在学校工作中，教务管理工作是一项非常重要而又复杂、繁琐的工作，无论是新生入学时的学籍注册，还是学生每学期的选课或成绩查询，又或是学生毕业期间的毕业审核，都离不开教务管理工作。而随着高职院校招生规模的不断扩大，高职院校在校生人数也急剧增加，导致传统的人工管理方式已无法满足高职院校教务管理工作的需求。
随着信息技术的发展，利用数据库技术对数据信息进行管理已经成为主流。通过利用这一技术，可以帮助教务工作人员改变传统的人工管理方式，从复杂而又繁琐的信息录入、查询、替换和删除等工作中解放出来，提高工作人员工作效率，简化工作的复杂性，减少信息错误的发生。
通过对山西青年职业学院教务工作的分析研究，可以得出教务管理系统的主要功能模块包括以下几大模块:
1.学生信息模块。该模块主要功能包括学生信息的添加、查询、修改、删除。对于不同用户，所做操作各不相同。学生用户只能查看自己的信息;而转入学校、新生入学、退学、体学、复学、转专业等学籍异动则由学籍管理员用户完成。
2.部门信息模块。该模块主要是对与教学有关的部门进行管理(如系、基础部、信息中心、培训中心)，并可根据学院的具体情况录入数据。一般该模块结构和数据在完成后很少修改。
3.专业信息模块。该模块主要是管理学院所有的专业，包括对所有新申报的专业的添加，对所有专业情况的查询、修改与撤销。
4.教师信息模块。该模块主要用于对教师信息的管理，包括对新进教师的信息录入，以及对所有教师信息的查询、修改和删除。
5.课程信息模块。每一个年级所有专业学生的教学活动都有专门的人才培养方案予以支持。课程信息模块就是对人才培养方案中的课程进行管理，包括课程的添加、查询、修改、删除。
6.学生成绩信息模块。该模块可以实现学生、教学秘书、教务工作人员对成绩的查询;教学秘书录入成绩;教务工作人员可对有问题的成绩进行修改。
7.系统模块。该模块主要包括用户管理、用户权限管理、系统日志的查询等。
8.综合信息查询模块。该模块主要针对教务活动中对各种信息的查询，包括设置不同条件学生信息的查询，某门课程或某个专业成绩的查询，某个学生成绩的查询等操作，并支持报表输出。
山西青年职业学院教务管理系统基本实现了学生学籍的管理、课程的管理、教师的管理、学生成绩的管理，大大提高了教务工作人员的工作效率。但是本系统仍有不足之处，如缺少考务、排课和教材订购等教务管理模块，缺乏与学院其他部门之间的数据交换与共享，不能完全利用校园网实现信息化校园，等等。这些都是今后有待加强与改善的工作。
随着工作时间的增加和学生人数的不断上升，需要更先进的技术来对大量的数据进行维护和管理。所以，使用数据库技术对大量的数据信息进行合理的管理和操作，可以保证教务管理工作的顺利进行，推进教育现代化发展。
