企业档案信息化管理是目前企业档案工作目标管理的重要组成部分，也是档案管理的创新点和突破点。尤其《河北省企业档案工作目标管理认定办法》实施后，对企业档案信息化管理的要求更加系统、更加完善。然而，要实现档案信息化管理就必须建设“综合电子档案管理平台”，开滦集团作为煤炭行业的龙头企业，自2007年开始采用河北科怡科技公司研制的档案管理系统C/S、B/S结合体系架构，以光纤信息主干网为依托，紧密与OA系统相衔接，实现了档案分级管理体制下的数据集中、扁平管理、文档一体、资源共享、高效运行。并利用五年时间，先后两批组织24个基层单位建成了综合档案信息管理平台，为大量接收和储存电子档案提供了保障，为实现全集团公司档案信息资源共享奠定了基础。作为基层单位的一名专职档案员，通过几年来综合平台的使用，切实感受到在档案管理中所起的作用。现从以下三个方面论述“综合电子档案管理平台”建设的实用性。
一、利用OA办公自动化系统，
实现档案自动化归档
一是，档案综合管理平台可以实现文档信息管理与办公自动化的无缝衔接。软件中接口程序可与本单位OA办公系统相联，自动将OA中形成的文件目录和电子原文（包括电子印章）归入档案中，并且完成归档文件自动排序，自动生成档号章，自动填充档号章内容等自动化归档操作;二是，实现了档案保管期限自动划分，软件中设立保管期限项，可根据公司实际情况选择相应项，可自动记忆划分，提高工作效率，并且更加规范;三是，电子原文导入、纸质原文扫描，公司各类档案的归档，要求纸质档案和电子档案同时移交，软件本身具备导入功能，这样电子档案可直接导入软件，加快了档案数字化建设。并具有扫描接口，对无电子版的档案直接批量扫描。速度快，效率高。另外，还有各类报表的打印、数据的质检、数据的导入导出等等，实现了档案自动化归档。
二、通过数字化加工，建设档案信息库
数字化加工是档案信息化建设的基础，由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。而实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
将大量的纸质档案数字化就必须借助档案综合管理系统，它本身所具有的功能可以解决相应的问题，例如，数据著录：根据不同档案的组卷方式，按照规范的数据著录标准将档案数据录入到系统中;档案扫描：按照档案原件纸质、清晰度选择使用不同的扫描仪和扫描方式（黑白、彩色）扫描;图像优化：扫描后的图像通过图像处理系统批量处理或逐张处理（去污、纠偏、局部特殊处理等），检查文件顺序，对于扫描文件达不到质量要求的重扫，漏扫部分补扫;图像质检：检查经过图像优化后扫描文件的可读性、完整性、页面去污等技术处理是否达到要求;批量挂接：将符合质量要求的目录数据与扫描文件存储到档案管理系统中;报表打印：根据用户需求打印更换各种档案目录，如案卷目录、卷内目录、卷内备考表、归档文件目录等报表;交付使用：将数字化完成后的目录数据与扫描文件存入档案信息管理系统，并将系统数据安装到用户指定的机器或服务器上提供查询利用。只有按照分类将所有的档案转化为数字的档案数据库才能真正实现档案信息化，实现网上检索查阅等。
三、利用档案在线查阅系统，实现资源共享
档案的价值最终体现在利用上，档案工作始终是“服务先行”，档案在线利用是档案提供服务的新型渠道。档案在线利用系统是通过IE浏览器直接对档案库里的信息进行检索，系统依托单位内网，按照档案管理系统权限设置范围进行检索，目录下可直接查看原文，方便各类人群的查阅利用。另外还可以进行管理员在线登记档案借出、档案归还、档案续借和档案利用结果查询等等，综合档案信息管理平台的建成使用，使企业实现了OA自动办公系统与档案管理软件的无缝链接，有效解决了电子文件不能直接归档和进行网上查询的问题，满足了公司现存各类档案（包括现行文件、资料档案、文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、专题档案等）的机读管理、电子文件归档需要和前期档案数字化加工需要，提高了工作效率，实现了资源共享。
四、开展统计，掌握各类馆藏信息
“综合电子档案管理平台”中作业量的统计用于对档案的目录及原文作业量统计，包括各类档案的总数目、原文的数目及页数的统计，另外还可以进行档案检索利用记录查询统计、年报统计等，并可以形成报表输出，使档案管理人员直观准确地掌握各类档案信息。
综上所述，“综合电子档案管理平台”集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理的脉络，是提高档案工作质量和效率的关键环节，实用性强，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
