所谓档案数字化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。
一、档案数字化建设面临的问题
数字档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的。但是由于数字档案本身的特性，所以不可避免地存在一些缺陷和不足，只有清醒地认识到这些问题，才能在档案数字建设中深入研究并加以解决。
（一）数字档案的安全性问题。涉及两方面，一是设备安全，二是互联网安全。数字化档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别。数字化档案依赖于数字化设备而存在，因此，数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响。要实现不受时空限制随心所欲利用档案信息，必然要借助互联网。而一旦发生互联网安全事故，例如黑客攻击甚至篡改等等，对档案信息将是致命的打击。
（三）数字档案的凭证价值问题。档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要。虽然数字化档案具有参考价值这一点是没有疑义，然而由于认识上、技术上、管理制度上等诸多问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。
（四）档案数字化建设的诸多技术问题。档案数字化建设技术密集，诸多技术问题成为制约的难点。例如：扫描误差问题，档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误，扫描时或打印时顺序出错，或存储出错，或建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真;在进行数字档案的迁移或提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化;技术过时问题，虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出，“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息;刻录档案数据载体问题，为保证数据的安全，光盘等载体是作为备份的载体之一，载体质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用;运行条件问题，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求一直是较难协调的矛盾体。
（五）档案数字化建设中法规方面的问题。档案数字化建设中会涉及到许多法律问题，而这些问题又是亟待解决而又难以一时解决的问题。如：著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在档案数字化后，原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式已无法提供，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯，这也成为数字档案馆建设面临的一大挑战。还有身份认证问题，身份认证问题，在网上对利用者的身份进行认证和进行借阅限定，大大增加了技术难度。因此，完善档案法规，实现数字档案的法律效用问题，是档案数字化建设中一个不能回避的难题。
二、档案数字化建设工作重点
针对档案数字化建设现状，我们认为当前应重点做好四方面工作。
（一）建立一套关于档案数字化建设非常规范的、行之有效的程序化管理方案，包括具有科学性的标准体系和业务管理制度。以此规范数字化档案建设流程和收集、扫描、装订、上传、借阅、备份等各环节的技术标准，最终确保实现数字档案的应有价值。
（二）建立档案馆网页和“电子文件（档案）数据管理中心”，开展网上利用服务。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用。建立“电子文件（档案）数据管理中心”，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
（三）多措并举，确保数字档案安全。档案安全是档案信息公开的先决条件。必须具备良好的信息安全环境，才有可能确立档案信息公开的可行性。
1、人员安全。档案信息安全系统，不论设计如何周密，不论利用如何复杂的加密技术，如果没有严格的人员管控，都是徒具形式。因此，必须树立起档案信息安全人人有责的观念，才能维护电子档案在网络应用上的安全性。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为过失，通过培训教育积极宣传信息安全的重要性，降低发生的几率。任何人员以电脑接触档案信息时，首先要取得区域内电脑的使用权，落实使用者权限的管控。
2、操作安全。应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施，以及资料备份的观念;避免档案信息公开的过程中，无意间夹带电脑病毒送出，形成感染，而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。还应养成重要资料备份的习惯，以减少还原失败的可能性。另外，更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。
3、档案信息内容安全。目前的电子档案全文是以影像为主，影像扫描的过程，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此，对提取原卷的过程应加以重视，扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致，并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。为了防止档案信息被非法窃取，确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力，所有文件储存时必须先将文件加密，同时配合完善的存取控制，避免权限不足的人员取得资料。为确保档案内容的绝对安全，可实行档案保管的“双套制”，即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存。
4、信息设备安全。设备安全是保证档案信息安全的基本要件，一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内，以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理，只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入，其余若有实际需要进入的人员，必须经过批准，取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数，一旦发现档案信息有泄露的情形时，即可容易追查可能的外泄人员。同时，积极规划异地备份工作场所，即当电子档案贮存场所及贮存媒体被天灾、火灾、战争等外力破坏，造成档案信息内容无法读取或者辨识时，可以从第二替代地点取得备份资料，以恢复正常的工作。
（四）进一步建立健全相关法律法规。针对数字档案著作权问题、隐私权保护问题、阅览数字档案身份认证问题等，依据《档案法》等建立健全相关规章制度，为规范档案数字化建设，最终达到档案存储数字化、档案利用网络化目标提供保障。
