地方省情资料，作为一种特定区域的“乡土信息”，以其丰富的内涵，包容了文件、文献、地方法规、各类史料、统计资料、动态性资料和大量结合实践的论文。它是全面反映特定区域政治、经济、科教文史的知识宝库和信息源。随着改革开放的深入发展，地方省情资料在信息资源总体系中不可缺少、不可替代的作用日益明显。它对特定地域经济社会发展的咨询决策作用、物质文明建设和精神文明建设的推动作用日益增强。搞好地方省情资料信息管理系统的开发建设具有十分重要的意义。
一、关于系统设计的基本要求
1．在指导思想上，必须把服务经济建设、服务各级领导机关决策咨询、服务各类经济部门、服务教学科研单位作为系统建设的出发点；把改变手工管理方式的原始落后状况，变被动服务为主动服务作为系统建设的着眼点；把搞好当前的开发工作作为系统建设的立足点。通过地方省情资料信息管理系统的建设，认真探索出一条地方文献资料管理现代化、服务科学化、文献加工信息化的现实途径。
2．在总体设计上，一要充分吸收各种分类法的长处，按照分类主题一体化的思路，形成本系统的分类主题表；二是形成系统整体结构的各个子程序模块，既相互独立，又互相联系，简便易行，功能互补；三是便于使用，即便于数据的存贮、组合、转换、检索、统计、修改和打印，用户都可以上机操作。
3．在应用软件的程序设计上，一是要从实际出发，要能够适应大部分单位经费不足的矛盾，硬件的最低配置只需一套386微机（内存2MB，286微机内存在2MB以上也可以运行）以及一台打印机；二是配套软件DOS版本只须在3．3以上并有一套当前流行的汉字系统就能开展工作；三是数据管理方面采用多功能设置方式，以确保用户多样化检索需求的实现，有效地解决日益增多的庞大数据量同内外存设备不足的矛盾。
4．应用软件系统要有浓郁的地方特色，能较好地开发地方文献信息资源。所提供的省情资料索引从范围上包括省地市县，行业上包括党政军民工农学商，系列上包括政治、经济、科教文史。所有操作功能界面友好，中文菜单简洁明了，屏幕提示充分，便于选择，实用性强。
5．数据检索应采用多功能互补的方式，手段比较完备，且具有较大的灵活性，使用户只要选取局部关键字或词输入就能进行模糊检索从而收到满意的检索效果。检索入口的选择丰富多样，操作方便简单，容易掌握，只要具有计算机的初步知识，会使用简易的汉字输入方法就能够胜任。
6．能通过目录编辑形成5种省情及地市县情报刊资料索引，作为常规性的检索工具书，以满足对省情资料和地市县情资料最普遍、最系统的咨询需求。
7．系统应具有通用性，便于移植、改造、扩充。根据各自的需要，只需对分类主题表和分类主题代码进行适当的调整和扩充，就能形成一个新的管理系统，即既可以建成各自的省市县情管理系统，也可以建立起一套社会科学信息管理系统或者是专题资料管理系统。
二、关于系统的结构框架和模块功能
下图是地方省情资料信息管理系统的结构框架：
地方省情资料信息管理系统分为7个功能模块，具体的功能是：
1．数据增加模块。其功能是录入省情资料数据，即把经过分析标引的省情资料题录工作单中各个字段的内容输入计算机。每输完一条数据，系统会自动地赋与固定的随机记录号，显示完整的数据内容，并提供随机修改的手段。输入数据的基本格式包括：题名、责任者、出版者、刊期、日期、页码、分类主题代码、自由词、馆藏号等。
2．数据维护模块。其功能是对已经建立或经过使用的数据库进行数据的修改、删除、重组或制作备份。由数据修改、数据删除、序号（分类主题代码）更换、整批修改、数据备份5个子模块组成。
3．目录编辑模块。其功能是以批处理的方式，按照固定的模式编制五种版本、三种类型、两种格式的书本式地方省情资料索引二次文献。五种版本分别是：地方省情资料目录索引、地方省情专题资料目录索引、地市县情资料目录索引、地市县情专题资料目录索引、地方省情资料要目索引。三种类型分别是：常规型，即能比较集中地反映总体情况的互不交叉的二次文献数据，“地方省情资料目录索引”和“地市县情资料目录索引”属于这种类型；专题型，即能比较全面地反映各个方面情况的相互交叉的二次文献数据，“地方省情专题资料目录索引”和“地市县情专题资料目录索引”属于这种类型；报道型，即“地方省情资料要目索引”，它是从信息发布的角度，提要式地报道分年度地方省情资料的主要内容，集中反映了本省社会主义现代化建设各条战线的基本情况和省情研究的新进展。两种格式是指打印出来的二次文献分成面向用户的通用型标准书本格式和内部使用的管理型非标准书本格式。
4．数据检索模块。是应用软件系统面向用户的主要功能模块，是人机对话的窗口。它是由分类对应、题录、自由词、省情数据、省情专题数据、地市县情数据、地市县情专题数据、馆藏号、题录字段复合检索等9个子程序检索模块组成。
