不断的学习，实行终身教育，才是完善档案人员知识结构的必由之路。
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