[摘 要]档案资源是企业的智库，随着企业不断壮大以及计算机和互联网技术的发展，档案资源管理的思路也需要顺应时代和企业的发展产生变革。本文从当前企业档案资源管理面临的问题入手，探讨信息化能够在档案管理中起到的作用，以及信息化建设过程中可能遇到的挑战以及应对措施。
[关键词]信息化；档案；管理
档案可以说是一家企业的智库，随着市场竞争的加剧，档案管理其实就是人才管理，其效率深刻影响到公司的人才资源建设。其次随着公司的不断发展壮大，越来越多的资源管理也会带来运维成本提高的问题。
信息化时代的到来为档案资源的管理带来了新的机遇。本文着重讨论信息化能够在档案资源管理中起到的作用，以及在建设信息化档案资源管理过程中会遇到的挑战和解决方案。
1.信息化在档案资源管理中起到的作用
我们首先需要总结目前档案资源管理中遇到的一些问题。
首先是档案的整理程序繁琐，易出错。纸质化的档案管理需要繁琐的人工操作程序。档案需要人工进行校对，整理成卷、袋、册、盒，以及分类整理编目。每一个环节稍有不慎，就会造成错编、漏编等问题，且由于档案繁多，复查十分困难，容易导致众多遗留问题。其次是档案的保管环境要求较高。归档后的文件，受到温度、湿度等众多环境因素影响。一旦条件不适，容易导致纸质文件字迹模糊、粘连等问题，，不能避免一些突发的灾害，如火灾、水灾等对档案的毁损。这些都会给企业带来不可弥补的损失。再次是档案保管的成本较高。随着企业的发展，档案资源必定是越来越多，需要投入更多的人力来维护，也需要更大的场地来保管。投入成本逐年递增，对企业也会造成不小的压力。
随着计算机技术，尤其是互联网技术的发展，档案资源的信息化建设为以上问题提供了解决途径，具体表现在以下几个方面：
1.1显著提升管理效率
通过将档案资源信息输入电脑，通过软件程序来实现编目、分类和保管，通过检索等功能能快速定位，完成编辑和修改，也易于档案的调阅和更新。
电子化档案资源不存在纸质发黄变脆等问题，数据库也可以进行异地分布，确保数据中心不会因为突发的人为或自然灾害而导致数据丢失。
1.3降低企业投入成本
企业只需要一次性购买或者开发一套档案管理系统，雇佣管理员进行日常运维即可，不存在后续持续投入的问题。现在虚拟化与云计算技术的发展，也解决了物理服务器占地问题，通过虚拟的数据中心储存大量数据，为企业进一步降低成本提供了可能。
2.档案资源信息化建设面临的挑战
尽管信息化建设为档案资源管理带了变革，但不可否认，当前档案资源管理的信息化建设还存在多种问题，主要有以下几点：
2.1资源的安全问题
档案作为企业的智库，一旦泄露、遭到恶意篡改或丢失将会给企业造成无可估量的损失。电子化档案数据存在信息篡改不易察觉的缺点，同时在联网条件下，任意一台终端设备都可以访问到数据中心，资源遭受恶意攻击的风险会大大提高。
其次，传统的数据中心也需要承载物理服务器的机房，机房的安全隐患也不容忽视，如果出现服务器宕机、停电等问题，数据可能会在几秒之内荡然无存，且恢复十分困难。
2.2资源整理缺乏统一性
很多企业，尤其是跨国、跨地域企业，不同分公司采用不同的档案资源管理系统和方法，容易导致数据库无法对接，运维困难，后期开发成本大等问题。
3.档案资源信息化建设的建议
针对信息化建设中面临的挑战。以下是作者给出几点建议：
3.1完善基础设施建设，档案资源管理系统应自上而下统一规划、部署
由于档案资源管理是企业发展的重要一环，因此在建设初期就应该重视。应由企业总部发起，统一规划部署，并设置使用规范，从而实现各个部门、分公司的档案对接与集中、标准化管理。
3.2加强软件开发，建立安全和容灾机制
网络安全是确保档案管理信息化建设切实有效的关键。对于不涉及保密的信息资源，可以开放共享，便于让更多的用户参考，提升信息化管理水平。而对于涉密内容，则需要相关软件支持，一方面能够实现内部系统兼容共享，另一方面强化防火墙，防止黑客攻击。同时还需建立完善的容灾机制，在面临突发的灾害或者系统宕机等严重问题时能够实现数据恢复。
3.3建立档案管理指标体系，对档案人员进行培训与考核
即使是计算机系统，也依旧需要合理的操作维护才能够发挥作用。因此，对档案管理人员的培训管理十分重要。企业必须制定完善的操作规范和考核机制，对档案管理人员进行系统操作培训，不断更新人员的知识储备，使之适应信息化建设需要。
企业也需要对IT管理员从系统运维角度制定规范、定时开展新技术培训。一方面评价其在系统安全等环节上是否切实有效开展工作，另一方面能够及时跟进IT技术发展，只有不断更新产品生命周期，才能够有效解决电子档案的安全问题。
3.4使用虚拟化技术代替传统数据中心，进一步节省成本
应对传统数据中心服务器随着数据增多而需要扩建的问题，可以考虑采取虚拟化技术，将物理服务器转为虚拟服务器，将所有数据托管在云资源池，通过软件保证数据扩容、容灾、管理等系列问题，这样解决了持续的成本投入，也容易解决后续的安全和运维管理问题。但在建设过程中，需要选择可靠的虚拟化技术供应商，确保技术的成熟、安全和效率。