地方省情资料信息系统
1、数据增加
2、数据维护
数据修改
数据删除
序号更换
整批修改
数据拷贝
3、目录编辑
省情目录编辑
省情专题目录编辑
地市县情目录编辑
地市县情专题目录编辑
省情要目编辑
4、数据检索
分类对应检索
题录检索
题录字段复合检索
自由词检索
省情数据检索
省情专题数据检索
地市县情数据检索
地市县情专题数据检索
馆藏号检索
5、数据统计
数据总量
专题数据
责任者
书、报、刊
要目统计
自由词
馆藏号
6、数据打印
7、数据库连接
分类对应检索模块为用户提供了三个检索入口：一是按分类主题表即通过分类主题代码检索数据，二是按中国图书分类法对应分类主题表检索省情数据，三是按中国档案分类法分类号对应分类主题表检索省情数据。
题录检索模块采用的方式是把组成题录内容的各个字段分解成题名项、责任者项、书报刊名项、刊期项、日期项、页码项组合版面的方式，并提供了单项、双项、多项选择功能，比较灵活地适应用户多方面的数据需求。
题录字段复合检索模块可以根据实际需要分别对题名项、责任者项、刊名项、刊期日期页码项进行组合型模糊检索，它的特点是能够最大限度地、最精确地检索出用户所需的数据。
自由词检索模块的功能是通过输入自由词（题外关键词）来检索相关内容的省情数据。
省情数据检索模块、省情专题数据检索模块、地市县情数据检索模块、地市县情专题数据检索模块均应采用滚动菜单方式，用户只需对号按键，就可以检索到自己所需要的数据。
由馆藏号检索模块入口检索到的数据提供了所需数据文献载体的准确馆藏位置，以及相应馆藏位置的所需文献的数据总量。
5．数据统计模块。其功能是对数据库常规类型的数据量进行统计，统计的内容包括数据总量、专题数据、责任者数据、书报刊名数据、要目数据、自由词数据、馆藏号数据7种。
6．数据打印模块。是对数据检索模块、总目编辑模块功能的补充和完善，具有屏幕显示、统计数据总量和打印数据的功能，选择打印数据的方式灵活多样，便于用户方便地使用各种数据。
7，数据库连接模块。其功能一方面可以调整数据库容量，便于灵活地组织数据库，另一方面可以适应多样化检索的需求，为用户提供更方便的数据服务。
三、地方省情资料分类主题表的标引方法
地方省情资料，作为一种“乡土信息”，它既区别于一般的图书资料，也不简单地类同于新闻剪报资料。因此，根据地方省情资料的特点编制的分类主题表，应更贴近实际工作和现实生活，集中反映特定地域的政治、经济、科学、教育、文化、历史、地理等情况。为较好实现地方省情资料信息管理系统的各项功能，必须做好省情资料数据信息的前期处理工作，搞好分类标引。
1．地方省情资料分类主题表的标引方式一般可分为以下三种类型：
（1）按实际主题分类对号标引，相关主题分类号排在其后，顺序一般可按主从关系排列，这类材料主要是指全省性，即面上的材料。
（2）按复分主题分类号对号标引，实际主题分类号标引必须放在其后，此类材料主要是指地域性材料和专题交叉的行业性材料。
（3）按第二种类型方式处理的材料中，对那些具有面上典型意义的材料应采用第一种类型方式进行处理，复分主题分类号可根据实际情况排在其后适当的位置。
2．地方省情资料分类主题表部分栏目分类标引规范。
（1）政治类资料。本类资料中所收录的政策、法规、文献，应是省级领导机构发布或转发的文件、文献、政策、法规；其中地方法规这一主题栏目中也包括政府及有关政府的职能部门公诸于众的行政法规；在领导人言论这一主题栏目中，领导人的范围即省级领导机构的正副职。政治类材料的标引除报刊言论、领导人言论外，一般均采用第二种类型方式处理。
（2）城市经济和地方经济类资料。这两个类目中的所有栏目均以地名作为分类主题标识，因此它具有城市复分号和地县复分号的功能，但在标引过程中要注意凡属市带县的材料，应标入所在市的专题分类号。
（3）历史、地理类资料。其所分属的地方志、地理、地名、区域地理等栏目宜采用第二种类型方式进行标引，风俗民情、行政区划、地方风物等栏目采用第一种类型方式进行标引，其它栏目按时期、主题、地域顺序对号入座。
（4）社会科学类资料。本类资料所属的学术活动这一栏目凡属省级以上材料均采用第二种类型方式标引。
3．地方省情资料分类主题表标引分类主题项的控制。具体资料在经过认真分析的基础上进行标引，标引项一般控制在5个以内。
4．题外关键词的标引。在分析标引过程中，如有发现分类主题表尚不能包容相关资料的部分主要内容，对这些内容应选择适当的主题词（即题外关键词）以汉字词语的方式进行标引，与此同时，应建立相应的主题词档案。
5．功能号的标引。功能号分为馆藏项、刊类项、层次项、密级项、功能项和准备项6个，功能号的标引一般采用批处理的方式进行。
〔出处〕 《情报资料工作》，1996年第4期
