档案是原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。档案数字化作为档案信息化的基础建设，作用尤为重要，是实现档案资源服务共享，发挥档案资政惠民、服务社会的关键步骤。我省自2006年启动全省传统载体档案数字化工程以来，省档案局一直致力于推动全省档案数字化建设，丰富完善全省档案信息资源建设，不断提高档案数字化管理和应用能力，全面推进全省档案数字化工作稳步开展，并取得了显著成绩。
谋划大局推动全省开展档案数字化
我省档案数字化建设启动以来，一直致力于规划全省档案数字化建设，以加快全省档案信息化建设，为档案事业更好更快发展提供坚实基础。
根据全省档案数字化进展情况以及未来发展态势，全省各级各类档案馆争取在10年内完成全部馆藏档案的数字化，以进一步整合全省档案信息资源，真正实现全省档案信息资源的共知、共享、共用，全方位实现档案的社会化服务，全力提升我省档案工作的社会奉献价值。
二是，指导全省分布式档案数据库建设，构建全省档案数字化网络体系。按照国家档案局“馆藏档案存量数字化，增量电子化”的要求，大力推进馆藏传统载体档案数字化进程，积极开展馆藏档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、专题数据库的建设，初步建立全省档案数字化网络体系，为河北区域数字档案馆建设夯实基础。逐步实现“数字转型”、“数字升级”、“数字换代”，在全省档案系统形成“数字导向”，推动建成更多的数字档案馆。
三是，不断完善档案数字化管理规章制度体系建设。为使全省档案数字化工作从开始就步入规范化轨道，省局先后出台了《河北省传统载体档案数字化工程实施意见》、《河北省档案信息分布式数据库建设规范》、《河北省电子公文归档管理暂行办法》等一系列标准和管理办法，指导规范全省工作。各市在开展本地工作中，根据实际需要也纷纷制定本区域的标准规范。唐山市先后制发了《关于档案数据结构及数据录入工作的通知》、《唐山市档案数字化工程规划》、《关于加强纸质档案数字化扫描管理的通知》、《关于进一步做好纸质档案数字化扫描工作的通知》等文件，管理指导全市档案数字化建设。
加强领导为档案数字化提供各种保障
配备设施推进档案分布式数据库建设进程
基础设备的配套是档案信息化建设开展的必备条件，按照正版化要求，全省档案数字化设备配套均符合国家和省相关标准规范，使用的档案应用管理系统、数据库管理系统、存储和安全系统等软件，都是经过省档案局认定的正版软件。有条件的市、县档案局的管理系统还与各单位局域网和电子政务建设同步发展，大力发展档案资源共享网络。我省大部分档案部门都存在资金不足问题，但是各市县能够克服种种困难，多渠道争取资金，配备了档案数字化所需的硬件设备，软件系统等，以满足数字化工作的切实需要。
强化管理确保国家重要档案信息绝对安全
保障档案及档案信息安全是档案数字化的第一要责。我省各级档案部门十分重视档案的信息安全，自档案数字化工作启动之际就将档案信息安全问题放在首位。
一是，省局制定并完善一系列档案数字化扫描安全保密制度及工作流程，建立安全责任制，制度齐全、执行到位，通过人防、物防、技防相结合，构筑一个档案实体安全与档案信息安全的多层次防范体系，确保档案安全工作不出任何问题。二是，省局每年定期进行全省档案信息安全检查，督促各市强化安全意识，对发现的个别隐患及时提出限期整改，确保档案信息安全无缝隙衔接。三是，各地档案局都将档案信息化安全问题置于工作首位，严格按照国家局档函[2012]103号的文件要求，做好本地安全保密工作。在进行档案数字化过程中，严格履行保密程序，注重网络安全管理，科学制定备份策略，全力保障数字化档案的信息安全。尤其是强化档案数字化外包管理，对外包企业资质及人员资格进行严格审查，数字化场地划分规范、监控设备配备齐全，数字化过程中由专人监督，严禁操作人员携带外接设备进入数字化场地。秦皇岛市档案局下发了《关于加强档案整理、数字化外包管理工作的通知》，对档案数字化外包单位、加工场所、加工设备、加工环节、保密工作等作了详尽规定。邢台市档案局建立了一套完整的管理制度和程序，不仅对数字化全过程进行监管，对数字化设备和软件进行保密检测，而且建立了善后处理制度，档案数字化任务完成时，清除服务单位加工设备中所有信息，同时要求加工服务单位使用过的存储器全部退回档案馆处理。
